Основы организации кадровой работы

1. Основы  организации кадровой работы

       Служба управления персоналом  предприятия (кадровая служба) –  это совокупность специализированных  структурных подразделений, входящих  в сферу управления организацией, и занятых в них должностных  лиц, призванных управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

           В условиях ориентации экономики на использование экстенсивных методов кадровая служба чаще всего  была представлена немногочисленным отделом  кадров или отдельным сотрудником, выполняющим кадровую работу.

           Выделяют три основные организационные формы осуществления  кадровой работы на любом предприятии:

1. самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю предприятия или его заместителю;
2. выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником предприятия;
3. выполнение функций кадровой службы сотрудником, основные обязанности которого не совпадают с возложенными задачами по кадровой работе.

     Кадровая  работа – это весь спектр работ, связанных с поиском и подбором персонала, управлением им и его цивилизованным увольнением. Она складывается из нескольких частей(7).

     Первая  часть – кадровый учёт. Он ведётся  по требованию государства в соответствии с определёнными нормативами, которые  регулируются в установленном порядке.

      Следующая часть – поиск и подбор персонала. Эта задача стоит перед всеми организациями и решается ими по-разному.

           Третья часть включает обучение, оценку, мотивацию персонала  и ряд других действий руководителя. Одним словом – улучшение качества кадров и планирование карьеры конкретных работников. Сюда же относятся разного рода тренинги и аттестации, которые позволяют выявить, кого и чему надо учить(8).

           Кадровая работа – деятельность государственных  органов, органов управления отдельных  организаций, кадровых служб и должностных лиц, направленная на реализацию кадровой политики. Направлениями кадровой работы являются:

• формирование системы управления персонала и её стратегии;
• планирование кадровой работы, найм, отбор и приём кадров;
• деловая оценка, профориентация и адаптация персонала;
• обучение, управление карьерой и продвижением кадров;
• мотивация, организация труда и обеспечение безопасности деятельности персонала;
• создание нормальной психологической обстановки в коллективе и т.п.

     Организация кадровой работы на предприятии имеет внешнюю и внутрикорпоративную стороны.

     К внешней стороне кадровой работы следует отнести деятельность по кадровому маркетингу, взаимодействию с внешними кадровыми и властными  структурами (рекрутинговые агентства, подразделения местных органов  власти по занятости населения, трудоустройству иностранных граждан, консультационные фирмы и др.). Особый интерес в этой сфере вызывают относительно новое на российском рынке такая кадровая услуга, как лизинг персонала, т.е. взятие на временную работу сотрудников, уже оформленных в качестве постоянных сотрудников в других, внешних по отношению к данной фирме, сотрудников.

     Внутрикорпоративная организация кадровой работы, прежде всего, представлена системой построения такой работы организации, создание эффективной кадровой службы, приёмы современных кадровых технологий, умение и навыки линейных руководителей эффективно строить такую работу со  своими сотрудниками.

     Для успешной организации кадровой работы руководство организации должно рассматриваться и утверждать ежегодно свой основной кадровый документ «Кадровая политика организации на текущий год», в котором определяются основные направления и цели кадровой работы в текущем году, задачи всех уровней управления организацией в работе с персоналом.

     Если  вести разговор о ресурсном обеспечении кадровой работы, то целесообразно рассмотреть два её аспекта – смета кадровых расходов и обеспечение кадровой информацией.

               1 Смета кадровых расходов (состав, порядок исполнения).

     Смета кадровых расходов включает, как правило, два уровня их определения и исполнения.

     Первый  уровень – расходы на персонал общефирменного уровня, предварительно определяются кадровой службой, экспортируются планово-финансовым управлением и  утверждаются высшим руководством организации.

     Состав расходов на этом уровне:

     1 Расходы на социальную поддержку сотрудников.

     Включают  в себя средства на поддержку сотрудников  в особых обстоятельствах (рождение, смерть, пожар, наводнение и др. чрезвычайные ситуации), деньги на медицинское страхование  жизни для отдельных категорий сотрудников, работа которых связана с риском для жизни, кредитование обучения сотрудников, помощь семьям с малолетними детьми и некоторые другие статьи расходов. Желательно не забывать в этих расходах выделение средств на поддержку ветеранов организаций, особенно тех, кто находится на пенсии. В современных условиях нуждаются в поддержке матери, одни воспитывающие детей, и женщины, находящиеся в декретном отпуске(11).

     2 Расходы на работу по обучение сотрудников, повышению их квалификации (в части обеспечении деятельности общефирменных учебных центров или других корпоративных обучающих программ).

     3 Расходы на приём в организацию новых сотрудников.

