Расчетно-графическая работа ООО «Транс-Строй»

Расчётно-графическая  работа

1. Общая характеристика предприятия.

ООО «Транс-Строй»

Вид деятельности – производство

Организационно  правовая форма бизнеса – Общество с ограниченной ответственностью

Количество работников – 12

Номенклатура  производимой продукции – песчано-гравийная смесь 

2. Организационная структура управления предприятием

 

Блок-схема организационной  структуры управления ООО «Транс-Строй» 
 

 

     Тип структуры управления предприятием определяется как дивизиональная  или филиальная структура. Дивизионы (филиалы) выделяются по географическому принципу.

      Всего в структуре предприятия выделяется 4 менеджера: генеральный директор, директор филиала в п. Батагай-алыта, заместитель генерального директора по снабжению и административно-хозяйственным вопросам и менеджер по снабжению

      Для совершенствования организационной  структуры управления ООО «Транс-Строй» необходимо ввести должность директора филиала 2 в Республике Алтай, присутствие которого обязательно для налаживания оперативного взаимодействия, как с головным офисом, так и с местными административно-контролирующими структурами (Управление по недропользованию, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, администрация района и т. д.). 
 
 
 

Должностная инструкция менеджера по закупкам ООО «Транс-Строй» Иванова Н. А.                                                                                                                        
 

 УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

                ООО  «Транс-Строй»                             Белорус В. Г.                        
 

     М. П.                                     " 21 " января 2011г.        

Должностная инструкция менеджера закупкам ООО «Транс-Строй» 

"21" января 2011г.        N13     

 Настоящая должностная  инструкция  разработана   и   утверждена   на основании Устава ООО «Транс-Строй», в соответствии с положениями Трудового  кодекса  РФ  и  иных  нормативных актов Российской Федерации.     

1. Общие положения

1.1. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.

1.2. Менеджер  по закупкам назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению заместителя генерального директора по снабжению. 
1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно заместителю генерального директора по снабжению. 

1.4. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее года

1.5. Менеджер по закупкам должен знать:

 - основы гражданского и коммерческого права;

-типовые формы договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению соответствующей документации;

- ассортимент,  классификацию, характеристику и  назначение товаров своих групп;

 - методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;

 - принципы организации закупок;

 - действующие формы учета и отчетности.

 1.7. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:

 - законодательными актами РФ;

-Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

 - приказами и распоряжениями руководства;

 - настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные  обязанности: 
2.1. Обеспечивает наличие товара по своим товарным группам в оптимальном количестве и ассортименте. 
2.2. Ведет поиск поставщиков, изучает новые предложения от поставщиков, готовит для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков. 
2.3. Проводит переговоры с поставщиками и согласовывает условия поставки с непосредственным руководителем. 
2.4. Составляет заказы поставщикам. 
2.5. Отслеживает выполнение заказа. 
2.6. Контролирует исполнение обязательств перед поставщиками. 
2.7. Обеспечивает документальное оформление сделок. 
2.8. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании. 
2.9. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам имеет право: 
3.1. Действовать в пределах своей компетенции от имени компании и представлять ее в других учреждениях и организациях. 
3.2. Получать необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей информацию о деятельности компании от всех подразделений напрямую или через своего непосредственного руководителя. 
3.3. Распоряжение выделенными ресурсами в пределах своей компетенции. 
3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы. 
3.5. Сообщать своему непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению. 
3.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

4. Ответственность менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам несет ответственность: 
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности. 

Генеральный директор                                                                                  Белорус В. Г.                                      

ООО «Транс-Строй»                                                                                      "20 " января 2011 г. 

С настоящей  должностной инструкцией ознакомлен:      Иванов Н. А.                                                

_________________________                                                       

(подпись)                                                

"  " _____________ 20__г. 
 

