Роль коммуникаций в управлении неформальной группой

Кроме всего перечисленного, следует различать еще виды коммуникаций:

• Формальный коммуникации, осуществляемые между элементами формальной структуры организации: межуровневые коммуникации (нисходящие и восходящие), горизонтальные коммуникации (между подразделениями одного уровня в иерархии организации), коммуникации «руководитель-подчиненный», «руководитель - рабочая группа». Обычно средством осуществления формальных коммуникаций является письменная и устная речь.

• Неформальные коммуникации (связанные с неформальными группами и неслужебными вопросами, а также распространение слухов о служебных вопросах).

При осуществлении коммуникаций следует принимать во внимание наличие «барьеров непонимания» (семантического, стилистического, логического, фонетического, барьера авторитета и др.) и овладевать методами их преодоления.

Формальные коммуникации протекают в формальных группах – подразделениях людей, созданных по инициативе администрации. Руководители этих подразделений и члены формальных групп назначаются администрацией.

Неформальные коммуникации протекают в неформальные группы – это группы людей, не связанных должностной иерархией и объединенных на основе дружеских отношений, общности интересов и т.п.

Во многих случаях информация, передаваемая по неофициальной системе коммуникаций, оказывается более точной и эффективной, чем официальная система. Система неофициальных сообщений (виноградная лоза) является основной неофициальной коммуникационной системой, которая оплетает всю организацию и оплетает нисходящие, восходящие и горизонтальные официальные каналы.

Система неофициальных сообщений, обладая гибкостью и затрагивая личности, распространяет информацию гораздо быстрее, чем самая эффективная управленческая коммуникационная система.

Таким образом, во-первых, это наиболее скорая форма коммуникации. Во - вторых, все виды информации передаются при помощи этой системы. В-третьих, поток информации не следует по установленному образцу. Но очень часто эта система пользуется дурной славой из-за того, что она искажает информацию. Так как эта система является неофициальной, то для нее не существует официальных сфер (линий) полномочий (ответственности) и подотчетности. Поэтому, каждый человек, участвующий в этой системе, может изменять передаваемые блоки информации по своему усмотрению.

Слух является неформальным и неконтролируемым средством коммуникации. Он несет информацию более волнующую, чем просто факты или правда, так как возникает в том случае, когда отсутствует четкая и правдивая информация. Слово путешествует дальше той группы, в которой рождается, и чем дальше движется, тем больше искажается. Задача специалистов – реагировать на слух сразу.

Как правило, лиц, пристрастных к такого рода информации, особенно привлекают данные о заработной плате, подробности продвижения по службе, данные, касающиеся личных сторон жизни таких, как семейные отношения и т.п. В силу своих качеств эта система неофициальных сообщений может искажать любые передаваемые блоки информации. Но это не значит, что необходимо бороться с неформальными группами и неофициальной информацией, ведь формальные и неформальные группы тесно взаимодействуют, и необходимо приобретать навыки управления ими с тем, чтобы направлять усилия на достижения целей организации. В идеале следовало бы приближать формальную информационную сеть организации к неформальной структуре, чтобы облегчить персоналу общение, ведь всякое затруднение прохождения информации по отделам ослабляет производственный потенциал организации.

Результатом неформальных коммуникаций являются помехи «организационных коммуникаций».

1. Искажение сообщений.

Когда информация движется внутри фирмы вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных коммуникациях. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщения могут возникать также вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Поскольку именно управляющие определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений. Такой отбор может стать причиной непопадания важной информации в другой сектор организации или поступления информации туда с существенным искажением содержания. Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это может привести к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет сообщать начальнику плохие новости. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации может быть повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных[7].

2. Информационные перегрузки.

Преграды на путях обмена информацией могут быть следствием перегрузки канала коммуникаций. Руководитель организации, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной, то же относится и к обмену информацией. Одним из обычных способов разрешения проблемы информационной перегрузки является развитие и поддержание различных специализированных каналов передачи информации. Предприятия постоянно это осуществляют через организационную структуру, децентрализацию полномочий, группировку деятельности по ее видам и организацию информационных систем, спроектированных для обслуживания отдельных направлений деятельности, таких, как сбыт, финансы, закупки и общественные отношения. К сожалению понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации.

Для того чтобы избежать возникновения подобных проблем менеджер либо руководитель организации должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации. Следующие принципы являются полезными для организации эффективной коммуникации в организации, так как они концентрируют внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ неформальной организации[7].

