Суть і зміст контролю

Зміст 

Вступ……………………………………………………………………………………….2 

1.Суть і зміст  контролю…………………………………………………………………..4 

2.Види контролю………………………………………………………………………….6 

3.Процес контролю……………………………………………………………………….8 

4.Параметри ефективної  системи контролю…………………………………………...12 

5.Поведінкові  аспекти контролю……………………………………………………….13 

Висновок…………………………………………………………………………………16 

Список використаної літератури……………………………………………………….19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вступ 

    Слово «контроль», як і слово «влада», породжує негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає перш за все обмеження, відсутність самостійності і т.п. - все те, що прямо протилежне нашим уявленням про свободу особистості. Внаслідок такого стійкого сприйняття контроль відноситься до числа тих функцій управління, сутність яких розуміється частіше всього неправильно. Керівники починають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли вони сформулювали цілі та задачі. Контроль дуже важливий для того, щоб організація функціонувала успішно. Без контролю починається хаос і об'єднати діяльність яких-небудь груп стає неможливо. Важливо і те, що самі по собі цілі, плани і структура організації визначають її напрям діяльності, розподіляючи її зусилля тим чи іншим способом, направляючи виконання робіт. Контроль, таким чином, є невід'ємним елементом самої суті організації. Це і дало основу Пітеру Друкеру заявити: «Контроль і визначення направлення - це синоніми».Плани і організаційні структури - це лише картини того, яким хотілось би бачити майбутнє керівництву. Багато різноманітних обставин може перешкодити тому, щоб задумане реалізувалось. Зміни законів, соціальних цінностей, технології, умов конкуренції та інших змінних величин навколишнього середовища можуть перетворити плани, цілком реальні в момент їх формування, через деякий час в щось абсолютно недосяжне. Для того щоб підготуватися і відреагувати належним чином на подібні зміни, організаціям потрібен ефективний механізм оцінки впливу цих змін.

    Крім  того, навіть найкращі організаційні  структури мають свої недоліки. Спеціалізація і розподіл праці, наприклад, можуть призвести до проблем координації, тертя між окремими бригадами і робочими групами. Структура, що виглядала привабливо на папері і успішно використовувалась в іншому місці і в інший час, може не виправдати всіх надій, покладених на неї керівництвом організації.

    Такожсутнім в керівництві, є люди, що виконують  більшість робіт в організації. Люди не комп'ютери, їх не можна запрограмувати на виконання якоїсь задачі з абсолютною точністю. Не дивлячись на багато численні успіхи в розумінні механізму поведінки людей в процесі трудової діяльності, менеджери ще дуже далекі від того, щоб детально прогнозувати реакцію робітників у відповідь на введення нових інструкцій та команд, покладання додаткових прав і обов'язків.

    Помилки і проблеми, виникаючі при аналізі ситуації всередині організації переплітаються, якщо їх вчасно не виправити, з помилками в оцінці майбутніх умов навколишнього середовища і поведінки людей. Імовірність такого переплетіння помилок в організації дуже велика через високий ступінь взаємозалежності видів діяльності. Одна із найважливіших причин необхідності контролю полягає в тому, що будь-яка організація безумовно зобов'язана володіти здібністю вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації.

    Зіставляючи реально досягнуті результати з  запланованими керівництво організації  може визначити, до організація досягла  успіхів, а де потерпіла невдачу. Один із важливих аспектів контролю полягає  в тому, щоб визначити, які напрями діяльності організації найбільш ефективно сприяли досягненню загальних цілей. Визначаючи успіхи і поразки організації та їх причини, з'являється можливість досить швидко адаптувати організацію до динамічних вимог зовнішнього середовища і забезпечити найбільші темпи руху до основоположних цілей організації.

    Контроль  повинен бути всеохоплюючим. Кожний керівник незалежно від рангу  повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх обов'язків, навіть якщо ніхто йому цього не доручав.

    Контроль - фундаментальний елемент процесу управління. Ні планування, ні створення структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю. Фактично всі вони є невід'ємними частинами загальної системи контролю в організації. 
 

