Составление и оформление приказов по основной деятельности

Составление  и  оформление  приказов 
по  основной  деятельности

 

      Приказ  – правовой акт, издаваемый руководителем  организации, действующей на основе единоначалия, для обеспечения основной и оперативной деятельности.

      Приказами оформляются властные полномочия руководства по отношению к центральному аппарату и подведомственной системе.

      Приказы могут носить разъяснительный характер в отношении указов, постановлений, распоряжений высших органов власти и управления.

      Приказы по основной деятельности могут ограничивать работу или напротив – расширять сферу деятельности отрасли, системы, субъектов управления.

      Распорядительные  полномочия глав ведомств отражаются и в характере подготовки и  согласования приказов и в использовании  определенных стилистических оборотов, не допускающих разночтений.

      Приказы могут быть адресованы одному конкретному  органу управления и целой системы учреждений.

      К приказам предъявляются завышенные требования подготовки и оформления, которые должны быть включены в самостоятельный  раздел инструкции по делопроизводству. Правовая сторона приказа (соответствие действующему законодательству) согласовывается с юристом органа управления, финансовая – с бухгалтерией.

      Проекты приказов, как правило, готовятся  одним или несколькими учреждениями одного профиля или смежных областей деятельности, могут готовиться в структурных или одном структурном подразделении. Приказы поручается подготовить одному или нескольким специалистам.

      Приказ  по основной деятельности оформляется  на общем бланке, иногда заранее готовятся бланки приказов при большом количестве этих видов документов, в некоторых учреждениях это исчисление ведется от 200 приказов в год.

      Типовой формуляр приказа включает:

• наименование министерства или ведомства при прямом подчинении;
• наименование организации или предприятия – автора приказа;
• название вида документа – ПРИКАЗ;
• дату;
• индекс (номер);
• место составления или издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы или гриф согласования.

      Наименование  министерства или ведомства или  организационной формы, а также наименование организации – автора приказа должно соответствовать действующему законодательству, государственной регистрации, учредительным документам и принятому сокращению, например:

ЗАО Финансовая  компания «БИН» *** Госкомспорт России Комитет по физической культуре  и спорту САО

ООО «Сирена» Посредническая  фирма *** Минэкономразвития России ПРЕСС-ЦЕНТР

 

      Расположение  реквизитов бланка может быть продольным и угловым.

      Наименование  вида документа оформляется через 2 межстрочных интервала после  наименования организации – автора документа и пишется прописными буквами – ПРИКАЗ.

      Через 2 межстрочных интервала после  слова ПРИКАЗ на одной строчке  размещаются реквизиты, дата и номер. Дата оформляется обычно арабскими  цифрами (05.08.2004) или буквенно-цифровым способом (5 августа 2004 г.).

      Индекс, как правило, включает номер структурного подразделения подготовившего проект приказа и порядковый номер. Иногда в министерствах для отличия приказов министров и их заместителей от приказов по управлениям к приказам высшего звена добавляется буква «П» или «ПР».

      Место издания приказа должно соответствовать  административно-территориальному делению, зарегистрированному юридическому адресу и Почтовым правилам РФ.

      Заголовок к тексту размещается в левом  верхнем углу бланка приказа через 2–3 межстрочных интервала после «места издания».

      Он  должен быть кратким и отвечать на вопрос «О чем?». Обычно первое слово – отглагольное существительное: «О восстановлении...», «О присуждении...», «Об участии...», например:

      О порядке регистрации

      транспортных  средств 

      Текст приказа, как правило, включает констатирующую и распорядительную части.

      В инициативном приказе текст начинается со слов «Для обеспечения сохранности...», «В связи...», «С целью...».

      Иногда  констатирующая часть может быть более пространной, включая факты, события и их оценку, а затем уже формулируются выводы.

      Приказы, которые издаются во исполнение нормативных  актов вышестоящих органов, начинаются со слов «Во исполнение...» и в этом случае указывается не только должность, но и документ, его заголовок, дата и номер, например:

      Во  исполнение Указа  Президента РФ «О реконструкции  центрального аэродрома им. Фрунзе в Москве» от 12 июля 1996 г. № 45-ПР.