Принцип ясности - хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

Принцип целостности - управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями. Принцип целостности состоит в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

Принцип стратегического использования информационной организации - характер этого ключевого принципа заключается в следующем: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Значение коммуникации в бизнесе на современном этапе развития постоянно возрастает. Это связано с тем, что предприятиям, организациям, их руководителю и сотрудникам необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации – эта сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов.

Коммуникация – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

Неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, необходимо научиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами.

Среди функций коммуникаций можно выделить информативную, интерактивную (воздействие), перцептивную (восприятие) и экспрессивную (связана с чувствами).

Неформальные группы создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями, а членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями привычками и т.п. Они представляют собой спонтанно сложившуюся систему социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или менее длительного межличностного общения.

Неформальные группы несут в себе как отрицательное, так и положительное влияние на деятельность формальной организации. К отрицательным сторонам относятся: распространение ложных слухов, преданность людей группе, тенденция к сопротивлению всяким переменам и тенденция к сохранению укоренившихся стереотипов задерживают необходимую модернизацию производства и др.

Положительные стороны деятельности неформальной организации - преданность группе может перейти в преданность организации, цели группы могут совпадать с целями формальной организации, а нормы эффективности неформальной организации могут превышать нормы формальной организации, неформальные каналы связи могут помогать формальной организации, дополняя формальную систему коммуникаций т.д.

На основе вышеизложенного материала можно также отметить, что при формировании коммуникационного процесса между руководителем или менеджером и неформальной группой в организации возникают следующие проблемы: плохо сформулированные сообщения, ошибочный перевод, потери в процессе передачи или хранения, невнимательность, неразъясненные предположения, недостаточный период приспособления, недоверие к автору сообщения, страх, отсутствие передачи.

Кроме этих преград существуют помехи так называемых «организационных коммуникаций»:

- искажение сообщений,

- информационные перегрузки.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.        Барков, С.А. Теория организации / С.А.Барков. – М.: КДУ, 2009. – 296 с. – (Социологический факультет МГУ)

2.        Басовский, Л.Е.   Менеджмент [Текст]: учеб. пособие / Л. Е. Басовский. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 215 с. - (Высшее образование).

3.        Веснин, В.Р. Менеджмент: учебник / В.Р.Веснин. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Проспект, 2008. – 512 с.

4.        Герчикова, И.Н.   Менеджмент [Текст]: учебник / И. Н. Герчикова. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2010. - 512 с.

5.        Глухов, В.В.   Менеджмент [Текст]: учебник / В. В. Глухов. - 3-е изд. - СПб.: Питер, 2008. - 608 с.: ил. - (Учебник для вузов).

6.        Дафт, Р. Менеджмент: учебник / Р.Дафт. – 8-е изд. – СПб.: Питер, 2009. – 800 с. – (Классика МВА)

7.        Зельдович, Б.З.   Менеджмент [Текст]: учебник / Б. З. Зельдович. - М: Изд-во «Экзамен», 2007. - 591с.

8.        Коротков, Э.М. Менеджмент / Э.М.Коротков. – М.: Юрайт, 2010. – 640 с. – (Университеты России)

9.        Кошелев, А.Н. Теория организации: краткий курс: учеб. пособие / А.Н.Кошелев. – М.: Окей-книга, 2009. – 192 с. – (Серия Скорая помощь студенту)

10.    Латфуллин, Г.Р.   Теория организации: учеб. для вузов / Г.Р. Латфуллин, А.В. Райченко. – 2-е изд., перераб. и доп.- СПб.: Питер, 2008. - 464 с.: ил. - (Учебник для вузов).

11.    Лукичева Л.И.   Управление организацией: учеб. пособие / Л.И. Лукичева; под ред. Ю.П. Анискина. - 3-е изд., стер. - М.: Омега-Л, 2006. - 355 с. - (Высшая школа менеджмента).

12.    Лукичева, Л.И. Менеджмент организации: теория и практика: учебник / Л.И.Лукичева, Е.В.Егорычева. – М.: Омега-Л, 2010. – 496 с. – (Бакалавр-магистр)

13.    Менеджмент [Текст]: учебник / под ред. В.И. Королева. - М.: Экономистъ, 2006. - 431 с. - (Homo faber).

14.    Тележников, В.И. Менеджмент / В.И.Тележников. – М.: БГЭУ, 2008. – 512 с.

15.    Теория организации: конспект лекций. – Ростов-н/Д: Феникс, 2010. – 256 с. – (Серия Зачет и экзамен)

3