Коммуникация как основа формирования имиджа организации: внешние и внутренние коммуникации

Федеральное агентство по образованию

Волго-Вятская академия государственной службы

Факультет заочного обучения

Кафедра Управления и маркетинга

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Управление общественными отношениями»

на тему: Коммуникация как основа формирования имиджа организации: внешние и внутренние коммуникации.                                                  Выполнила

студентка 5 курса

Зайцева Т.П.

Гк - 554

Проверила

Старший преподаватель

Симонова М.О.

г. Нижний Новгород

2011 год

Содержание

Введение

1. Система коммуникаций в организации

1.1 Понятие коммуникаций

1.2 Система массовых коммуникаций на предприятии

2. Внутренние и внешние коммуникации

2.1 Система внешних коммуникаций

2. Система внутренних коммуникаций

Заключение

Библиографический список

Введение

В мире нет ни одной фирмы, которая была бы конкурентоспособной, удерживала позиции на рынке и при этом смогла бы обойтись без гибкой динамичной системы коммуникационных связей. Нет также ни одной фирмы, которая смогла бы держать лидирующие позиции без длительной созидательной и целеустремленной работы по «наведению мостов» с различными кругами деловой общественности и созданию достаточной системы информатизации. Многое зависит и от того, на каком уровне автоматизации обработки информационных потоков осуществляется коммерческая деятельность, несущая в себе черты компьютерного века.

PR-коммуникации, обеспечивающие привлечение обширного фактологического материала о формировании деловой среды в зарубежных и российских компаниях, выступают как одна из основных составляющих маркетинговых коммуникаций. Связи с общественностью представлены как средство, соединяющее рынок, маркетинговую стратегию, интересы предприятия и покупателей. Поэтому знания основ PR необходимы для всех участников маркетинговой деятельности.

Подобно тому, как в памяти ЭВМ информация складывается в образования типа «кластер», так и в коммерции отдельные структуры конкурирующих фирм образуют аналогичные соединения, обеспечивающие потребности общества. Подобные кластеры (блок, пакет, пучок) в коммерции активно формируются, рождаются, расширяются, но одновременно могут легко распадаться, сворачиваться и исчезать из рыночного взаимодействия. На создание стабильности их функционирования непосредственно влияют информационно-коммуникативные связи и, конечно же, уровни экономической, политической и социальной зрелости общества. При этом важнейшую роль выполняют службы РR по созданию условий гармоничного взаимодействия элементов системы массовой коммуникации, в том числе субъектов рыночных сетей, собственно системы массовых коммуникаций, коммуникативных каналов с информационными потоками, системы «Общество» и, наконец, всей системы «Человечество» поэтому, данная тема является актуальной в настоящее время.

Теоретическое значение данного реферата позволяет изучить основы построения системы коммуникации в организации.

Целью моей работы является изучить систему внутренних и внешних коммуникаций в организации.

Гипотеза: система внешних и внутренних коммуникаций образуют единое информационное пространство предприятия. Степень развития коммуникаций влияет на уровень доходов организации.

1.Система коммуникаций в организации

Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации.

Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит, прежде всего, от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать внутренние, так же как и внешние коммуникации должны быть важнейшим элементом организационной культуры.

1.1 Понятие коммуникаций

Субъекты рыночных сетей представляют собой системы, состоящие из совокупных элементов социальных групп, преследующих на рынке собственные цели. Рыночная сеть является постоянно подвижным образованием с динамичными изменениями, управление которыми возможно лишь при наличии тесных коммуникаций с потребителями, поставщиками, партнерами, клиентами, органами государственной власти и другими представителями широких кругов общественности.

Рыночные коммуникации составляют многогранную совокупность возникающих отношений между субъектами рынка за счет ритмичного функционирования существующих каналов средств связи, информатизационной системы или получатель сообщения находится за пределами организации. Примером может служить пресс-релиз, посылаемый организацией в средства массовой информации. А также публичное выступление организационного представителя на пресс-конференции, издание информационного бюллетеня для широкой публики, «дни открытых дверей». Квалифицированное ведение внешних коммуникаций требует хорошего знания внешней среды организации, в том числе знаковых систем, используемых объектами внешней среды.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации - и источник и получатель находятся внутри организации. Корпоративная газета - информационный листок для занятых, собрания сотрудников подразделений и корпоративные радио и доски объявлений, внутреннее телевидение и внутриорганизационная часть Интернет-пространства относятся к средствам осуществления внутренних коммуникаций. Выбор и построение оптимальных внутренних коммуникаций определяется характером и особенностями организации -- организационной миссией, её общественным статусом, масштабами, сферами деятельности, целями и стратегией. Эффективные внутренние, так же как и внешние коммуникации должны быть важнейшим элементом организационной культуры.

1.2.Система массовых коммуникаций на предприятии

Субъекты рыночных сетей представляют собой системы, состоящие из совокупных элементов социальных групп, преследующих на рынке собственные цели. Рыночная сеть является постоянно подвижным образованием с динамичными изменениями, управление которыми возможно лишь при наличии тесных коммуникаций с потребителями, поставщиками, партнерами, клиентами, органами государственной власти и другими представителями широких кругов общественности.

Рыночные коммуникации составляют многогранную совокупность возникающих отношений между субъектами рынка за счет ритмичного функционирования существующих каналов средств связи, информатизационной системы и непосредственного взаимодействия их друг с другом.

Установление и развитие деловых отношений -- главная цель для любой фирмы, действующей на рынке. Однако коммуникации для любого субъекта рынка имеют целью не только организацию внутрифирменного поведения, но и используются применительно к продвижению товара относительно всей рыночной внешней среды.

