Самоменеджмент руководителя

Основные  цели самоменеджмента:

максимальное  использование менеджером времени  и своих возможностей;

сознательное управление течением жизни;

преодоление внешних обстоятельств как на работе, так и в личной жизни.

Выделение и специальное рассмотрение многими  специалистами в области менеджмента вопросов организации деятельности именно менеджера обусловлено важным значением данной проблемы, а именно следующим:

• организация работы менеджера в значительной мере определяет результативность, эффективность его деятельности;
• работа менеджера оказывает существенное влияние на результативность деятельности подчиненных ему руководителей, специалистов и других работников;
• деятельность менеджера в значительной мере определяет результаты функционирования возлагаемой им организации или подразделения;
• оплата труда менеджера, как правило, существенно превышает оплату труда других работников, что требует эффективного использования данного труда;
• применение самоменеджмента способствует рациональной организации деятельности менеджера.

При ежедневном решении разного рода задач менеджер выполняет различные функции. Этот процесс можно представить как  круг самоменеджмента, наглядно демонстрирующий  связи между отдельными функциями (рис. 8.1).

Во внешнем  круге обозначено пять функций:

1. постановка целей;
2. планирование;
3. определение приоритетов по предстоящим делам;
4. составление распорядка дня и организация трудового процесса;
5. самоконтроль и корректировка целей.

Во внутреннем круге самоменеджмента расположена  объединяющая функция - работа с информацией. Вокруг нее в известной мере "вращаются" остальные функции, так как обмен информацией необходим во всех фазах процесса самоменеджента.

Первая  функция - постановка целей. Каждый управленческий работник должен ставить перед собой цели, что означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель формулирует конечный результат. Она является "подстрекателем" действий, мотивом, определяющим активность. Если поставлена цель, то возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

При этом следует учитывать, что профессиональные цели менеджера должны отвечать следующим  основным требованиям: - реальность;

• гибкость;
• измеримость, ориентированность во времени;
• конкретность;
• совместимость друг с другом;
• приемлемость для соответствующих субъектов.

Следующая функция самоменеджмента - планирование личного времени менеджера. При планировании обеспечивается рациональное использование самого ценного достояния - времени: либо имеющееся время употребить для плодотворной деятельности (максимальный критерий), либо достичь поставленных целей с меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Планирование  означает подготовку к реализации целей  и структурирование(упорядочение) времени.

При увеличении затрат времени на планирование сокращается время, необходимое для исполнения, что в конечном счете приводит к экономии времени в целом. Рекомендуется около 1% планового периода (год, месяц, день) расходовать на планирование.

Следует заметить, что на практике преобладает  недооценка менеджерами значимости планирования своей деятельности и  соответственно недостаточное выделение  ими времени на осуществление планирования личного времени.

В рамках общего планирования планирование времени  ориентируется на соответствующие долгосрочные (стратегические) цели, которые, в свою очередь, подразделяются на оперативные. При установлении времени для достижения профессиональных целей можно получить представление о наиболее предпочтительном его распределении и целесообразной очередности дел.

В деловой  жизни оправдали себя следующие  плановые периоды:

• долгосрочный (3-5 или более лет);
• среднесрочный (1-3 года);
• текущий (1 день-3 месяца - квартальные, месячные, декадные, недельные, дневные планы).

Планирование  времени представляет собой закрытую систему, в которой прослеживается тесная связь между отдельными видами планов. Так, долгосрочные планы конкретизируются в средне- и краткосрочных планах, в планах текущего периода и планах дня.

Все планы  должны составляться в письменном виде, так как планы, которые держат в голове, легко отвергаются, а  письменные планы обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомотивации к работе. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование намеченной программе.

Далее следует реализация менеджером разработанных планов. Рациональная организация труда руководителя в условиях хронического дефицита времени предполагает определение приоритетов в выполнении дел.

В связи  с этим следует заметить, что все  дела, выполняемые менеджером, могут различаться по следующим признакам:

• по значимости;
• по продолжительности выполнения;
• по количеству участвующих в их выполнении;
• по затратам нервно-эмоциональной энергии;
• по характеру и т. д.

