Тайм менеджмент

Управление временем, организация времени (англ. time management) — это технология организации  времени и повышения эффективности  его использования. 

Управление временем — это действие или процесс  тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб. 

Структура 

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

1.Анализ.

2.Моделирование  стратегий с учётом проведённого  анализа.

3.Целеполагание:  постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).

4.Планирование  и расстановка приоритетов. Разработка  плана достижения поставленных  целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

5.Реализация — конкретные, шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

6.Контроль достижения  цели, выполнения планов, подведение  итогов по результатам. Также  в случае, если лицо или группа  лиц, которые практикуют управление  временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ. 

Дефицит рабочего времени 

Дефицит рабочего времени – нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т.д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия.

Одним из методов  совершенствования управления на предприятии является анализ затрат рабочего времени руководителя предприятия и руководителей функциональных подразделений. Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Беспокойство менеджера из-за недостатка времени можно определить по следующим признакам:

Отсутствует четкое расписание работы на текущий день;

Секретарь или  помощник не знает распорядка дня  своего руководителя, не знает, где  он будет находиться в определенный момент рабочего дня;

Из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма;

Из-за нехватки времени в течение рабочего дня  менеджер вынужден завершать работу дома;

Частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;

Менеджер постоянно  выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше;

Большой поток  рутинных дел не дает менеджеру возможности  заниматься основной работой;

Работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению. 

Наиболее характерные  причины дефицита времени:

Бесплановость работы как результат работы не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации;

Несоответствие  работника и занимаемой им должности;

Неадекватная  оценка своих способностей, скорости работы, результативности;

Отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать  для организации, что могу получить, какими активами располагаю);

Неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций). Нет слова «хочу», есть слово «НАДО»;

Слабая мотивация  труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности), порождающей хронический недостаток времени.

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Принципы и  правила планирования времени 

Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:

1При составлении  плана на день оставить 40% времени  свободным, т.е. 60% времени отвести на плановые работы, 20 – на непредвиденные, 20% - на спонтанно возникающие(активный самоменеджмент);

2Необходимо  постоянно фиксировать затраченное  время. При этом следует указывать,  как и на какие нужды оно  было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

3Для составления  хорошего плана с четким указанием  использованного времени необходимо  распределить свои задачи на  долго-, средне- и краткосрочные;

4Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

5Для обеспечения  реальности планирования следует  планировать такой объем задач,  с которым менеджер может реально  справиться. 
 

 Основой плана  использования времени специалиста  может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени специалиста. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки 
 

Оперативное планирование деятельности исполнителей 

Из практики известно, что оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет  увеличить производительность их труда  на 25 – 30%, сэкономить время менеджера  на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы: из-за сбоев поставок сырья, перебоев в подаче электроэнергии. Транспортных проблем и других непредвиденных факторов. 
 

 Ежедневное  оперативное планирование работы  исполнителей менеджер осуществляет  путем выдачи им заданий на следующий день. Причем следует одновременно выдавать основные и запасные задания (можно выдавать 2-3 запасных задания). Выданные менеджером исполнителю задания записываются в его рабочую тетрадь. Это позволяет исполнителю в случае невозможности выполнения основного задания немедленно без потери времени перейти к выполнению запасного. При этом экономится его время на переход к другой работе, а менеджер занимается решением своих задач, не теряя время на подготовку и выдачу нового задания. В случае невозможности выполнения основного задания исполнитель обязан немедленно доложить об этом менеджеру. Если это сделать невозможно, исполнитель должен информировать менеджера в конце рабочего дня о выполнении им запасного задания. Эту информацию он может передать лично менеджеру, через секретаря-референта или сделать запись в журнале ведения работ.