1.Суть  і зміст контролю.

     Контроль для менеджера - це те, що дозволяє утримувати працівників у певних рамках. Але це не зовсім так.

     Контроль - це процес забезпечення досягнення організацією своєї мети. Процес контролю складається із встановлення стандартів, вимірювання фактично досягнутих результатів і коригування у тому випадку, коли досягнуті результати суттєво відрізняються від встановлених стандартів. 
     Функція контролю - це здатність управління виявити проблеми і відповідно скоригувати діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть в кризу. Будь-яка організація, безумовно, здатна вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони нашкодять досягненню мети організації. 
     Контроль - це одне з найважливіших управлінських завдань. Єдине із завдань, що вище рангом, - це постановка або узгодження мети. Потрібно зазначити: якщо не доводити мету до своїх підлеглих, то й нема що контролювати. Це стосується не тільки контролю за результатом, а й контролю за процесом, причому останній слід здійснювати особливо уважно. Контроль не користується любов'ю, і це об'єднує як контролерів, так і тих, кого контролюють. Як тільки в тролейбусі з'являється контролер, тиск піднімається навіть у тих, в кого є квитки. 
     Контроль не може диктуватися підозрою. Він визначається скоріше передбачливістю і турботою, виходячи з того, що помилки властиві людям, і при розумному підході більшість людей досягає позитивних результатів. Контроль повинен відзначати добре зроблену роботу, яка дуже часто залишається непоміченою. 
     Що ж таке контроль? Це постійне порівняння того, що є, з тим, що повинно бути.            Це знання своєчасно повинно стати надбанням інших. Слід сказати, що неправильний контроль викликає страх. Є люди, які без зовнішнього контролю розслабляються, але є й такі, котрі без керівних вказівок виконують свою роботу з надмірним педантизмом, не рахуючись з затратами. Скажімо, через одну помилку вони змушують передруковувати документи, розрахунки ведуть з точністю до четвертого знака. 
     Слід сказати і про те, що керівник не може знати все. Тоді виникає запитання, як контролювати роботу, в якій не все розумієш? Як контролювати програміста, податкового інспектора, лікаря, не володіючи цими професіями в повному обсязі? Досвідчений керівник попросить свого співробітника розповісти про всі "чому", "як" і "чому не так" та про всі інші специфічні труднощі своєї діяльності так, щоб це було зрозуміло. Досвід підказує: той, хто знає свою справу, зможе пояснити, як він її робить. 
     Контроль необхідний для підтримання успіху. Іншими словами, один з важливих аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, які саме напрями діяльності організації допомагали найбільш ефективно досягати її спільних цілей. Саме так малі фірми визначають, в яких галузях їм розширюватися і укладати угоди. 
     Широта контролю. Контроль - це дуже важлива і складна функція управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку слід враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинен бути узагальнюючим. Контроль не може залишатися прерогативою виключно менеджера, призначеного "контролером", і його помічників. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо йому це ніхто спеціально не доручав. Контроль є фундаментом процесу управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю. Контроль за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку - оптимізації трудового процесу. Ви виявляєте, чи було досягнуто поставленої мети, і вносите необхідні корективи. Будь - яке формування мети і планування ефективні лише настільки, наскільки ефективні реалізація та завершальний контроль за виконанням. Контроль дає можливість підвищити мотивацію праці (відчуття успіху) і дає поштовх для нової постановки питань і проблем. 
     Контроль як функція самоменеджменту охоплює три завдання: 
1) обмірковування фізичного стану. Що досягнуто до моменту здійснення контролю? 
2) порівняння запланованого з досягнутим. В якій мірі досягнута поставлена мета? Які відхилення мають місце? 
3) коригування за встановленими відхиленнями. Час, тривалість і регулярність контролю у визначній мірі залежать від завдань, які виконуються, і поставленої мети. В цьому зв'язку слід розрізняти: 
- контроль процесу і діяльності, що здійснюється; 
- контроль результатів (цільовий контроль)

2.Види  контролю.

