Деловая беседа

МНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Государственное образовательное учреждение

 высшего  профессионального образования

«»

Экономический факультет

«ГМУ» 
 

Технология  ведения деловой беседы

(реферат) 

Выполнила студентка 

1 курса, группа 216 с-з

_______________

Научный руководитель

_______________

Работа  защищена

__________2011г

Оценка ________ 

Барнаул 2011

     Содержание

       Введение…………………………………………………………….…..3

     1Технология  ведения деловой беседы…………………………….…..4

1. Понятие деловой беседы……………………………...………….4
2. Подготовка к деловой беседе……………………………………5
3. Этапы ведения деловой беседы…………………………..……..7
4. Правила ведения деловой беседы…………………………..…..9

       Заключение………………………………………………………..…..11

     Список  использованной литературы…………………………..……12

 

     

     Введение

     Общеизвестно, что  при проведении любых дипломатических  процедур главным является переговорный процесс. Для заключения любой сделки так же необходимы переговоры.

     Умение  общаться с деловыми партнерами и  убедить их согласится или не согласится с какими-либо условиями контракта, может в значительной степени  повлиять на уровень прибыли, да и  на успех бизнеса в целом.

     Поэтому данная тема является очень актуальной на протяжении уже нескольких столетий, при этом придела совершенствованию  технологии ведения деловой беседы не будет довольно долго. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1Технология  ведения деловой беседы

     1.1 Понятие деловой беседы.

     Деловая беседа – это разговор, целью  которого является решение важных вопрос, рассмотрение предложений, подписание сделок и т.д.

     Деловая беседа – это шанс добиться поставленной цели. Самое главное, не превращать ее в томное времяпровождение, нужно  сделать все так, чтобы собеседник ни на секунды не усомнился в важности этой беседы.

     Виды  деловых бесед бывают самыми разными. Всех их можно разделить на две  большие группы:

     - свободные (проходят без специальной  подготовки, например, собрание коллег  по работе); и 

     - регламентированными (тщательно продуманные, с обязательным учетом временных рамок).

       А вот в зависимости от цели,  которую преследует деловая беседа, выделяют следующие виды: встреча руководителя с потенциальным сотрудником; беседа руководителя с одним из сотрудников с целью разрешения определенных вопросов;  беседа партнеров с целью налаживания будущего сотрудничества; беседа коллег по поводу решения производственных вопросов.

     Для того, кто собирается проводить подобную беседу, нужно хорошенько подготовиться, чтобы получить из нее максимум выгоды. Подготовка  является важным пунктом, так как именно от нее во многом будет зависеть течение разговора, реакция на информацию собеседника и, конечно же, конечный итог беседы.

     Заранее нужно подумать о том, какие вопросы  лучше всего поднять во время  беседы. Во время подготовки нужно  постараться выстроить весь разговор от начала и до конца, а для этого  нужно знать, какие бывают этапы  деловой беседы. 
 

     1.2 Подготовка к деловой беседе

     Подготовка  беседы начинается с определения  цели, которую в результате необходимо достичь, и в связи с этим - круга  обсуждаемых вопросов, в том числе  с учетом интересов партнера.

     Вторым  шагом, если беседа важна и есть в  запасе время, является составление  представления о других ее участниках, их служебном положении, политических взглядах, отношении к окружающим, общественной деятельности и заслугах, любимых или запретных темах  для разговоров.

     Такую информацию обычно получают у партнеров, клиентов, общих знакомых и т.п. Однако относится к ней нужно осторожно, поскольку на нее могут влиять различные объективные и субъективные обстоятельства, в частности близость знакомства с теми, о ком идет речь; зависимость или независимость от них; предвзятость или непредвзятость отношений и т.д.

     Третий  шаг состоит в выработке стратегии  и плана беседы, а также различных тактических “заготовок”, необходимость в которых может возникнуть по ходу дела.

     План  включает схему изложения материала, предопределяющую во многом структуру  беседы. В серьезной беседе схемой допускается пользоваться открыто, но насколько близко ей следовать, определяется конкретными обстоятельствами: запасом  времени, опытом и проч.

     Помимо  плана на подготовительном этапе  составляется предварительный текст  выступления, состоящий из набора ключевых понятий и детально проработанных  фрагментов, полной формулировки деловых  предложений.

     Четвертым шагом на подготовительном этапе  деловой беседы может быть репетиция, сначала наедине с собой, а  затем, возможно, с кем–либо из коллег.

     Репетиция предшествует осмысление материала, запомните  его очередности, отдельных фрагментов текста с таким расчетом, чтобы  ими можно было при необходимости свободно оперировать, в том числе воспроизводить по памяти.

     Пятый шаг подготовительного этапа  заключается в определении и  согласовании с партнерами места  и времени встречи с учетом его возможного влияния на результат (дома, как известно, и стены помогают).

     Если  участниками беседы являются сотрудники одной организации, то она может  происходить в кабинете руководителя, на рабочем месте подчиненного, в  зале заседаний, а также во внеслужебной обстановке, вплоть до домашней. С посторонними лицами беседы проводятся в кабинете пригласившего их или в специальной комнате для переговоров.