Среди процессов взаимодействия на первый план выступают процессы адаптации, т.е. умение приспособиться друг к другу и институционализации, т.е. умение создать атмосферу согласия и доверия за счет уверенности в партнерах, взаимной ответственности и качества выполнения договорных условий.

Создание системы массовых коммуникаций требует соблюдение следующих принципов:

1.Усиление адаптационных возможностей за счет работы с персоналом и учета психологических закономерностей.

2. Контроль норм поведения на всех этапах формирования системных отношений средств массовой коммуникации.

3. Целевая ориентация на конкретных потребителей товаров и услуг.

4. Развитие корпоративного духа хозяйственных единиц, создание фирменного стиля и имиджа.

5. Работа с персоналом и создание системы мотивации труда работников в соответствии с принятыми целями организации.

6. Уделение внимания созданию полного объема информационного массива для принятия решений.

7. Способность к быстрым действиям, деловитость и наличие сильных личных качеств у руководства и специалистов служб маркетинга и PR.

Главное в системе функционирования массовых коммуникаций своевременность решений и умение последовательно с соблюдением норм и этики психологического взаимодействия проводить их в жизнь. Основу современной системы массовых коммуникаций составляет своевременное создание нужного банка информационных данных и соблюдение основных принципов формирования системы при соблюдении высокой дисциплины, ответственности и компетентности специалистов, использовании гибких инструментов мотивации труда, всестороннего контроля и учета внешних и внутренних факторов. При этом важно на всех этапах развития системы массовых коммуникаций проводить сознательную координацию и согласованность всех реализуемых инструментов.

Необходимая координация создает комплексную взаимосвязь отношений в системе средств массовой коммуникации. Системные отношения средств массовой коммуникации находятся в тесной взаимозависимости с ситуацией, во взаимодействии с представителями таких систем, как «общественная жизнь» и «общественное сознание».

Установление и развитие отношений за счет постоянного поиска надежных партнеров, заключения контрактов, создание портфеля инвестиций и заказов включает следующие основные элементы: процесс взаимодействия, участники процесса взаимодействия, среда, в которой протекает процесс, атмосфера, которая оказывает влияние.

Процесс взаимодействия создает определенную атмосферу между всеми участниками системы массовой коммуникации: либо это атмосфера кооперации и доверия, либо зависимости и недоверия.

Выводы по главе

Коммуникации в организации - это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение и от эффективности коммуникаций и навыков делового общения зависит умение руководителя вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т.п.

Система субъектов рынка, взаимодействуя с различными аудиториями, стремится за счет информационных потоков распоряжений, указаний, директив установить эффективную обратную связь, позволяющую четко реагировать на отклонения в политике, экономике и в обществе в целом.

2. Внутренние и внешние коммуникации

У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются, прежде всего, с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок, а также проводя различные социологические опросы.

Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью («паблик рилейшнз»), специалисты которых, используя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию. Это далеко не полный перечень примеров коммуникаций между организацией и ее внешней средой.

Под внутренними коммуникациями понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

В течение долгого времени внутренние коммуникации в организации рассматривались как «приемыш» PR, но сейчас все изменилось -- сейчас отделы PR и корпоративных коммуникаций в организациях следуют старой, поговорке: «хороший PR начинается дома».

2.1. Система внешних коммуникаций

Внешние коммуникации - это обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т.д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

Задача внешних коммуникаций сводится к трансформированию желаемой стратегической позиции в поведение организации, ее коммуникационные послания и символы на организационном, производственном и функциональном уровнях. Менеджеры должны четко решить, как они хотят представить организацию и ее продукцию, четко определив ключевые группы общественности, и понимать, каков имидж их организации. Затем они должны разработать комплекс средств создания корпоративного имиджа, который смог бы донести его до общественности, и при этом зорко отслеживать формирование корпоративного имиджа конкурентов и его изменения.

Приемлемый набор таких средств должен включать:

        определение коммуникационных задач;

        выбор целевых групп (клиентов и представителей общественности, имеющих значение для организации);

        формулирование подходящего сообщения (сообщений);

        выбор средств и планирование;

        организация (координация) действий.

Задача корпоративных коммуникаций - сокращение разрыва между желаемым и фактическим имиджем компании; создание последовательного целостного ее портрета, разработка и применение рекомендаций по координации всех внутренних и внешних коммуникаций, а также контроль и управление коммуникациями. Для достижения целей компании среди внешней общественности PR включает и маркетинговые коммуникации.

Корпоративная особенность (индивидуальность) - это стратегически планируемая и тактически (на практическом уровне) применяемая самопрезентация организации (корпоративного «я») на основе желаемого имиджа. Мощная корпоративная индивидуальность способствует:

        повышению мотивации служащих;

        создает чувство уверенности у представителей ключевых групп внешней общественности;

Управление впечатлением - это политика презентации организации ключевым группам, способствующая созданию у них благоприятного имиджа или предотвращению возникновения неблагоприятного имиджа.

Корпоративная репутация -- это то, что люди думают и говорят об организации, ее продукции/услугах, а также поведение этих людей.

Стратегическое позиционирование - это по существу сознательный выбор конкретной основы для построения конкурентного преимущества. Это комбинация призыва к клиенту или заинтересованному лицу и конкурентные соображения, которые могут наделить компанию или бренд четкими чертами индивидуальности в восприятии этих людей. Таким образом, компания в представлении ее целевой группы должна быть лучше, чем ее конкуренты, независимо от того, что считают важным сами ее члены. Компания должна казаться лучше, чем на самом деле, и поэтому должна продавать свою продукцию «правильным» клиентам, основываясь на хорошем знании преимуществ и недостатков как своих, так и других поставщиков. Менеджеры должны решать, где и как конкурировать.А теперь перейдет к внешним коммуникациям, относящимся к стратегическому PR.