Системный подход в управлении организацией

     Работники управления – высококвалифицированные  грамотные специалисты, за плечами  которых не один год работы в области  пенсионного обеспечения, об этом говорят их награды и заслуги.

     Умение  использовать сложные технические  и программные средства, умение правильно  применять знания законов и нормативов, проявлять терпение, выдержку и деликатность в общении с гражданами, и нести  большую ответственность за свой труд – это не все деловые качества, которыми обладают работники Управления.

     Слаженная работа коллектива позволяет вести  учет пенсионных прав, в сроки назначать  пенсии, производить массовые перерасчеты  их размеров, своевременно информировать  работающих граждан и пенсионеров о размере их пенсионных накоплений.

     В настоящее время Управление Пенсионного  Фонда осуществляет следующие функции:

• организацию и ведение индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лих в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования»;
• оценку пенсионных прав застрахованных лиц;
• функции по назначению и выплате пенсий;
• разъяснительную работу среди населения и юридических лиц по вопросам, относящимся к компетенции Пенсионного Фонда – взыскание задолженности по страховым взносам.

 

     2.2 Системный подход  к Управлению Пенсионного  Фонда 

     Рассмотрим  Управление Пенсионного Фонда с  помощью системного подхода, т. е. представим Пенсионный фонд как систему, состоящую из нескольких подсистем и определим функции и задачи каждой из подсистем.

     Представим  структуру Пенсионного Фонда  в виде таблицы (рис. 1 «Структура Пенсионного  Фонда»).  

     Клиентская  служба

     В состав клиентской службы входят 11 человек: 8 специалистов отдела назначения и перерасчета пенсий, 1 специалист выплаты пенсий, а также 2 специалиста из отдела персонифицированного учета.

     Клиентская  служба обеспечивает:

• регистрацию устных и письменных обращений застрахованных лиц, страхователей, пенсионеров, организаций по всем вопросам, относящимся к компетенции Управления;
• ежедневный прием по вопросам, относящимся к компетенции Управления ПФ, пенсионного обеспечения, индивидуального учета;
• прием документов, представленных в целях осуществления пенсионного обеспечения;
• проверку правильности оформления представленных документов;
• Выдачу пенсионных удостоверений, справок о размере пенсии, справок о начисленных суммах пенсии, неполученных в связи со смертью пенсионера и т. д.

     Таким образом, клиентская служба осуществляет прием граждан и страхователей по всему кругу вопросов, которые возникают между Пенсионным Фондом и его клиентами.

     Специалисты клиентской службы дают не только грамотный  ответ в соответствии с пенсионным законодательством, но, и, при необходимости, оказывают содействие с истребованием недостающих документов. Общение проходит на простом, доступном языке, поскольку в клиентскую службу обращаются и люди пожилого возраста, которые пережили войну и не понаслышке знают все тяготы этого времени. Поэтому от специалиста клиентской службы требуется особая выдержка, профессионализм, обладание соответствующими морально-этническими качествами. 

     Отдел назначения и перерасчета  пенсий.

     Наименование  отдела говорит само за себя. Отдел  осуществляет назначение и перерасчет всех видов пенсий, ежемесячных денежных выплат, дополнительного материального обеспечения. В отделе работает 3 специалиста.

     Работа  «назначенцев» требует четких знаний пенсионного законодательства, усиленного внимания при рассмотрении документов и умения делать свою работу быстро и качественно. Каждое решение по назначению пенсии, ежемесячной денежной выплаты или дополнительного материального обеспечения должно осуществляться с учетом всех необходимых правоустанавливающих документов. Ведь в том случае, если какой-либо документ не будет соответствовать требованиям пенсионного законодательства, это повлечет за собой необоснованную выплату пенсии. Именно поэтому столь важное значение придается тщательному анализу принятых документов.

     Благодаря отлаженной работе, а также знаниям и способностям специалистов отдела, назначение и перерасчет пенсий, ежемесячных денежных выплат, дополнительного материального обеспечения производится качественно и в установленные сроки. 

     Отдел выплаты пенсий

     В функции отдела по выплате пенсий входит формирование и отправка выплатных документов в учреждения, осуществляющие доставку пенсий, подведение итогов выплаты пенсий, проведение удержаний из пенсий, осуществление контроля за целевым использованием пенсионных средств учреждениями, осуществляющими доставку пенсий, взаимодействие по вопросам организации выплаты пенсий с государственными и муниципальными учреждениями социального обслуживания, детскими учреждениями, учреждениями здравоохранения и исправительными учреждениями по вопросам выплаты пенсий находящимся в них пенсионерам, взаимодействии с органами записи актов гражданского состояния, органами паспортно-визовой службы и пенсионными службами других ведомств в целях контроля за правильностью выплаты пенсий.

     В отделе работают грамотные квалифицированные специалисты с большим стажем работы в системе пенсионного обеспечения, благодаря которым документы на выплату пенсий доставляются своевременно.

