Системный анализ управленческих решений в организации

          Одна из задач системного анализа заключается в раскрытии содержания проблем, стоящих перед руководителями, принимающими решения, настолько, чтобы им стали очевидны все основные последствия решений и их можно было бы учитывать в своих действиях. Системный анализ помогает ответственному за принятие решения лицу более строго подойти к оценке возможных вариантов действий и выбрать наилучший из них с учетом дополнительных, не формализуемых факторов и моментов, которые могут быть неизвестны специалистам, готовящим решение.

1. Определение системного анализа и области его применения

1.1Понятие «системный анализ»        

 Под анализом понимается  процесс исследования системы  управления, основанный на ее  декомпозиции с последующим определением  статических и динамических характеристик  состоящих элементов, рассматриваемых  во взаимосвязи с другими элементами системы и окружающей средой.

Цели анализа  системы управления:    
 
·        Детальное изучение системы управления для более эффективного использования решения по ее дальнейшему совершенствованию или замене; 
 

 

 

·        Исследование альтернативных вариантов вновь создаваемой системы управления с целью выбора наилучшего варианта. 
 
К задачам системного анализа относят: 
 
 
1.            Обеспечение всесторонней информированности  
 
2.            Общая оценка и классификация материалов 
 
3.            Изучение проблемы и ее уяснение 
 
4.            Обеспечение конкретности и оперативности 
 
5.            Определение альтернативных вариантов решения 
 
6.            Использование метода главного звена 
 
7.            Определение сферы влияния решений 
 
8.            Обеспечение самостоятельности в принятии решения 
 
9.            Выработка предварительного решения 
 
10.        Обсуждение проблем в неофициальной обстановке 
 
11.        Согласование решения 
 
12.        Утверждение решения 
 
13.        Окончательное решение проблемы

      Предмет системного анализа и его место в общей структуре научных знаний определяется, прежде всего, тем, что он воплощает на практике идеологию системного подхода к изучению природных и общественных явлений с целью разрешения возникающих проблем. Это означает, что в основе его категориального аппарата, концепций, методов и приемов лежат идеи системного подхода, конкретизированные применительно к разрешаемой проблеме.

      Объектом системного анализа выступают утилитарные проблемы различного уровня (от государственного до личного), связанные с созданием новых и совершенствованием (модернизацией) существующих организационных, технических, технологических, концептуальных, информационных, экономических, военных и других систем. К числу таких проблем относятся:

 

 

 

 

 

1)   формирование социально-экономического курса государства и определение стратегии развития отраслей промышленно-хозяйственного комплекса страны, города, региона, района;

2)   планирование развития систем вооружения в условиях изменения военно-политической обстановки и обоснование тактико-тактических требований к новым образцам вооружения и военной техники;

3)   обоснование способов комплексного разрешения глобальных и региональных противоречий экономического, политического, экологического и техногенного характера; 

4)   технико-экономическое обоснование и проектирование систем различного функционального назначения;

5)   совершенствование организационно-управленческих структур учреждений, предприятий, фирм и промышленных объединений в условий перехода к новым формам хозяйствования;

6)   выбор стратегии и тактики пиаровских и рекламных кампаний по продвижению кандидатов в различные органы власти, а также товаров и услуг на новые рынки;

7)   разработка бизнес планов и обоснование маркетинговых стратегий предприятий и фирм с учетом конкуренции, нестабильности рынков сбыта продукции, экономических кризисов и финансовых дефолтов.

Основой системного анализа  считают общую теорию систем и  системный подход и системный  анализ, однако, заимствует у них  лишь самые общие исходные представления  и предпосылки. Его методологический статус весьма необычен: с одной стороны, системный анализ располагает детализированными методами и процедурами, почерпнутыми из современной науки и созданными специально для него, что ставит его в ряд с другими прикладными направлениями современной методологии, с другой — в развитии системного анализа отсутствует тенденция к оформлению его в строгую и законченную теорию. В системном анализе тесно переплетены элементы науки и практики. Поэтому далеко не всегда обоснование решений с помощью системного анализа связано с использованием строгих формализованных методов и процедур; допускаются и суждения, основанные на личном опыте и интуиции, необходимо лишь, чтобы это обстоятельство было ясно осознано. Важнейшие принципы системного анализа сводятся к следующему: процесс принятия решений должен начинаться с выявления и четкого формулирования конечных целей; необходимо рассматривать всю проблему как целое, как единую систему и выявлять все последствия и взаимосвязи каждого частного решения; необходимы выявление и анализ возможных альтернативных путей достижения цели; цели отдельных подразделений не должны вступать в конфликт с целями всей программы.

