Проведение собраний и совещаний

В деловом совещании  могут участвовать 7--9, максимум 12 человек, большее количество участников уже  может снижать эффективность  работы. Тема обсуждения должна быть заранее  определена, чтобы участники могли  профессионально подготовиться, продумать  свои предложения, даже подготовить соответствующие доклады. Имеет значение пространственное расположение участников в форме «круглого стола» для активизации взаимодействия., Ведущий совещания вначале должен высказать надежду, что совещание будет носить деловой и конструктивный характер, в течение совещания следить за регламентом, «удерживая» выступающих в рамках обсуждаемой темы, вовлекая «малоактивных», останавливая «словоохотливых», определяя порядок предоставления слова, задавая необходимые вопросы, осуществляя перефразирование и подведение промежуточных итогов, давая заключительный комментарий проведенного совещания. 

Следует помнить, что деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций, а не личностных особенностей того, кто ее высказал, причем рекомендуется соблюдать правило: отметить вначале совпадение позиций, а затем обсудить различие разных позиций и подходов к решению проблемы, убедительно аргументируя достоинства и недостатки каждой альтернативы. В случае если вы попали под огонь критики, полезно перевести атаку на себя в атаку на проблему: «Я рад, что вас волнует тот же вопрос, и вы пытаетесь найти наилучшее решение...». Главное - не победить в споре, а продвинуться в решении проблемы. Важно отнестись к своей позиции не как единственно возможной и единственно верной, а суметь понять и даже принять иное мнение, быть проницаемым для иного мнения. В целях снятия пассивности участников могут применяться: 1) высказывания по кругу или 2) метод «мозгового штурма». При конфликте мнений могут быть две формы: конкурентно-соревновательная и кооперативно-сотрудничающая. В целях ослабления враждебности при конкуренции мнений могут создаваться согласительные комиссии или группы, включающие участников с противоположными взглядами, которые должны определить пункты, в которых их мнения сходятся, найти пункты в чужой позиции, которые нравятся или могут быть полезными для оптимального решения проблемы.

Различные формы  поведения участников на собрании: 

а) конструктивная роль: проявление инициативы, (повторное) изложение проблемы, внесение предложений, запросы об информации, мнениях, мыслях, сообщение информации, мнений, идей, выявление связей между имеющимися данными, оценка проблемы;

б) способствование  ходу собрания: поддержка, стимулирование выступающих, «расчистка пути», формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил, организация группового процесса и формирование общественного сознания, посредничество, поиск компромиссов, снятие напряженности;

в) отрицательная  роль: агрессивное поведение блокирование принятия решения, «самолюбование», соперничество, поиск сочувствия. 

1.1 Проведение  собраний и совещаний 

Собрания и  совещания, представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Они различаются:  

1) кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты,  ответственные или заинтересованные  лица, а на собраниях - весь  персонал) ;  

2) характером  обсуждаемых проблем (на совещаниях  рассматриваются текущие конкретные  вопросы, а на собраниях - более общие, накопившиеся за определенный период времени);  

3) целью (совещания  имеют оперативный характер и  призваны вносить коррективы  в совершенствование текущей  деятельности; на собраниях, прежде  всего, подводятся итоги и определяются  планы на будущее).  

По целям выделяются следующие типы совещаний; ознакомительное (выдача заданий, повышение квалификации); информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения); разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-то); проблемное (коллективный поиск решения вопроса); инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и объяснения способа действий); оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и определение узких мест); координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).  

Кроме того, по частоте  проведения выделяют разовые, постоянно  действующие и периодические  совещания; состав участников совещаний  может быть постоянным, переменным или смешанным; решаемые вопросы - случайными или регулярно повторяющимися; их число - ограниченным или неограниченным. По методам ведения различают авторитарное, демократическое, либеральное совещание; по формам подведения итогов - связанное или несвязанное с принятием документа.  

Как считают  специалисты, эффективность собраний и совещаний невелика, поскольку они требуют значительных затрат времени и средств, отвлекают от текущих дел множество специалистов, но не всегда сопряжены с конкретной отдачей. Так, 30-40% совещаний не обусловлены производственной необходимостью, или на них рассматриваются вопросы не требующие коллегиального решения. Иногда же они вообще созываются из-за перестраховки. Поэтому бытует в немалой степени оправданное мнение, что лучшим из них являются те, которые не надо проводить. Тем не менее, они необходимы, если нужно:  

1. сделать важное сообщение, которое может породить вопросы, требующие обсуждения;

2. добиться согласованного  решения принципиальной проблемы: получить одобрение тех или  иных действий:

3. проинструктировать  группу людей по методам и  процедуре выполнения предстоящей работы:

4. публично разоблачить  или опровергнуть какую-то ложную  информацию или слух.

Но и в этих случаях по возможности лучше  обмениваться мнениями заочно, например, по телефону, или принять единоличное  решение. В начале совещания необходимо ознакомить собравшихся с его целями, предметом, основными вопросами, предложить порядок проведения, оговорить условия работы. Собрание или совещание назначаются в срок, удобный для большинства участников, как правило, во второй половине дня, что обусловлено чисто практическим подходом: с утра люди обычно занимаются важными и срочными делами, в основном заканчивая их к обеду, а после завершения мероприятия они из-за возбуждения вряд ли смогут продолжать нормальную работу, и их лучше отпустить домой. С утра проводятся лишь оперативки.

При проведении собраний и совещаний необходимо строго придерживаться регламента, который  должен быть известен заранее, и сообщать об имеющемся резерве времени. Мероприятие  должно начинаться точно в назначенный  срок, без ожидания опаздывающих, и, если не случается непредвиденных событий, закончится в предусмотренное время.