Важнейшим для менеджера признаком является важность или значимость для него предстоящих дел, которая значительно  варьирует от одного дела к другому.

Зачастую  руководители пытаются выполнить сразу  слишком большой объем работы либо, наоборот, тратят свое время и силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела. В результате этого к концу напряженного рабочего дня, хотя сделано вроде немало, важные дела остаются либо неоконченными, либо вообще не сдвигаются с места.

Удачливые менеджеры отличаются тем, что, успевая  решать во время рабочего дня множество важных вопросов, в течение определенного времени бывают заняты выполнением одной единственной задачи. Предпосылками для этого служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление соответствующего списка приоритетов и соблюдение его. 

Успешная  деятельность менеджера предполагает выполнение им дел в соответствии с их важностью: сначала - немногие "жизненно важные", потом - многочисленные "второстепенные".

Принятие  менеджером решений о приоритетах - процесс индивидуальный, субъективный. Однако его решения должны основываться на фактических данных.

В зависимости  от срочности и важности различаются:

• срочные - важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому выполнять;
• срочные - менее важные дела. В этом случае существует опасность попасть под "тиранию" спешности и в результате решать только эти задачи, потому что они срочные. Если же они, однако, являются не столь важными, то должны быть делегированы, поскольку для их выполнения не требуется каких-либо особых профессиональных качеств;
• менее срочные - важные дела. Они, как правило, могут подождать. Трудности возникают тогда, когда эти дела превращаются в срочные и должны быть выполнены руководителем в кратчайшие сроки. Поэтому рекомендуется перепроверить степень их важности и попробовать полностью или частично поручить их выполнение сотрудникам;
• менее срочные - менее важные дела. Как правило, необязательно сразу приниматься за эти дела или поручать их подчиненным. Некоторые из этих дел следует отправить в архив или в корзину.

Таким образом, для того чтобы значительно  повысить производительность и результативность управленческой работы, менеджер должен мотивировать труд своих подчиненных, вовлекать их в сферу своей ответственности, поручая им не только менее важные (рутинные) дела.

Следует также учитывать работоспособность  менеджера. Работоспособность - это  состояние физиологических и психологических функций индивида, характеризующее его способность выполнять определенную деятельность с заданной эффективностью, требуемым качеством и в течение требуемого времени.

Работоспособность каждого менеджера в современных  условиях находится в зависимости от целого ряда объективных и субъективных факторов и подвержена определенным колебаниям.

Рекомендуется также в соответствии с колебаниями  работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной.

Важным  фактором успеха являются методы работы, которые определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы, надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, стремиться преодолеть собственные недостатки.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является сосредоточение внимания на самом важном и существенном. Работу можно значительно улучшить, если все свои задачи сначала ставить под вопросы, которые помогут избежать ненужных дел в течение рабочего дня.

Последней функцией самоменеджмента является контроль за результатами, или самоконтроль, благодаря которому определяется, были ли выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы.

Контроль  выполняет три задачи:

1. осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?
2. сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель?
3. корректировку установленных отклонений.

Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Он подразделяется на контроль процесса и осуществляемой деятельности и контроль результатов (целевой контроль).

Для осуществления  контроля рекомендуется регулярно  проверять свои планы и организацию  труда, постоянно задавать себе следующие  вопросы:

Действительно ли я решаю необходимые задачи?

Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?

Справляюсь  ли я с запланированными задачами в установленное время?

Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?

Объединяю ли я в единый блок небольшие дела?

Веду  ли я борьбу с "помехами" и "поглотителями  времени"?

Исходным  пунктом самоорганизации деятельности менеджера является намерение достичь поставленных целей.

Контроль  результатов труда с точки  зрения достижения цели должен производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов - на промежуточных стадиях (промежуточный контроль).

Необходимо  осуществлять регулярный контроль своих  годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на вопросы:

• Какие результаты были достигнуты?
• Что осталось несделанным и почему?
• Где было потеряно время?
• Какие можно сделать выводы для планирования следующего периода?

Таким образом, рационализация личной работы менеджера позволяет повысить эффективность  его деятельности, создает предпосылки  для успешного руководства коллективом.