Тайм-менеджмент

Соответственно  вышеперечисленным элементам выделяются и 10 направлений организации труда  персонала. Эти направления универсальны, они в равной степени относятся  ко всему персоналу. Однако по отношению к каждой конкретной категории персонала эти общие направления проявляются в специфической форме, определяемой особенностями данного вида труда, функциональных обязанностей работников и т.д.⁷ 
 

ГЛАВА 2. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК ЭЛЕМЕНТ ОТП

1. Возникновение Тайм-менеджмента

 
 

    Одним из элементов организации труда  персонала является техника личной работы, которая включает в себя такое понятие как Тайм-менеджмент.

    Тысячелетняя  история развития менеджмента до середины прошлого столетия базировались на примитивных технических средствах (папирус, бумага, блокнот, кисточка, карандаш, гусиное перо, ручка, счеты, арифмометр, часы, телеграф).  Принятые решения передавались чаще в виде устных распоряжений или письменных приказов через курьеров. Концентрация производства, рост числа управляющих, интернационализация бизнеса потребовали разработки унифицированной документации и технических средств, облегчающих работу менеджера.

    Со  временем пришло понимание, что механизация  управленческого труда дает значительно  больший эффект, чем сокращение ручного  труда в производстве. Известно множество  технологий и средств организации  управленческого труда, которые в зависимости от принципов фиксации информации и техники работы можно разделить на пять поколений.⁸ 

Тайм-менеджмент имеет мало общего с распространенным мнением, что управление временем это  поминутный план на каждый день, а то и на неделю, на месяц вперед, что это жесткий регламент «чем я сегодня занимаюсь, а чем нет». Основное определение тайм-менеджмента гласит, что это техника, позволяющая тратить свое невосполнимое время на личные и бизнес цели и ценности. Время, в отличие, например, от денег, нельзя купить, занять или заработать. Поэтому то, как и на что мы потратим наше время, зависит только от нас. И тайм-менеджмент предлагает ряд инструментов, которые помогают не только быть более организованным и эффективным, но и успевать работать на перспективу, ставя цели и добиваясь желаемого.

Для того, чтобы добиться результатов при  осуществлении крупных программ (например, по охране окружающей среды, строительству моста, производству продукции, сбыту, закупкам и пр.), предприятия  и учреждения обычно пользуются таким средством, как планирование. Общепризнанно, что тщательное планирование обеспечивает экономию времени и других ресурсов.

    Опыт менеджеров Японии ясно показывает, что количество времени,затраченного на лпанирование, очень сильно влияет на общую продолжительность работы и качесвто получаемых результатов.

    Короткий  период планирования влечет за собой  увеличение продолжительности работы и высокий процент брака. Длительный период планирования ведет к сокращению общей продолжительности работы и снижению процента брака. Но планирование необходимо не только предприятиям и организациям. Без планирования невозможно добиться и личной эффективности. Вот основные модели работы работы менеджеров: 
 
 
 

    1.Оперативное планирование 1.Оперативное управление

    2. Текущее оперативное   2.Оперативное управление

    Планирование 

    3.Стратегическое    3.Оперативное управление

    Планирование 

    Рис.1.Модели работы менеджеров⁹ 

В Тайм-менеджменте со временем была разработана методика достижения результатов, которая включает следующие этапы:

1. Формулирование основных целей
2. Установление приоритетов в решении задач
3. Создание надежной базы для принятия решений
4. Установление связи между базой для решений и планированием времени.

    Если с первыми двумя пунктами все понятно, то «Создание надежной базы» включает в себя огромный арсенал из инструментов Тайм-менеджмента, который помогает тщательно и рационально планировать свое время. Поговорим о технологиях и инструментах более подробно.

 

2. Инструменты Тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент имеет мало общего с распространенным мнением, что управление временем это поминутный план на каждый день, а то и на неделю, на месяц вперед, что это жесткий регламент «чем я сегодня занимаюсь, а чем нет». Основное определение тайм-менеджмента гласит, что это техника, позволяющая тратить свое невосполнимое время на личные и бизнес цели и ценности. Время, в отличие, например, от денег, нельзя купить, занять или заработать. Поэтому то, как и на что мы потратим наше время, зависит только от нас. И тайм-менеджмент предлагает ряд инструментов, которые помогают не только быть более организованным и эффективным, но и успевать работать на перспективу, ставя цели и добиваясь желаемого.¹⁰ 

    К самым элементарным инструментам тайм-менеджмента  можно отнести популярные цветные стикеры, которые размещают на мониторах, рабочих столах, холодильниках; доски, на которых мелком или маркером обозначают важные дела; напоминания в мобильном телефоне тоже позволяют не забыть о важном днем или встрече. Но все эти средства совершенно не подходят для работы. Данные инструменты можно использовать только для личного применения, да и постоянно вешать стикеры и записывать на листочках свои дела неудобно.

