Управленческие решения

Введение

Принятие решений пронизывает всю управленческую деятельность, решения принимаются по широкому кругу задач управления. Ни одна функция управления, независимо от того, какой орган ее осуществляет, не может быть реализована иначе как посредством подготовки и исполнения управленческих решений. По существу, вся совокупность видов деятельности любого работника управления так или иначе связана с принятием и реализацией решений. Этим прежде всего определяется значимость деятельности по принятию решений и определению его роли в управлении.

Известный американский специалист по управлению Герберт Саймон назвал принятие решений «сутью управленческой деятельности».  Далее он отмечал, что любая практическая деятельность состоит из «решения» и «действия». Управление, таким образом,  можно рассматривать  как процессы принятия  решений и как процессы, содержащие  действия.

Важность рассмотрения  вопроса  о роли принятия решения в управлении определяется также тем, что в литературе имеет место смешение понятий «решение руководителя (менеджера)» и «управленческое решение». Оба понятия объединяются единым названием «управленческое решение». Все-таки следует проводить различие между этими понятиями. Первое понятие характеризует принятие руководителем любых решений, вытекающих из характера его деятельности (управленческих, экономических, производственных и т.п.). Это расширенная трактовка понятия управленческого решения. Здесь затрагиваются разнообразные сферы деятельности, которыми управляет руководитель (финансовые,  производственные,  сбытовые и др.). Представляется, что такие решения правильнее назвать решениями в бизнесе [13].

Вторая трактовка предполагает принятие решений только в разрезе выполнения отдельных функций управления (планирования, организации, мотивации и контроля).  Именно с этих позиций рассматривается управленческое решение в данной  серии статей.

Вышесказанное не означает, что при принятии управленческих решений не принимаются в расчет финансовые, экономические, производственные и другие факторы.  Важное значение функции принятия решений для деятельности человека и ее особая роль в процессе управления определяют необходимость рассмотрения  всех аспектов этой функции. При научном подходе к функции принятия решений все перечисленные аспекты должны рассматриваться в комплексе. Комплексный подход обеспечивает полноту изучения этой функции и способствует более глубокому пониманию закономерностей процесса принятия решений. Комплексный подход, предполагающий учет экономических, финансовых, правовых, производственных и других факторов,  реализуется при анализе проблемной ситуации, постановке целей, определении критериев, выборе вариантов решения, выполнении других операций при принятии управленческих решений, о чем пойдет речь в последующих разделах.

Цель данной работы – определить место управленческих решений в процессе управления. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. выяснить роль и место управленческих решений в различных управленческих функциях;

2. описать процесс принятия управленческого решения и выявить его взаимосвязь с процессом управления;

3. определить место руководителя в процессе принятия управленческого решения.

1. Роль и место принятия решений в процессе управления

Характерной особенностью управления любыми объектами является достижение определенных целей. Эта общая особенность может быть положена в основу определения процесса управления. Процессом управления называют целенаправленное воздействие субъекта управления на объект управления в целях реализации функций управления.

Процесс управления состоит из циклически повторяющейся во времени последовательности видов управленческой деятельности, которые получили название функций управления. Выделение функций в процессе управления может быть выполнено с различной степенью детализации. В качестве  наиболее общих агрегированных функций управления обычно рассматриваются планирование, организация, мотивация и контроль (рис. 1.1).

Рис. 1. Процесс управления

Выходом (конечным результатом)  планирования является утвержденный план той или иной длительности и содержания.

Организация предполагает адаптацию существующей оргструктуры управления  под новые цели и задачи, сформулированные в плане, рационализацию распределения задач, ответственности и прав, решение кадровых вопросов, то есть организационное обеспечение выполнения плана.

Мотивация направлена на стимулирование эффективного труда как руководителей, так и сотрудников организации. Здесь используется весь арсенал современных методов: экономических, социально-психологических, факторов корпоративной культуры. Таким образом обеспечивается мотивационная поддержка  выполнения плановых заданий. По сути дела, функции организации и мотивации — это функции обеспечения выполнения принятого плана.