     Форми (види) контролю поширеним способом класифікаціє є класифіація за критерієм часу здійснення контольних операцій, тобто до, продовж, після здійснення трансформаційного процесу: 1) попередній (до початку роботи) -під час планування обсягів госп-ї діяльності та створення організація-ї структури підприємства, здійсн-ся щодо люд-х, мат-х та фін-х ресурсів; 2) поточний контроль - здійснюється безпосередньо в процесі діяльності підприємства. Матеріали цього контролю використовуються для оперативного регулювання виробництва та координац-ї діяльності структурних підрозділів та окремих виконавців; 3) заключний контроль -після завершення роботи за певний період її результати порівнюють з бажаними або з результатами минулих періодів. Осн-ні функції заключного контролю: дає інф-ю для планування, якщо аналогічна робота планується проводитись в майбутньому та дозволяє будувати ефективну систему мотивації. 

     Попередній контроль. Деякі найважливіші види контролю організації можуть бути замасковані серед інших функцій управління. Наприклад, планування і створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю. Але вони все ж таки дозволяють здійснювати попередній контроль за діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється до фактичного початку робіт. 
     Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Якшо писати чіткі посадові інструкції, пояснювати мету підлеглим, то це збільшить вірогідність того, що організаційна структура буде працювати так. як задумано. В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових галузях: щодо людських, матеріальних і фінансових ресурсів. 
     Людські ресурси. Попередній контроль в галузі людських ресурсів досягається в організаціях за рахунок аналізу ділових і професійних знань та навичок, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків і відбору найбільш підготовлених та кваліфікованих людей. 
     Матеріальні ресурси. Промислові фірми встановлюють обов'язковий попередній контроль за використанням матеріальних ресурсів. Контроль 
здійснюється шляхом розробки стандартів мінімально допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам. 
     Фінансові ресурси. Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (річний фінансовий план), який дозволяє також здійснювати функцію планування. Бюджете механізмом попереднього контролю в тому значенні, що він дає впевненість: коли організації будуть потрібні готівкові засоби, то вони в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничні значення затрат і не дозволяють тим самим будь-якому відділу або організації в цілому вичерпувати свої готівкові засоби до кінця. 
     Поточний контроль. Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході виконання робіт. Частіше всього його об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають і пропозицій щодо удосконалення роботи дозволять запобігти відхиленням від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйозні труднощі для всієї організації. 
     Поточний контроль не проводиться одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів, одержаних після проведення роботи. 
     Кінцевий контроль. У рамках кінцевого контролю зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана. 
Хоча кінцевий контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, все-таки він має дві важливі функції: 
- кінцевий контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи мають проводитися в майбутньому. 
- сприяє мотивації. Якщо керівництво організації пов'язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то, вочевидь, фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно і об'єктивно.      

3.Процес  контролю.

     Процес контролю - це діяльність об'єднаних у певну структуру суб'єктів контролю, спрям-х на досягнення найбільш ефек-м способом поставлених цілей шляхом реалізаціїпевних задач і застосування відповідних принципів, методів, техн-х засобів і технології контролю.

Процеc контролю має три  етапи: 
- розробка стандартів і критеріїв; 
- співставлення з ними реальних результатів; 
- прийняття необхідних коригуючих дій. 
На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів.