3.Управленческие  решения заместителя генерального директора по снабжению и административно-хозяйственным вопросам

1. Планирование:

- цель: разработка плана проведения мероприятий по подготовке к производственному сезону 2012 года:

-задачи:

а. кадровая работа (составление списков рабочих и ИТР (как работающих по контракту, так и специалистов из головного офиса приезжающих на время добычного сезона), подлежащих  прохождению медицинского осмотра), заключение договора с местным ЛУ для осуществления осмотра, согласование финансирования с головным офисом.

б. закупка продуктов питания, запчастей к тяжёлой технике, ГСМ и спецтары для хранения топлива.

-стратегия:

разработка  функциональной пошаговой программы  действия пригодной к многоразовому  применению практически без вмешательства  вышестоящего руководства

- тактика:

а. анализ претензий контролирующих органов, истёкших сроков разрешений, проектов и договоров аренды лесных участков,

б. оптимизация  процесса закупок, поставок и документооборота

- внешние  условия

анализ  изменений внесённых в новую редакцию Лесного кодекса и Закона о недрах, изменение условий подачи заявки на принятие участия в аукционах на участки недр

2. Организация работы подчинённых:

- необходимо  решить вопрос кадровой комплектации  Филиала организации в п. Турочак.  Абсолютно недопустимо, что бы административно-хозяйственные вопросы поручались некомпетентным, случайным людям

- так  как ООО «Транс-Строй» - добычная организация, необходимо рассмотреть вопрос об объединении службы главного инженера и главного геолога в один производственно-технический отдел

- вопросы,  полностью связанные с закупкой  и доставкой продуктов питания  и предметов первой необходимости  делегировать менеджеру по закупкам

- обязать  менеджера по закупкам координировать  процедуры закупки и поставки  с директорами филиалов.

3. Текущее руководство деятельностью подчинённых:

- результаты решений измеряются количественно и качественно:  

отчёт о получение согласованного с филиалами и головным офисом с предоставлением списка работников для прохождения медосмотра и предоставлением проекта договора на покупку ГСМ, получение информации о нахождении новых поставщиков продуктов питания для Филиала 2 по более оптимальным ценам и качеству.

- проверка выполнения  решений осуществляется  следующим образом:  

контроль  за своевременным получением контролирующими и надзирающими организациями отчётов, писем и прочих документов осуществляется в получении копии сопроводительного письма ООО «Транс-Строй» с входящим штампом организации. Например: по е-mail отправлен отсканированный отчёт по форме 2, 7-гр с сопроводительным письмом предприятия. Секретарь должен получит копию сопроводительного письма с входящим штампом Управления по недропользованию 

-оценка  деятельности филиалов  осуществляется по  следующим направлениям:

а. отсутствие жалоб, претензий и предписаний об устранении нарушений на период добычного сезона

б. своевременная  подготовка парка машин для проведения работ на участках

в. отсутствие происшествий, связанных с нарушением трудовой дисциплины и техники безопасности 

- оценка результатов деятельности даётся непосредственно после получения устного или письменного отчёта  

5 Мотивация труда подчинённых:

- потребности подчинённых:

Быстрая, дешёвая желательно визуальная связь  с отдалёнными регионами (Алтай, Якутия, Магадан, Новосибирск и т. д.)

-степень  удовлетворения потребностей  подчинённых

Организация подключения офиса к высокоскоростному  безлимитному интернету и налаживание  голосовой связи для общения  с филиалами и поставщиками через  систему Scype.

- стимуляция эффективного труда:

Введение  в культуру общения с подчинёнными принципа «один раз отругал  - найди за что семь раз похвалить» 

Представление на премирование в размере 15 % от оклада по итогам года.  

4. Анализ конфликтной  ситуации в фирме.

Зафиксирована острая конфликтная ситуация между заместителем генерального директора по снабжению и директором филиала 1 в п. Батагай-Алыта.  Основанием для конфликта послужила несвоевременная и некомплектная поставка запчастей для экскаватора ЭО-170 на добычной участок, что повлекло за собой остановку работы карьера на 2 суток.