Особливості організації праці менеджера

Одеський інститут

Міжрегіональна Академія Управління Персоналом 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат на тему:

«Особливості організації праці менеджера»

 

 

 

 

 

Виконала:

Студентка III курсу  Б1МГТ

Коцупей В.В.

Перевірила:

Кузьміна Л.Л.

 

 

 

 

Одеса 2012

ЗМІСТ

 
1. Планування особистої роботи менеджера

  
2. Організація робочого місця менеджера

 
3. Встановлення оптимального режиму роботи менеджера

 
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Планування особистої  роботи менеджера.

Важливою умовою раціонального  використання робочого часу менеджера  є планування особистої роботи. У  особистому плані роботи менеджер визначає:

• завдання, що стоять перед організацією;
• питання, які потребують вирішення;
• посадові особи, які готують необхідні інформаційні матеріали;
• строки виконання визначених питань.

Окремо формулюється зміст  завдань, які буде вирішувати менеджер особисто, порядок виконання, координація  зусиль і система контролю.

Складання такого плану не викликає труднощів. Головне полягає у правильному виборі форми своєї участі у рішенні завдань, організації взаємодії окремих виконавців і взаємозв´язків з іншими організаціями зовнішнього середовища.

План повинен чітко  визначати час роботи з документами, приймання відвідувачів, перебування  у структурних підрозділах, участь у зборах акціонерів і трудового  колективу, проведення нарад з підлеглими та ін. Розробка такого плану створює  нормальний ритм роботи апарата управління, забезпечує черговість виконання завдань, дає можливість виділити час для творчої роботи, інноваційної діяльності, підвищення своєї кваліфікації. Тут менеджер компетентно і завчасно може займатись постановкою і рішенням стратегічних питань, продуктивно працювати.

Якщо у менеджера немає  особистого плану роботи, то в колективі організації створюються нервові обставини, що призводять до неякісних рішень завдань, підвищують психологічне напруження і знижують результативність управлінської праці.

Особистий план роботи менеджера  складається на різні строки:

• довгостроковий — рік, квартал;
• середньостроковий — місяць;
• короткостроковий — тиждень, день.

У плані точно визначається строк виконання роботи і час, необхідний для цього. Роботи, що виконує  менеджер, особисто

поділяються на періодичні, що повторюються і раптово виникають.

Періодичні роботи повторюються щоденно, щотижнево, щомісячно у  визначеному ритмі. Це такі види робіт:

• робота з документами;
• наради;
• приймання спеціалістів і працівників організації;
• приймання відвідувачів;
• робота у підрозділах.

Час виконання періодичних  робіт повинен визначатись точно.

Роботи, що повторюються —  це службові відрядження, навчання, наради і відвідування інших організацій. Витрати часу .на їх виконання також плануються точно.

Роботи, що виникають раптово, у плані передбачити неможливо. Для цього необхідно проектувати у плані резерв часу на їх виконання, а якщо його буде недостатньо, то треба зменшити витрати часу на заплановані роботи, перенести на інший час, або доручити їх виконання відповідальному працівникові апарату управління.

Планування особистої  роботи треба розглядати не тільки як складання порядку роботи. Тут  важливим є визначення часу їх провадження, строків їх початку і закінчення. При цьому треба враховувати  всі майбутні види робіт, порівнювати  необхідний для роботи час з плановим фондом часу в загальному бюджеті  робочого часу.

Після складання плану  треба проявити уміння і наполегливість у його виконанні, забезпечити необхідний контроль за виконанням планів іншими управлінськими ланками.

Контроль виконання плану  особистої роботи і завдань виконавцями повинен бути регулярним і послідовним. Це дисциплінує самого менеджера і його підлеглих, сприяє ефективному використанню робочого часу, підвищенню якості управління організацією.

Оперативне планування особистої  роботи менеджера здійснюється щотижня. Це план "на сьогодні", "назавтра". Такий план містить "тематичний" перелік справ, які треба вирішувати оперативно у визначений строк.