     Сама  беседа начинается с приветствия  и осмысления первых личных впечатлений  о партнерах с учетом знаний о  них, приобретенных на подготовительном этапе.

     Нужно иметь в виду, что на это впечатление  во многом влияет ряд объективных  и субъективных обстоятельств, например доминирующая в данный момент потребность (тот, кто поможет в трудную  минуту, будет казаться самым прекрасным человеком в мире), гало-эффект, т.е. целостная оценка людей как приятных, так и неприятных и проч.

     Нужно учитывать, что большинство людей, даже в общении с близкими, стремятся  скрыть свое “я” под различного рода масками, которым психологи  дали названия соответствующих животных: “черепахи” , прячущейся в панцирь; “дикобраз” , ощетинившегося колючками; “льва” , грозно рычащего на окружающих; “хамелеона” , приспосабливающегося к любой обстановке. 
 
 
 
 
 

     1.3 Этапы ведения деловой беседы

     В отличие от других форм обмена информацией  беседе свойственна теснота контактов, непосредственность общения, обязательность обратной связи. Она создает развития неформальных отношений, без которых  в большинстве случаев на практике управленческий процесс оказывается  затруднительным.

     Любая деловая беседа состоит из 5 основных этапов:

     1 Начало беседы.  На этом этапе с собеседником нужно установить доверительный контакт, привлечь его внимание, пробудить желание выслушать всю информацию до конца. Это самый сложный этап, поскольку именно от него будет зависеть расположенность собеседника к разговору. 

     Существует  большое количество различных способов начать деловую беседу. Например, можно  попробовать метод снятия напряжения. В этом случае собеседнику достаточно сказать пару теплых слов или рассказать шутку, которая смягчит напряженную  обстановку.

     Еще один способ, это так называемый метод «зацепки». Здесь можно  очень кратко изложить проблему или  ситуацию, которая неразрывно связана  с самой беседой.

       Для деловой беседы подойдет  и метод прямого подхода, когда  разговор начинается без каких-либо  отступлений. Задача этого метода  поведать вкратце собеседнику  о причине встрече, а затем  быстро перейти к самой теме  беседы.

     2 Передача информации. На этом  этапе происходит передача запланированной  информации, а также выявление  целей и мотивов собеседника,  проверка и анализ его позиции. 

     Изложение информации не должно растягиваться  на долгое время, иначе собеседнику  станет скучно и он решит прекратить беседу.

     3 Аргументирование. Это способ обоснования  выдвигаемых положений и убеждение  собеседника в важности принимаемого  решения. 

     Здесь важно вести аргументацию корректно  по отношению к собеседнику, выслушивать  его позицию и признавать его  правоту, даже если это приведет не к тем последствиям, которые ожидались.

     Не  вступать с собеседником в спор, выражаться четко и понятно, избегая  употребления сложных формулировок и терминов.

     4 Опровержение доводов собеседника.  Это этап нейтрализации замечаний  собеседника. Здесь нужно провести  анализ замечаний, обнаружить  настоящие предпосылки, выбрать  тактику и способ.

     5 Принятие решение (заключение). На  этом этапе решиться, будут ли  достигнуты заранее намеченные  цели или нет. 

     Здесь важно  подытожить все те аргументы, которые были признаны и одобрены собеседником, нейтрализовать негативные моменты, навести мосты для проведения следующей беседы, а также закрепить то, что достигнуто. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.4 Правила ведения деловой беседы

     Деловая беседа представляет собой форму  устного обмена информацией между  несколькими людьми, но уже в узком кругу. От собраний и совещаний она отличается не только числом участников, но и более свободным характером проблем, хода и результатов.

     Официальные решения по итогам бесед принимаются  далеко не всегда, однако участники  получают информацию для размышлений  и последующих действий.

     Беседы  являются важным элементом таких  управленческих процедур, как оформление на работу и увольнение сотрудников, прием посетителей, консультирование, деловые переговоры, встречи и  т. д. 

     Шансы на успешный исход деловой встречи  возрастут, если придерживаться следующих  рекомендаций:

     1 Необходимо готовить свой первый  вопрос так, чтобы он был  коротким, интересным, но не дискуссионным  (если требуется получить «добро»  на несколько предложений, просьб, начинать лучше с наиболее выполнимого).

     2  Добиваться оптимальной краткости в изложении мыслей, даже если требуется начать издалека.

     3  Обоснование своих суждений. Чем  убедительней доказательства, тем быстрее согласится с вами оппонент. Не употребляйте слов с двойным значением и тем более фраз, которые можно неверно истолковать.

     По  характеру беседы бывают официальными и неофициальными, так называемыми  рабочими;

     По направленности - целевыми, преследующими конкретные задачи, и общими;

     По степени - свободными - регламентированными, т.е. осуществляющимися в соответствии с определенными правилами и в предписанной последовательности (например, анкетирование), и не регламентируемыми, такими как дружеский разговор.