     Отдел оценки пенсионных прав застрахованных лиц

     В отделе работает 5 специалистов. Основные задачи и функции, выполняемые отделом:

• Осуществление работы по оценке индивидуальных сведений о трудовом стаже за период регистрации в качестве застрахованного лица;
• Проведение правовой оценки индивидуальных сведений застрахованных лиц по общему трудовому стажу, стажу на соответствующих видах работ, стажу отдельных категорий застрахованных лиц, а также их заработка в соответствии с действующими нормативными актами;
• Проведение работы по оценке пенсионных прав застрахованных лиц путем конвертации (преобразования) в расчетный пенсионный капитал одновременно с назначением им трудовой пенсии;
• Проведение (выездных) документальных проверок индивидуальных сведений застрахованных лиц по трудовому стажу, в том числе на соответствующих видах работ с подготовкой заключения о возможности использования данных при назначении пенсий;
• Оценка перечней наименований профессий, должностей, рабочих мест, работа; в которых дает право на льготное пенсионное обеспечение и на пенсию за выслугу лет.

     Отдел персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами

     Отдел персонифицированного учета обеспечивает:

• Регистрацию страхователей и застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования;
• Учет платежей, поступающих от страхователей в виде страховых взносов на обязательное страхование;
• Взыскание недоимки по страховым взносам в судебном порядке;
• Ежегодная актуализация базы данных индивидуальных лицевых счетов обязательного пенсионного страхования сведениями о начисленных и уплаченных суммах страховых взносов;
• Процесс инвестирования и передача застрахованными лицами в распоряжение негосударственных пенсионных фондов средств обязательного пенсионного страхования;
• Информирование застрахованных лиц о состоянии их индивидуальных лицевых счетов (ИЛС) в системе обязательного пенсионного страхования;
• Выписка о состоянии ИЛС для назначения и перерасчета пенсий.

     Для решения указанных задач управление взаимодействует с налоговой  инспекцией, органами федерального казначейства, службой судебных приставов, отделом ЗАГС, проводит учебы с бухгалтерами и кадровыми службами предприятий. 

     Отдел учета поступления  и расходования средств

     Отдел состоит из 4 человек.

     Бухгалтерский учет отдела представляет собой упорядоченную  систему поступления и расходования денежных средств как на содержание аппарата управления, так и на выплату пенсий:

• Специалистами отдела обеспечивается полный учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств и своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением;
• Ведется достоверный учет исполнения схемы расходов на содержание аппарата управления и на выплату пенсий;
• Обеспечивается правильное и своевременное начисление и перечисление платежей в государственный бюджет;
• Составляется достоверная бухгалтерская отчетность и представляется в установленные сроки соответствующим органам;
• Осуществляется экономический анализ финансовой деятельности УПФ.

     От  работы бухгалтерии зависит своевременная  выплата пенсий, пособий пенсионерам  и материальное положение работников. 

     Спецотдел

     В спец отдел входят специалисты юридической  кадровой служб, специалисты по автоматизации, работники транспортного обслуживания.

     За  всю работу Управления ПФР несет  ответственность начальник Управления. А результатом этой работы является личный вклад каждого работника в общие показатели.

     Каждый  отдел связан друг с другом и образуют вместе общую систему. Качество этой системы зависит не только от внутренних факторов т. е как работают рабочие  «системы» но и от внешних факторов, ведь Пенсионный Фонд связывает свою роботу и с такими организациями как: почты, кредитные учреждения, налоговая инспекция, органы федерального казначейства, служба судебных приставов, отдел ЗАГС и т. д.

     Наличие большой численности персонала  побуждает руководителя Пенсионного Фонда к большей внимательности к работе ведь от качества работы каждого отдела зависит качество работы всего Пенсионного Фонда. 

     2.3 Разработка рекомендаций  по совершенствованию  Пенсионного Фонда 

     Несмотря  на то, что в Пенсионном Фонде работают высококвалифицированные специалисты, работа четко отлажена, здесь можно встретить много недочетов, которые вроде бы не бросаются в глаза, но от них случаются неприятности на работе.

     Во- первых, хочется сказать о графике  работы, хотя график четко установлен (с 9 до 17), на самом деле он не исполняется. Из-за большого объема работы специалисты могут работать намного дольше (до 21, 22 часов), могут выходить на работу по выходным. За дополнительное время не предоставляют никаких доплат. Я предлагаю ввести оплату часов работы после 17часов.

     Во-вторых, несмотря на то, что работа в ПФ представляет собой «ацкий труд», зарплата очень  маленькая. Я предлагаю увеличить  размер заработной платы.

     В-третьих, из-за того, что работа является тяжелой  – требует большой внимательности, устойчивости, терпения. Я предлагаю вводить оздоровительные комплексы, т. е. за счет организации отправлять работников в курортно-оздоровительные комплексы.

     В-четвертых, так как в основном посетителями пенсионного фонда являются пенсионеры, то ввести наличие на работе медика. Ведь не редко в Пенсионном Фонде случалось, когда пенсионеру становилось плохо, был даже случай смерти. Может быть, и удалось спасти человека окажись бы рядом медик.

     Предложенные  мной нововведения наладили бы не только саму обстановку в Пенсионном Фонде, но и качество работы и отношения работников Пенсионного Фонда. Ведь из-за постоянно нервной, тяжелой работы многие хорошие специалисты увольняются, а новые рабочие не приходят, так как очень маленькая заработная плата.

 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Из  всего выше изложенного мы видим, что учитывать системный подход в управлении очень важно для любой организации.

     У каждой организации своя система. Каждая система имеет свои, присущие ей, особенности, свою реакцию на управление, свои формы возможного отклонения от программы, свою способность реагировать на различного рода воздействия.

     Системный подход предполагает наличие особого единства системы со средой, которая определяется как совокупность внешних элементов, оказывающих влияние на взаимодействие элементов системы.