Для полегшення оперативного планування менеджер розробляє графік робот. У ньому встановлюється чіткий розпорядок робочого часу (дня, тижня).

Робочі плани і графіки  менеджера повинні бути скоординованими з планами і графіками вищого керівництва і, в свою чергу, бути базою для розробки планів нижчого рівня управління або особистих планів підлеглих.

 

 

 

2. Організація  робочого місця менеджера.

Праця менеджера - це не лише суто розумова діяльність. У процесі виконання  своєї роботи керівник працює на комп'ютері, користується телефоном, факсом, модемом, технікою для множення документів. Його праця — це безліч різних рухів, простих та складних, таких, які виконуються  лише один раз, та таких, які повторюються багато разів, які потребують уваги  або виконуються автоматично.

Робоче місце керівника складається  з трьох  функціональних зон:

• робочої зони;

• зони нарад;

• зони відпочинку.

Відповідно для цього є доцільним  зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця.

При плануванні робочої зони менеджера  можна використати такі рекомендації:

• письмовий стіл розташовувати перпендикулярно до вікна;

• вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера;

• бажано, щоб вікно було зліва;

• письмовий стіл і крісла повинні  бути віддалені від джерела тепла;

• меблі, як правило, за спиною керівника  не розміщують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.;

• якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не менше 100-120 см;

• робоче крісло, письмовий стіл і стіл-приставку слід розмістити так, щоб не встаючи можна було дістати якомога більше предметів.  

 

Розміщення предметів і засобів  праці на письмовому столі:

• не тримати на столі нічого зайвого, а тільки все необхідне;

• все, що беруть правою рукою, розміщують справа, інше зліва;

• кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщення повинно  бути постійним;

• документи, які використовуються у поточній роботі, необхідно розміщувати  так, щоб забезпечити швидкий  їх огляд і пошук;

• комп’ютер можна розміщувати  як праворуч, так і ліворуч, а клавіатуру – праворуч або в центрі;

• засоби зв’язку (телефони, викличні і переговорні пристрої) розташовують зліва від керівника;

• канцелярські прилади слід зберігати  в спеціальних лотках з розділювачами.  

 

У кабінеті менеджера може бути кілька столів. Письмовий стіл – основний елемент робочого місця.. Використовується двотумбовий стіл. Оптимальна висота робочої поверхні залежить від росту  людини і становить: при рості  до 160 см – 70 см., від 161 до 170 см – 72 см, від 171 до 180 см – 75 см, більш ніж 180 см – 78 см. 

 

 

3. Встановлення  оптимального режиму роботи менеджера.

Використання робочого часу менеджера пов´язано з встановленим режимом роботи. Невпорядкованість режиму праці призводить до довготривалого робочого дня менеджера, який іноді триває до 10-15 годин. Недопустимість такого положення визначає наука управління, яка встановлює взаємозв´язок між тривалістю робочого дня і інтенсивністю праці. Збільшення тривалості робочого дня поєднується з пониженням рівня інтенсивності праці і навпаки.

Дослідження показують, що невпорядкований  характер управлінської діяльності менеджера може завдати такі втрати процесу управління, які не компенсуються  впровадженням найсучасніших технічних засобів.

Помилки у структурі робочого дня наочно видно із порівняння робочого часу менеджерів конкуруючих організацій. Менеджери організацій-лідерів на оперативне управління витрачають не більше 30% свого середньорічного робочого часу, а менеджери організацій аутсайдерів — 60%. У структурі робочого часу спеціалістів до 40% робочого часу займають не властиві їм роботи. Звідси необхідність оптимізації системи використання робочого часу менеджерів стає очевидним і необхідним.

Ефективне використання робочого часу менеджерів неможливо без використання науково обґрунтованих режимів праці та відпочинку.