      В завершение констатирующей части текста приказа прописными буквами на отдельной строчке пишется слово «ПРИКАЗЫВАЮ», заканчивающееся двоеточием.

      Распорядительная  часть может излагаться по пунктам, каждый из которых содержит, как правило, законченное поручение с указанием фамилии исполнителя и нередко конкретные сроки проведения работ, подготовки соответствующих документов и т.д.

      Традиционно в последнем пункте приказа устанавливается  форма контроля с назначением ответственного лица за выполнение приказа.

      К приказу могут быть отнесены приложения, о которых упоминается в тексте. Если полного названия документов в тексте не указывается, то приложение оформляется так:

      Приложение: Инструкция по технике  безопасности. На 20 л. в 3 экз. 

      Нумерация у приказа и приложений к нему общая.

      Подпись оформляется через 2–3 межстрочных интервала и включает наименование должности, личную подпись и ее расшифровку:

      Президент компании      личная подпись  расшифровка подписи 

      Визы  проставляются на проектах приказов на лицевой стороне первого экземпляра и размещаются через 2–3 межстрочных интервала после подписи:

Секретарь коллегии подпись       И.В. Кон 10.09. 2004

Юрисконсульт подпись      С.П. Кленова 10.09.2004

 

      Гриф  согласования также должен иметь  весь необходимый состав реквизитов, например: 

СОГЛАСОВАНО Первый  заместитель председателя ЗАО «Луч» Госкомстата России личная  подпись Б.Б. Юрченко 12.10.2003

СОГЛАСОВАНО Протокол  заседания Совета  директоров АО от 25.01.2005 № 10

 

      Отметка об исполнителе (авторе) создания проекта  приказа включает: 

      Исполнитель (фамилия или фамилия  и инициалы), № тел.

 

Пример  оформления приказа  по основной деятельности

 

МИНИСТЕРСТВО  ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Управление  делами

Приказ

 

24.04.2005          № ПР-04/56 

Москва 

О развитии научно-прикладных

разработок  в сфере

финансовой  деятельности 

      В целях улучшения системы научных разработок и привлечения к работе в этом направлении ученых финансовых академий, университетов, научно-исследовательских институтов, банков, центров экономических исследований. 

      ПРИКАЗЫВАЮ: 

      1. В начале пункта  приводится наименование должности исполнителя, его ФИО, или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем конкретно и четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения.

      Аналогичным образом составляется текст последующих пунктов приказа, которые могут разбиваться на подпункты.

      В последнем пункте приказа назначается  ответственное лицо за выполнения приказа  с формулировкой: «контроль за исполнением  приказа возложить на...». 

Заместитель министра   личная подпись                    М.З. Долькин

 

Ситуация 4

      Закрытое  акционерное общество «Пеан», специализирующееся в области посреднической деятельности для медицинских и фармацевтических организаций, обязало (приказом президента) свои филиалы в Перми, Пензе и Чите арендовать складские помещения и разместить на них, а также организовать реализацию фармацевтической продукции фирмы «Шеринг» (Германия).

      Номенклатура  предлагаемых препаратов, включающая торговое наименование, форму выпуска и цену, приведена в приложении 1 (оформить в виде таблицы).

      Финансовым  директорам филиалов было предложено представить к 22.09.2004 финансовую отчетность по аренде складских помещений. Отделам  маркетинга фирм было поручено организовать рекламную компанию через СМИ для медицинскихи фармацевтических организаций.

      Ответственность за поставку, хранение и реализацию препаратов была возложена на коммерческого  директора фирмы «Пеан» Ю.Г. Лямкина.

      Приказ  был подписан с российской стороны  президентом компании «Пеан» господином У.Е. Черниковым, с германской стороны – коммерческим директором фирмы «Шеринг» господином доктором Фрицем Штанвальдом.

      Проект  приказа был согласован с фармацевтическим управлением Минздрава РФ 15.08.2004.