Центральной процедурой в  системном анализе является построение обобщенной модели

 

 

 

(или моделей), отображающей  все факторы и взаимосвязи  реальной ситуации, которые могут  проявиться в процессе осуществления  решения. Полученная модель исследуется  с целью выяснения близости  результата применения того или  иного из альтернативных вариантов  действий к желаемому, сравнительных  затрат ресурсов по каждому  из вариантов, степени чувствительности  модели к различным нежелательным  внешним воздействиям. Системный  анализ опирается на ряд прикладных  математических дисциплин и методов,  широко используемых в современной  деятельности управления: исследование  операций, метод экспертных оценок, метод критического пути, теорию  очередей и т. п. Техническая основа системного анализа — современные вычислительные машины и информационные системы.

Методологические средства, применяемые при решении проблем  с помощью системного анализа, определяются в зависимости от того, преследуется ли единственная цель или некоторая  совокупность целей, принимает ли решение  одно лицо или несколько и т. д. Когда имеется одна достаточно четко выраженная цель, степень достижения которой можно оценить на основе одного критерия, используются методы математического программирования. Если степень достижения цели должна оцениваться на основе нескольких критериев, применяют аппарат теории полезности, с помощью которого проводится упорядочение критериев и определение важности каждого из них. Когда развитие событий определяется взаимодействием нескольких лиц или систем, из которых каждая преследует свои цели и принимает свои решения, используются методы теории игр.

Несмотря на то, что диапазон применяемых в системном анализе  методов моделирования и решения  проблем непрерывно расширяется, системный  анализ по своему характеру не тождествен научному исследованию: он не связан с  задачами получения научного знания в собственном смысле, но представляет собой лишь применение методов науки  к решению практических проблем  управления и преследует цель рационализации процесса принятия решений, не исключая из этого процесса неизбежных в нем субъективных моментов.

1.2 Методы и процедура принятия решения системного анализа

Ценность системного подхода  состоит в том, что рассмотрение категорий системного анализа создает  основу для логического и последовательного  подхода к проблеме принятия решений. Эффективность решения проблем  с помощью системного анализа  определяется структурой решаемых проблем.

Согласно классификации, все проблемы подразделяются на три  класса:

·      хорошо структурированные, или количественно сформулированные проблемы, в которых существенные зависимости выяснены очень хорошо;

 

 

 

 

 

·      неструктурированные, или качественно выраженные проблемы, содержащие лишь описание важнейших ресурсов, признаков и характеристик, количественные зависимости между которыми совершенно неизвестны;

·      слабо структурированные, или смешанные проблемы, которые содержат как качественные элементы, так и малоизвестные, неопределенные стороны, которые имеют тенденцию доминировать.

Методы решения

Для решения хорошо структурированных  количественно выражаемых проблем  используется известная методология  исследования операций, которая состоит  в построении адекватной математической модели (например, задачи линейного, нелинейного, динамического программирования, задачи теории массового обслуживания, теории игр и др.) и применении методов  для отыскания оптимальной стратегии  управления целенаправленными действиями.

Процедура принятия решений.

Для решения слабо структурированных  проблем используется методология  системного анализа, системы поддержки  принятия решений (СППР). Рассмотрим технологию применения системного анализа к  решению сложных задач.

Процедура принятия решений  включает следующие основные этапы:

1.   формулировка проблемной ситуации;

2.   определение целей;

3.   определение критериев достижения целей;

4.   построение моделей для обоснования решений;

5.   поиск оптимального (допустимого) варианта решения;

6.   согласование решения;

7.   подготовка решения к реализации;

8.   утверждение решения;

9.   управление ходом реализации решения;

10. проверка эффективности решения.

 

 

 

2. Этапы принятия решений

     Выработка научного подхода к принятию решения предопределяет необходимым разработать определенный план в виде взаимосвязанных между собой процессов подготовки, обоснования, принятия, ввода  и т.д., решения в действие.  
 