Календарь.

Идея  приспособить бытовой календарь  для конторской работы возникла в  позапрошлом веке и в совершенном виде материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, где указывалось число, день недели, месяц год, а впоследствии добавились национальные и религиозные праздники,дни рождения великих людей. Наличие свободного пространства давало возможность делать необходимые записи: переговоры, совещания, расходы, встречи, мероприятия. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом чиновника  менеджера. Однако с развитием радио, телевидения его роль как оперативного информатора стала снижаться, а стационарное размещение на рабочем столе было явным неудобством для коммивояжеров, брокеров, агентов, маклеров. Поэтому результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник.  

Ежедневник.

Это прикладной безотрывной календарь  в виде удобного блокнота разнообразного формата (А4, А5 и А6) с прочной обложкой. Ежедневник можно было брать с  собой в командировки и на совещания, положив в портфель или дипломат. Сохранность информации была уже выше, чем у перекидного отрывного календаря, и ее можно было архивировать по годам. Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных мероприятий, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации, которая группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням. В 1980-х гг. еженедельники почти вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятия.  
 

Организатор.

Дизайнерская  идея совместить в одном удобном  инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась в виде «организатора» в 1921г. Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Существует множество модификаций организаторов импортного и отечественного производства.

Недостатки  организатора:

• Отсутствие четкой классификации и систематизации записей
• Множество модификаций инструментов с различным размещением компонентов и дизайном, что усложняет пользование инструментом
• Отсутствие методов целевого планирования

Предприятие может для своих сотрудников  приобрести календари или организаторы в качестве элемента фирменного стиля. Это практикуют многие крупные организации, например ОАО «ГАЗ»,»ЗМЗ», «ВАЗ» и др. В этом случае календари, ежедневники и калькуляторы выдаются всем руководителям и ведущим специалистам, иногда и всем сотрудникам, т.е. имеет место тиражирование инструментов в тысячах копий.  

Электронная записная книжка.

Развитие электронной техники не оставило без внимания управленческий персонал и привело к созданию универсального электронного организатора. Они были сконструированы в Японии в 1980-х гг. и сразу получили признание у широкого круга людей (бизнесменов, менеджеров, коммивояжеров, инженеров, студентов, туристов) в основном благодаря многоцелевому использованию и малому габариту.

Карманные партативные компьютеры.

Эти устройства являются полноценными компьютерами и обладают большей мощностью и универсальностью, чем электронные записные книжки. Они имеют почти все возможности компьютеров класса «ноутбук», обладая при этом меньшими размерами и большей продолжительностью автономной работы. 

Компьютерные  системы организации труда.

Получили  распространение в начале 1980-х  гг. с бурным развитием персональных компьютеров, когда они стали неотъемлемой частью офиса   и дома. Идея приспособить персональный компьютер в качестве инструмента личной эффективности менеджера, программиста и специалиста любого профиля получила «второе дыхание», когда в программное обеспечение были заложены главные идеи Тайм-менеджмента: целевое планирование, ключевые задачи, гибкий календарь, проблемно-ориентированные бланки. Из наиболее известных следует отметить программное обеспечение «Ключ к результатам» на базе компьютеров IBM и Macintosh и «Lotus” на базе IBM. Они позволяют решать следующие задачи:

Календарное планирование мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов.

Документооборот – автоматизированное изготовление, запись, поиск и печать входной  и выходной информации.

Справочник, содержащий адреса и телефоны с возможностью автоматизированного поиска.

Калькулятор, обеспечивающий расчеты в процессе работы по основной задаче пользователя. 
 
 

Из  электронных программ необходимо выделить и такие известные как

Google календарь, Computer-timer.ru, Microsoft Outlook, Main-management и другие. 

1. С помощью Календаря Google можно легко назначать мероприятия и рассылать приглашения, предоставлять к ним доступ друзьям и родственникам (или хранить только для личного использования), а также находить интересующие Вас мероприятия в Интернете. Он помогает привести дела в порядок. Подобная программа незаменима в командной работе, когда для удобства можно наложить один календарь на другой и в результате получить картину, где видно общее удобное время для проведения определенных мероприятий и переговоров.

Рис.2. Стандартная панель календаря Google Calendar¹¹ 

2.Microsoft Outlook — почтовый и информационный менеджер с функциями почтового клиента для персональной и совместной работы группы людей от компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office. Microsoft Outlook, помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, является полноценным органайзером, предоставляющим функции планировщика задач, календаря, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы. Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов.

Рис.3 Стандартная панель календаря Outlook¹² 

3. Компьютерный таймер — это бесплатная программа для персонального контроля времени за компьютером. Таймер ведёт учёт активности во всех программах и строит графики использования программ. Таймер будет полезен всем, кто работает за компьютером.