Тайм-менеджмент и его особенности в России

       

         ПЛАНИРОВАНИЕ 

                                   

         Планирование призвано обеспечить хозяйское использование  самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано  в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование  времени. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том,

что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом. Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.

     ПРИНЦИПЫ И ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

         Чтобы правильно  выполнять свои функции и достичь  своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность  задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

                     Основные правила планирования  времени:                    

1. Соотношение (60:40).

         Опыт показывает ,что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%). События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители” времени) не могут быть запланированы целиком без остатка

2. Сведение задач воедино – план действий.

         Чтобы составить  хороший план расхода времени, важно  всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

3. Регулярность – системность – последовательность.

Над планами  времени нужно работать регулярно  и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

4. Реалистичное планирование.

Т.е. планировать  нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться.

5. Восполнение потерь времени.

Восполнять  потери времени лучше по возможности  сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

6. Фиксация результатов вместо действий.

Фиксировать в планах нужно результаты или  цели , а не просто какие-либо

действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на

достижение  цели. Это поможет избежать внеплановой  деятельности.

7. Установление временных норм.

Опыт  показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени,

сколько его имеется в распоряжении. Поэтому  следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане равно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

8. Срок исполнения.

Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.

9. Переработка – перепроверка.

План  нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.

10. Согласование временных планов.

Чтобы успешнее претворять свои планы в  жизнь, менеджеру необходимо

согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных,

коллег).

         РЕАЛИЗАЦИЯ  И ОРГАНИЗАЦИЯ                     

предполагает  составление распорядка дня и  организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

     Правила начала дня:

1)       начинать день с позитивным  настроением;

2)       начинайте работу по возможности  в одно и то же время;

3)       перепроверка плана дня, составленного накануне

4)       вначале – ключевые задачи;

5)       приступать без раскачки;

6)       согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать  и

сможет  оградить руководителя от ненужных помех);

7)      утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер

обычно  бывает занят текущими делами;

     Правила основной части дня:

8)       Хорошая подготовка  работы;

9)       Влиять на фиксацию сроков  в собственных интересах;

10)   Перепроверять все акции с  точки зрения их необходимости;

11)   Отклонять дополнительно возникающие  неотложные проблемы;

12)   Избегать незапланированных импульсивных  действий;

13)   Своевременно делать паузы и  соблюдать размеренный темп;

14)   Небольшие однородные задачи  выполнять сериями ( при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности процесса достигается экономия времени);

15)   Рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте)

16)   Использовать незапланированные  временные промежутки для

подготовительной  или рутинной деятельности;

17)   Работать антициклично ( т.е. в  начале дня целесообразно заниматься

важнейшими  задачами, а в более беспокойный  период - делами менее важными);

18)   Выкраивать спокойный час;

19)   Контролировать время и планы;

     Правила завершения рабочего дня:

20)   Завершить начатые небольшие  дела;

21)   Контроль за результатами и  самоконтроль;

22)   План на следующий день;

23)   Каждый день должен иметь свою  кульминацию.

         Помимо этих правил также важно соблюдать естественный дневной ритм.

У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого

работоспособность людей различна в различные периоды  времени. Некоторые люди

продуктивнее  работают утром, некоторые днём, а  некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своей работе.

                  ОСОБЕННОСТИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В РОССИИ                 

Менеджмент  в России, как и в любой другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим укладом страны.

В силу исторических особенностей экономика  нашей страны развивается

скачкообразно, т.е. все процессы у нас происходят в более сжатые временные интервалы. В советский период истории России отсутствовала частная собственность, в то время как наука управления получила основной всплеск развития по всему миру. Поэтому сейчас менеджеры вынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы с использованием и планированием времени. Все российские экономисты признают, что рациональное использование времени является непременным условием всякого процесса труда, и управленческого тоже, но, несмотря на это, по настоящее

время проблема эффективного использования  времени в большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется, либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынуждены пользоваться разработками иностранных специалистов В настоящее время руководителей можно условно разделить на две группы:

·   руководители старой закалки, работавшие в условиях

плановой  экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям.

Они предпочитают работать так же, как работали раньше.

·   Новые менеджеры, большинство из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались за рубежом. Они использовали

опыт  западных менеджеров и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран. Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования своего рабочего времени.

         Российская экономика  переживает сейчас переходный период. При плановой и рыночной  экономике  внешняя среда относительно стабильна, а сегодня предприятия действуют  в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс принятия решений. Планы приходится постоянно пересматривать. Цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны и последовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто приводит к  противоречиям. Невозможность постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента.    

         Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений (возникают неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты ). Как уже отмечалось, применение принципов тайм-менеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно психологическими факторами.

         В нашей стране велик  удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах с делегированием у российских менеджеров. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучшею. В результате менеджеру не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи. Еще одна особенность в использовании рабочего времени заключается в том, что в российских компаниях более распространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитают начинать рабочий день с неформального общения

с коллегами, а не с важнейших дел; обсуждение условий контракта может плавно перейти в дружескую беседу.

         В Росси сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется. Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13 часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильно организовать свое время. В основном то, насколько эффективно менеджер распоряжается своим временем, зависит от его личности, от того, хочет ли он   упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны.