Сущность и формы контроля

2. Сущность  и формы контроля.

 

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он

необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они

станут слишком серьезными, и  может также использоваться для  стимулирования

успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки  стандартов, изменения фактически

достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если

достигнутые результаты существенно  отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента,

когда они сформулировали цели и  задачи и  создали организацию. Контроль очень

важен, для того чтобы организация функционировала успешно.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет

выявить проблемы и скорректировать  соответственно деятельность организации  до

того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одна из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит  в том,

что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя

фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению

целей организации.

Равно важной является и положительная  сторона контроля, состоящая во

всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности

организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит  в том,

чтобы определить, какие именно направления  деятельности организации наиболее

эффективны. Определяя успехи и  неудачи организации и их причины, мы получаем

возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным

требованиям внешней среды.

Контроль не только позволяет проблемы и реагировать на них так, чтобы

достигнуть намеченных целей, но и  помогает руководству решить, когда  нужно

вносить радикальные изменения  в деятельности организации.

Контроль - это критически важная и  сложная функция управления. Одна из

важнейших особенностей контроля, которую  следует учитывать в первую очередь,

состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель,

независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую

часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого  не

поручал.

Контроль есть фундаментальный  элемент процесса управления. Ни планирование,

ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать

полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются

неотъемлемыми частями общей системы  контроля в данной организации. Это

обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя

основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По

форме осуществления все эти  виды контроля схожи, так как имеют  одну и ту же

цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как

можно ближе к требуемым. Различаются  они только временем осуществления.

                             

рис № 1

    

Предварительный контроль.

 

Этот вид  контроля называется предварительным  потому, что осуществляется  до

фактического начала работ.

Основными средствами осуществления  предварительного контроля является

реализация определенной политики, процедур, правил и линий поведения. Прежде

всего, он применяется по отношению  к трудовым, материальным и финансовым

ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов

достигается в организациях за счёт тщательного анализа деловых  и

профессиональных навыков и  отбора наиболее подготовленных и квалифицированных

людей. Во многих организациях предварительный  контроль человеческих ресурсов

продолжается и после их найма  в ходе курса обучения.

Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов

минимально допустимых уровней  качества и проведения физических проверок

соответствия  поступающих материалов этим требованиям. К методам

предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение

их запасов на уровне достаточном  для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является

бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществлять

функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в

том смысле, что даёт уверенность: когда организации потребуются  наличные

средства, эти средства у неё  будут.

    

Текущий контроль

 

Как это собственно следует из его  названия, текущий контроль осуществляется

непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится

в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Ткущий контроль не проводится буквально  одновременно с выполнением самой

работы. Скорее он базируется на измерении  фактических результатов, после

проведения работы. Текущий контроль основывается на обратных связях.

Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как

руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним  элементом,

может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

    

Заключительный  контроль

 

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена  или

истекло отведенное для нее время. Хотя заключительный контроль и

осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их

возникновения, тем не менее, он имеет  две важные функции. Одна из них состоит

в том, что заключительный контроль даёт информацию, необходимую для

планирования в случае, если аналогичные  работы предполагается проводить в

будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы

способствовать мотивации.

Функции контроля

Последней функцией во внешнем кольце круга самоменеджмента является контроль. Многие специалисты видят в нем основную деятельность менеджера. Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае - оптимизации трудового процесса. Вы выявляете, были ли достигнуты поставленные цели, и вносите необходимые коррективы.  
 
Всякая постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними реализация и завершающий контроль за исполнением. 
 
Контролируйте регулярно реализацию своих временных планов! 
 
На менее удачных результатах и возникающих ошибках Вы можете только поучиться: таким образом Вы набираетесь опыта. 
 
Контроль, кроме того, способствует повышению мотивации труда (ощущение успеха) и задает импульсы для новой постановки вопросов и проблем.  
 
Контроль как функция самоменеджмента охватывает три задачи: 
 
• Осмысление физического состояния. 
Что достигнуто к моменту осуществления контроля? 
• Сравнение запланированного с достигнутым. 
В какой степени достигнута поставленная цель? Какие имеют место отклонения?  
• Корректировка по установленным отклонениям. 
Время, продолжительность и регулярность контроля в определяющей степени зависят от исполняемых задач и поставленной цели. В этой связи следует различать: 
- контроль процесса и осуществляемой деятельности; 
- контроль результатов (целевой контроль).