На практике лучше решить за одно совещание больше вопросов, так как в совокупности на это уйдет меньше времени, обеспечивается четкий ритм работы, люди меньше отвлекаются от темы.

Успех таких  мероприятий во многом зависит от их руководителя. На собрании коллектива он не обязательно должен быть представителем администрации, но должен пользоваться уважением и авторитетом у  собравшихся и лично знать  многих со всеми их достоинствами и недостатками.

Первой обязанностью руководителя является психологическая  разгрузка участников, включение  их в активную работу. Это достигается  созданием доброжелательной обстановки, установлением неформальных отношений, что позволяет наладить свободный обмен информацией, максимально использовать опыт, знания и компетентность людей.

Комфортная обстановка во многом обеспечивается тем, что желающим дают возможность свободно высказывать  свое мнение, комментировать различные  точки зрения и идеи, спокойно обдумывать ситуацию, готовится к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, менять свою точку зрения с появлением принципиально новой информации.

Другой обязанностью руководителя собрания или совещания  является решение организационных проблем: следование регламенту, обеспечение порядка и дисциплины (не следует допускать хождения, разговоров), ведение протокола.  

Наконец, третья обязанность состоит в управлении процессом обсуждения проблемы и  активизации аудитории. Для этого  руководитель слушает выступающих, наблюдает за ними, гасит конфликты, напоминает о регламенте, пресекает критиканство, монополизацию права на истину, пустопорожние дебаты, ведет борьбу с единомыслием. Здесь главная задача председателя - поддерживать рабочий настрой и равновесие, резюмировать выступления, занимая нейтральную позицию.

Специалисты выделяют следующие наиболее часто встречающиеся  типы участников собраний и совещаний, которым руководитель должен уделять  внимание.  

Вздорный. Он нетерпелив, несдержан, возбужденно требует признания своей позиции, поэтому его приходится все время останавливать и требовать хладнокровия и обоснования спорных моментов, если они известны до начала беседы. Таких людей безопаснее делать своими союзниками, для чего следует побеседовать с глазу на глаз в перерыве, чтобы узнать истинную причину негативной позиции и предложить участвовать в выработке решения. Опровергать их с помощью других, а в экстремальных случаях надо временно прервать заседание или предложить такому выступающему расположиться в углу помещения или глубоком кресле, что психологически расслабляет.  

Позитивист. Добродушен, активно участвует в дискуссии  и в совместном подведении ее итогов, оказывает поддержку в трудных  и спорных вопросах. На заседании  его можно посадить на любое свободное место.  

Всезнайка. Думает, что лучше других осведомлен обо  всем, поэтому встревает в обсуждение любой проблемы.

Предпочтительно посадить его рядом с председателем  и все время напоминать о желании  других высказаться (которые могут  его опровергнуть), но дать возможность сформулировать промежуточные заключения.  

Болтун. Много  говорит без необходимости, не обращая  внимания на время. Также рекомендуется  расположить рядом с председателем  или авторитетной личностью, чтобы  его могли тактично останавливать и при “уходе в сторону” требовать конкретности.  

Трус. Не уверен в себе, молчит, боясь ошибиться, поэтому ему нужно деликатно  задавать легкие вопросы, ободрять, помогать формулировать мысли, благодарить.  

Незаинтересованный. Всегда неприступен, нужно любым способом выяснить причины такого поведения, задавая вопросы информационного характера, заинтересовать в работе, стимулировать активность.  

Важная птица. Следует заставить его быть наравне  со всеми, используя метод “да, но…”, состоящий в формальном признании и одновременном фактическом опровержении его слов.  

Почемучка. Нужно  просить его высказать собственное  мнение по всем задаваемым им вопросам или переадресовывать их собравшимся.  

Стержнем собрания или совещания является основное выступление (доклад). Оно должно быть полезным для слушателей, заинтересовать их, приковать внимание, соответствовать интересам аудитории. При подготовке выступления необходимо поставить перед собой следующие вопросы: каковы причины выступления, его цели, каков круг слушателей и как сформулировать свои мысли, ибо всегда нужно учитывать уровень аудитории и ее готовность к восприятию материала.

В ходе выступления  нельзя ограничиваться абстрактной  логикой и общими вопросами; следует  познакомить аудиторию со всеми “за” и “против”, имеющимися научными данными, фактами, опытом, мнениями авторитетов, дать прогноз ситуации, гиперболизируя ее с целью заострить внимание на предмете выступления, но не навязывать собственные мысли, не быть категоричным, не демонстрировать своего превосходства; в заключение необходимо предложить вариант решения.  

Выступлению должна быть присуща яркость и наглядность; четкость и ясность формулировок; направленность на главное; ритмичность  и постоянное повторение в разной форме основных положений; присутствие элемента внезапности (неизвестная информация, оригинальные формулировки); различная насыщенность отдельных частей.

Чтобы материал лучше усваивался, говорить нужно  на привычном аудитории языке, приводить  сравнения со знакомыми вещами, подавать информацию не сплошным потоком, а смысловыми блоками, поскольку восприятие ограничено. Потому речь должна состоять из коротких фраз (семь плюс - минус два слова), а в выступлении содержаться не более 10 серьезных мыслей, сопровождаемых 3 - 4 аргументами каждая. При этом необходимо учитывать, что лучше запоминаются первые и последние высказывания, слишком быстрая или слишком медленная речь утомляет и отвлекает, а монотонная усыпляет.

Во время выступления  нужно демонстрировать убежденность, смотреть на слушателей, избегать смотреть в одну точку, говорить после установления тишины, наблюдать за реакцией аудитории, при поддержке аудитории развивать понравившуюся ей тему, не вступать в дискуссию во время выступления, не обращать внимания на провокационные выкрики, поблагодарить присутствующих за внимание.