         Обеспечение всесторонней информированности.  Подготовка определенного решения требует обеспечения всесторонней его информированности, обоснованности. Работа предполагает ознакомление и уяснение руководителями характера и последствий примененного ранее решения, являющегося предшествующим данному решению. Ознакомление с действующими инструкциями, получение дополнительной информации от лиц и подразделений компетентных в области данной проблемы. Наряду с этим необходимо учитывать, что принимаемое решение не должно противоречить существующим актам и вышеуказанной директиве. Выполняя эту работу, необходимо исследовать многосторонние зависимости и связи, вызываемые формируемым решением, изучить характер последствий вызываемых решений. При этом руководителю должна быть предоставлена свобода получения сведений по решаемой проблеме от отдела информации ему должна быть представлена возможность получения информации во всех отделах при сборе любых новых данных, которая, по его мнению, необходима для выявления причины существования решаемой проблемы. Руководитель должен быть в курсе последних достижений в свой области, ему следует постоянно работать над повышением своей компетенции по специальности, создавать возможность посещать конференции, семинары, прослушивать специальные лекции и другие занятия. 
 
         При этом важно исходить из того, что в настоящее время больше чем когда бы то ни было, руководителям должны быть присущи чувство нового, умение мыслить экономически грамотно, идти в ногу с научно-техническим прогрессом.  
 
         Работа с информацией сопровождает и пронизывает весь процесс принятия решений и контроля. Необходимой предпосылкой принятия правильного решения является оптимальный объем и качество обработанной информации. Важное значение приобретает также методика анализа информации и синтез, формирующий представления о  возможных решениях. Каждый вариант решения есть не что иное, как комплекс информации о возможностях ответа на какой-либо вопрос, собранный в единственное логическое целое и имеющий определенную целенаправленность. 
 
         Общая оценка и классификация материалов. Приступая к сбору информации необходимой для принятия решения, руководитель сталкивается, как правило, с двумя трудностями – ее избытком или недостатком. При избытке информации сложность заключается в возможности и умении руководителя отыскать те сведения, которые имеют прямое отношение к данному вопросу. При недостатке же информации постоянной

 

 

 

 

является угроза принятия неправильного, недостаточно обоснованного  решения. В связи с этим, руководитель должен выработать четкий подход к  общей оценки материала, определить необходимое число факторов и  их содержание, сроки их сбора и  обработки, эффективность предполагаемых результатов в соотношении с  затратами времени на сбор информации; установить методы и приемы классификации  материала и т.п. То есть сбор, общая  оценка, обоснованность и сравнимость  информации при помощи аналогий, анализа  и синтеза, индукции и дедукции, обобщений  и ее классификация с использованием различных группировок, статистических таблиц, построение графиков, монограмм, использования корреляционного  анализа, математических методов и  ЭВМ должны быть управляемыми. В  целом же необходимо получить все  фактические материалы, дать им общую  оценку, классифицировать, подвергнуть  анализу и обработке. Обстоятельный  анализ призван определить недостатки, установить их причины и создать  предпосылки для принятия решений, установления границ их применимости. При этом необходимо помнить, что  важнейшим условием принятия правильных решений является анализ ситуаций. Интуитивные же решения допустимы  лишь в случае решения текущих  заданий. Не исключена возможность  формирования решения в процессе сбора и обработки фактов. При  этом необходимо вдумчиво относиться к высказываниям людей относительно разных аспектов проблемы, помнить, что  легко можно поверить в то, во что вы хотите субъективно верить.

 
         Изучение проблемы и ее уяснение предполагают  необходимость полной концентрации на ней своего внимания с тем, чтобы выявить ее компетентности и четко сформулировать целевые ее направленности. Необходимо выяснить, что представляет собой данная проблема, определить причины ее возникновения, необходимость изменения «существующего положения», ее цели и возможные последствия, установить положительные и отрицательные последствия, степени риска при принятии решения, его срочности и важности. Выполняя данную работу необходимо составить перечень фактов для уяснения проблемы, проверить их точность; изучить их с учетом прошлого опыта; проконсультироваться относительно их достоверности, определить главные препятствия в решении проблемы и границы полномочий при ее решении. Такая последовательность изучения и уяснения проблемы направлена на то,  чтобы выяснить, нет ли каких-либо скрытых фактов меняющих само существо проблемы.

 
    Обеспечение конкретности и оперативности. Не отложенные вопросы должны решаться своевременно, быстро, без лишнего бумаготворчества, реально, с учетом всех важнейших факторов, твердо, в живой связи с коллективом на основе детального ознакомления с ситуацией и конкретными условиями. Наряду с этим оперативность не должна вести к импровизации, суматохе, произвольной и частой смене решений.