Контроль, а мы здесь рассматриваем заключительный контроль, в своей аналитической составляющей,  направлен на  оценку уровня выполнения плановых заданий. Данные контроля, наряду с информацией о состоянии внешней среды,  являются необходимыми для разработки плана на следующий плановый период. Таким образом, функция контроля заключает данный цикл управления и в то же время дает информацию для начала следующего цикла управления. С этих позиций граница между функциями контроля и планирования в цикле  управления является довольно условной, все зависит от выбора исходной точки цикла планирования. Вследствие этой причины методы анализа внутренней среды в SWOT-анализе, да и сам SWOT-  анализ в целом,  рассматриваются как в планировании, так и в контроле.

Более того, в каждую обобщенную функцию управления можно «встроить»  эти же четыре обобщенные функции управления, как это сделано на рис. 1.  для функции планирования. Это означает, что необходимо планировать, организовывать, мотивировать и контролировать плановую деятельность. То же можно сказать и про остальные функции управления.

Каждая из этих функций в свою очередь может быть представлена совокупностью более частных функций. Так, например, планирование включает функции анализа состояния объекта управления, прогнозирования тенденций его развития, определения целей и стратегий, разработки комплекса мероприятий  (конкретизацию  мероприятий и ресурсов по исполнителям и срокам).

В рамках каждой  управленческой  функции принимаются определенные решения, вытекающие из содержания   этой функции.

Решения, типичные для функций управления

Планирование:

                 Выбор миссии

                 Выработка предположений о ситуации в будущем

                 Определение целей

                 Выбор стратегий по достижению поставленных целей

                 Формирование мероприятий по реализации стратегий

Организация:

                 Адаптация организационной структуры под новые цели и задачи

                 Рационализация распределения задач, обязанностей и прав

                 Кадровые решения: найм и увольнения, создание резерва на выдвижение, повышение квалификации

Мотивация

                 Разработка системы оплаты труда и премирования, максимально соответствующей характеру и результатам труда, а также возможностям организации

                 Выбор социальных методов стимулирования эффективного труда

                 Создание надлежащего морального климата в организации

                 Разработка мероприятий по эффективному использованию факторов корпоративной культуры

Контроль

                 Создание системы контроля;

                 выбор методов учета, анализа и внесения коррективов — для всех трех видов контроля: упреждающего, текущего и  заключительного

Выполнение общих и частных функций управления требует принятия решений. Например, при планировании принимаются плановые решения, при организации — организационные решения, при мотивации — стимулирующие решения.  В каждую такую функцию управления можно «встроить» рассматриваемые ниже процедуры принятия решений. С этой точки зрения принятие решения, как и обмен информацией, — составная часть любой управленческой функции. Принятие решений обеспечивает ответы на вопросы, что делать и как делать, возникающие при реализации всех функций управления. Выполнение различных функций управления, таким образом, можно представить как последовательность соответствующих решений.

Кроме того, управленческое решение связывает функции управления, поскольку процесс управления, представляющий последовательную реализацию функций управления и направленный на достижение поставленных целей, может в целом рассматриваться как принятие решения. Так, планирование, как ранее уже отмечалось,  предполагает постановку целей и выбор альтернатив и мероприятий по их достижению, организация и мотивация характеризуют главные действия по реализации принятого планового решения, а контроль предполагает оценку уровня  выполнения принятого решения. Можно говорить, что функция принятия решений выполняет в процессе управления особую роль — она необходима для осуществления всех других функций.

Далее, функции управления можно «вписать» в отдельные этапы процесса принятия решения. Так, например, в   этапе «определение проблемной ситуации», с которого, собственно, и начинается процесс принятия решения (см. ниже), можно выделить функцию планирования (работы на данном этапе надо планировать).  Руководствуясь подобными рассуждениями,  можно вести речь о выполнении на данном этапе также функций организации, мотивации и контроля.