Науковці доказують, що працездатність людей на протязі робочого дня змінюється за стадіями. Початок робочого дня називається періодом працювання. Його період коливається від стану і підготовленості людини, а також від складності роботи, що виконується. Подальші 2-3 години характеризуються максимальною працездатністю, після чого вона знижується. Друга половина робочого дня відрізняється від першої більш низьким рівнем працездатності. Втомлення настає швидше, тому період зниження працездатності після обідньої перерви настає раніше. Ось чому рішення складних питань треба планувати у періоди найбільшої працездатності. До таких питань треба віднести творчу роботу за перспективами розвитку організації, обговорення найбільше актуальних питань і прийняття рішень за ними.

Виконання цих робіт треба  планувати на першу половину робочого дня, а до практичного виконання  треба приступити не раніше, ніж  через одну годину після початку  робочого дня. У післяобідній період краще виконувати роботи, що вимагають  меншої напруги. Детальний перелік  робіт на протязі робочого  дня повинен визначати сам менеджер, виходячи із конкретної виробничої ситуації в організації. Такими ж принципами треба керуватися й іншим працівникам апарату управління.

Таким чином, виконання будь-якої роботи пов´язано з втомленням, зниженням працездатності людини.

Термін найбільшої працездатності залежить від таких факторів:

• складності і інтенсивності праці;
• здоров´я людини;
• умов праці;
• соціально-економічних умов;
• психологічного клімату у колективі;
• правильності перерв на протязі робочого дня та ін.

Із всіх названих факторів розглянемо значення перерв на відпочинок, як засобу збільшення терміну найбільшої працездатності. Як вже відзначалось, для менеджерів організації характерним є приймання, обробка інформації і на основі її аналізу та оцінки — прийняття управлінського рішення. При такій праці загальний час перерви на відпочинок повинні бути 11 — 17% від загального часу робочого дня. Це стосується особливо служб з одноманітною працею. Для них у першу половину робочого дня необхідно встановлювати одну — дві, а у другу половину — дві перерви по 5 -10 хвилин кожна.

Для тривалої підтримки у  нормі функціонального стану  організму і високого рівня працездатності надзвичайно важливе значення має тривалість позаробочого часу і його режим. Тривалість позаробочого часу повинна бути такою, щоб працівник управлінської праці мав можливість активно відпочивати не меньше 1,5-2 години. Це заняття спортом, прогулянки, культурні заходи. У нього повинен бути час для сім´ї і читання книг. Сон повинен займати 7-8 годин, а у періоди підвищеної напруги нічний сон доповнюється однією годиною денного.

План-графік робочого тижня  менеджера наведено у таблиці.

На рівень тривалості працездатності працівників апарату управління впливає річний режим праці та відпочинку. Він характеризується загальною кількістю робочих днів, співвідношенням робочих і вихідних днів, їх регулярністю, тривалістю відпустки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список використаної літератури.

1. Скібіцька Л. І. Організація праці менеджера : [Текст] підруч. /Л. І. Скібіцька. – К.: Центр учбової літератури, 2010.

2. Кузьмін О. Основи менеджменту:  Підручник/ Олег Кузьмін, Ольга  Мельник,. - К.: Академвидав, 2003.

3. Мартиненко М. Основи менеджменту:  Підручник/ Микола Мартиненко,. - К.: Каравела, 2005.

4. Осовська Г. Основи менеджменту: Підручник/ Галина Осовська, Олег Осовський,. - 3-е вид., перероб. и доп.. - К.: Кондор, 2006.

5. Робінс С. Основи менеджменту: учбовий посібник/ Стефан П. Робінс, Девід А. ДеЧенцо,; Пер. с англ. А. Олійник, М. Корчинська, Р. Ткачук,. - К.: Вид-во Соломії Павличко "Основи", 2002.

6. Стеценко І. Основи менеджменту. Хто такий менеджер: Навчальний посібник/ Іван Стеценко,. - К.: А.С.К., 2005.