     І етап процедури контролю демонструє, наскільки близькі за суттю, функції контролю і планування. 
     Стандарти - це конкретна мета, яка піддається вимірюванню. Ця мета виходить із процесу планування. Всі стандарти, що використовуються для контролю, повинні бути вибрані із багаточисельних цілей і стратегій організації та її мети. Мета, яка може бути використана як стандарт для контролю, має дві дуже важливі особливості. Вона характеризується наявністю часових рамок, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, стосовно якого можна оцінити ступінь виконання роботи. 
     Отже, стандарт - це формальна вимога, яка відноситься до вдосконалення обов'язків безпосередньо на робочому місці. До стандартів відносяться правила, які прийняті в організації, обмеження і встановлені процедури, трудові зобов'язання та інші формальні схеми дій. Якшо стандарт сформульований правильно, обмеження чітко вказує рамки допустимої поведінки, так як і наслідки виходу за їх межі. Якшо працівник порушив діюче обмеження, то дисциплінарне покарання (навіть звільнення), яке накладене на винуватого, нікого не здивує. 
     Стандарти, як правило, чіткі й недвозначні. Якшо у відділі встановлений стандарт, згідно з яким робочі повинні виробляти не менше 200 комплектів за годину, то керівник дуже швидко визначить, чи виконується стандарт, чи ні. Якщо прийняті в організації обмеження говорять, що Ви зобов'язані працювати п'ять днів на тиждень з понеділка по п'ятницю, виключаючи святкові дні, то тоді працівники, які приходять на роботу лише три дні на тиждень, безумовно, не виконують вимог стандарту. 
     Оскільки саме точні стандарти чіткі і недвозначні, то для керівника буде неважко використовувати їх для оцінки результатів діяльності працівника і як основу для підвищення оплати праці, дисциплінарних покарань та інших рішень, які пов'язані з результатами його роботи. 
     Показник результативності точно визначає, що необхідно одержати для досягнення поставленої мети. Подібні показники дозволяють керівникові співставити реально зроблену роботу із запланованою і відповісти на такі важливі запитання: "Що ми повинні зробити для досягнення запланованої мети?" і "Що залишилось незробленим?" 
     Інколи буває неможливим виразити показник результативності безпосередньо в кількісній формі. Це не є виправданням, щоб не встановлювати контрольних стандартів у цій галузі взагалі. Навіть суб'єктивний показник за умов, що усвідомлюється його обмеженість, краще ніж нічого. Ряд організацій, які успішно долали інші параметри, зіткнулися з серйозними труднощами тому, що не зуміли встановити показник результативності в тих галузях, які важко піддаються вимірюванню. Це соціальна відповідальність та етика. 
     Другим етапом процесу контролю є співставлення реально досягнутих результатів з встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають очікуваним. На цій стадії процедури контролю дається оцінка, яка служить базою для рішення про початок дій. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю, значною мірою є найбільш помітною частиною всієї системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірюванні результатів, передачі інформації та її оцінці. 
Керівництво вищоїланки встановлює масштаб допустимих відхилень, в межах якого одержані результати від намічених не повинні викликати тривоги. 
     Один із засобів можливого збільшення економічної ефективності контролю полягає у використанні методу управління за принципом виключення. Часто цей метод так і називають принципом виключення. Він полягає в тому, що система контролю повинна спрацьовувати тільки при наявності помітних відхилень від стандартів. 
     Вимірювання результатів, які дозволяють виявити, наскільки вдалося дотриматися встановлених стандартів, - це найважчий і найдорожчий елемент контролю. Для того, шоб бути ефективною, система вимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, який належить контролювати. 
     Вибір потрібної одиниці вимірювання - це найлегша частина проведення контрольних вимірювань, які забезпечують в кінцевому підсумку весь контроль. 
Передача та поширення інформації відіграє ключову роль в забезпеченні ефективності контролю. Для того, шоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов'язково довести до відома відповідних працівників організації як встановлені стандарти, так і досягнуті результати. 
     Організації необхідно знати, хто з її менеджерів добре працює, а хто погано. Але точно і ефективно визначити це важко, особливо для керівників нижчої ланки, на яких не покладається відповідальність за досягнення заданих рівнів прибутковості та витрат. Однак, якщо сформулювати конкретну мету, критерії і стандарти, то оцінити результативність роботи менеджера можна з мінімальними відхиленнями і більш об'єктивно. 
     Після винесення оцінки процес контролю переходить до третього етапу. Менеджер повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки: 
- не вживати ніяких заходів; 
- ліквідувати відхилення; 
- переглянути стандарт.