Таким образом, имеет место взаимное проникновение и взаимосвязь функций управления и процедур принятия решений. По сути дела, это трудноотделимые друг от друга  виды управленческой деятельности. Знание методов, средств и процедур процесса принятия решений является необходимым условием повышения эффективности выполнения отдельных функций управления,  управления в целом.  В организации и технологии принятия решений прежде всего находит свое отражение общее усиление роли науки и информационно-технических средств в управленческом процессе. Правильное понимание и рациональное использование современных математических методов и вычислительных средств в построении систем сбора, хранения, обработки и распределения информации в управлении возможны только на основе рассмотрения процессов принятия решений.

2. Общая характеристика процесса принятия решения

Принятие решений происходит во времени, поэтому вводится понятие процесса принятия решений. Этот процесс состоит из последовательности этапов и процедур и направлен на разрешение проблемной ситуации.

Как отмечалось ранее, принятие решений — это наука и искусство. Часто ЛПР не в состоянии проанализировать и четко осмыслить принимаемое решение. Большое значение при принятии решений играет интуиция. Рассмотренная ниже логическая схема процесса принятия решения помогает ему это сделать, включая ЛПР в контур принятия решения.

Представление процесса принятия решений как логически упорядоченной совокупности неформальных и формальных процедур есть описание технологической схемы выполнения этого процесса. Такое описание позволяет структурно упорядочить процесс принятия решений и выбрать методы, на основе которых рационально проводится поиск и принятие наилучшего решения.

Упорядочение процесса принятия решения в какой-то мере компенсирует недостатки, обусловленные невозможностью решить проблему только с помощью количественных методов анализа на основе использования четких однозначных алгоритмов. Рассмотрение возникших проблем в строгой логической последовательности дает возможность плодотворно сочетать формальные и эвристические методы в процессе подготовки и принятия решения и добиваться более высокого его качества.

В зависимости от того, на каких аспектах при рассмотрении  процесса решения делается акцент, этот процесс можно структуризовать на отдельные этапы, руководствуясь различными принципами. В данной статье нас интересуют последовательность действий по целенаправленному выбору наилучшего варианта решения из выявленного их множества и роль руководителя в этом процессе. С учетом изложенного предлагается следующая схема процесса принятия  решения (рис. 2).

Рис. 2. Процесс принятия  решения

На рис. 2 этапы и процедуры  имеют между собой прямые и обратные связи.  Обратные связи отражают итеративный циклический характер зависимости между этапами и процедурами. Итерации в процессе принятия решений обусловлены необходимостью уточнения и корректировки данных после выполнения определенных процедур и возврата к работам на любой предшествующий этап.

Кратко охарактеризуем наиболее важные этапы процесса принятия решения.

Выявление и описание проблемной ситуации

Деятельность организаций направлена на  достижение целей в условиях ограниченности   всех видов ресурсов. Непрерывно возникающие изменения в организации и окружающей ее среде приводят к появлению проблемной ситуации. Для решения этих проблемных ситуаций и строится система принятия решений. 

Проблемная ситуация характеризуется, как отмечалось выше, сочетанием проблемы и тех конкретных условий, в которых она возникла, а главное — будет решаться.

Проблема (в переводе с греческого — задача) в широком смысле — это сложный  теоретический  или практический вопрос, требующий изучения и разрешения. В данной работе, как и в большинстве публикаций по вопросам принятия решений,  под проблемой понимается несоответствие желаемого (нормативного) и фактического уровней  достижения целей. Например, когда мы формулируем проблему низкой производительности труда, то производим сравнение достигнутого значения данного показателя и его значения для предприятий-лидеров. Если это сравнение не в нашу пользу, то мы констатируем, что существует проблема низкой производительности труда.