     Наибольший  вес в этой статье имеют расходы  на рекламу о наборе специалистов на конкретные места, оплату труда психологов (если их работа предусмотрена технологией отбора специалистов), стоимость договора с рекрутинговой фирмой, а также изготовление фирменных материалов об организации, нужных при приёме новых сотрудников.

     4 Общефирменные расходы на мотивацию труда сотрудников. Речь идёт, прежде всего, о разработке и изготовлении фирменных знаков отличия, а также о выделении необходимых денежных сумм, вручаемых как денежная часть такой фирменной награды. Кроме того, необходима конкретная сумма денег на премирование лучших сотрудников, определяемых на общефирменном уровне, включая оплату ценных подарков наиболее отличившимся сотрудникам. Как правило, такие общефирменные наградные процедуры проводятся в дни официальных праздников (государственных или фирменных).

     5 Расходы на общефирменные праздники и ритуалы.

     Создавая  свою корпоративную культуру, организация  имеет свой перечень корпоративных  праздников и ритуалов (день рождения организации, отраслевой праздник, ритуал посвящения новичков в число сотрудников организации и др.). Естественно, необходимо выделение средств на их проведение, и это наиболее разумно делать на общефирменном уровне.

     Второй  уровень выделения расходов на персонал – это бюджеты подразделений организации, которые включают в себя расходы на поощрение людей, обучение, проведение своих кадровых акций и мероприятий.

     Для успешной работы с кадрами необходима чёткая система представления руководству  организации аналитической информации, которая может быть 3-х видов: текущая (еженедельная), тактическая (ежеквартальная) и стратегическая (ежегодная, по конкретному заказу на перспективу).

Таблица 1.1 – Структура аналитической  информации по кадрам

            Еженедельная информация представляется  руководству организации в жёстко  регламентированном докладе о состоянии кадровых дел на оперативном совещании. Эта информация включает сведения о приёме и увольнении сотрудников из организации, причинах, вызвавших такое перемещение, нарушениях трудовой дисциплины и установленного распорядка, а также об основных направлениях деятельности кадровой службы на следующую неделю. Эффективность таких обсуждений, как правило, высокая, так как оперативный анализ помогает принимать правильные решения и, главное, такое обсуждение идёт публично, с присутствием руководителей служб и подразделений (12).

           Текущая (ежеквартальная) кадровая информация предназначается  для верхнего эшелона управления и строится на обсуждении более основательных  и глубоких проблем. Как правило, анализируется качественный состав кадров (образование базовое, экономическое или иное, высшее или другое, возраст, стаж работы в организации, уровень повышения квалификации, стаж работы в данной должности, наличие званий и категорий и другое), изменения, которые произошли за квартал, принимаются меры по нормализации ситуации. Подобные доклады способствуют не только решению насущных кадровых проблем, но и дисциплинируют аппарат, приучая его к постоянному анализу своей деятельности.

           Стратегическая информация о кадрах по итогам года – это  обобщённая    аналитическая информация о качественном и количественном составе сотрудников организации, его движении (в разрезе подразделений) и оценке деятельности кадровых служб в выполнении годовых заданий.

           Анализ представленной стратегической информации позволяет решить поставленные ранее кадровые задачи, внести полную ясность в использование выделенных на эту работу средств.

           Итоговый (годовой) анализ кадровой составляющей работы организации  является одновременно и базой составления  Кадровой политики организации на предстоящий календарный год.

           Помимо системы  внутренней кадровой информации, не менее  важна потребность в получении  кадровой информации извне и доведения  её до пользователей в организации (прежде всего, это кадровые работники  и руководители линейных подразделений). К внешней кадровой информации относят:

• все документы по кадрам директивных органов (законы и подзаконные акты, решения Правительства и т.д.);
• информация о рынке труда конкретного региона (уровень безработицы, наличие свободных специалистов сходного профиля, уровень компенсационных пакетов и др.);
• сведения о работе на внешнем рынке инфраструктуры кадровой работы  
  (кадровые агентства, издательства с кадровой тематикой, консалтинговой фирмы и др.);
• информация о кадровых мероприятиях (конференциях, симпозиумах, форумах) в средствах массовой информации, Интернете, эфире, специальных журналах.

     Организация кадровой работы связана с преодолением трудностей. Часто они возникают  во взаимодействиях отдела кадров с  руководством компании:

• отсутствие у отдела кадров реальных прав и полномочий, чётко обозначенных в должностных инструкциях, а также фиксированного статуса во внутрикорпоративной иерархии;
• во многих организациях начальник отдела кадров является человеком лояльным к руководству, имеющим доверительные отношения с директором. В результате кадровая работа полностью подчинена целям руководства.

     К трудностям, возникающим во взаимодействиях  работников отдела кадров с сотрудниками организации, относят возникновение  у работников отдела неформальных отношений с сотрудниками компании (дружеских, личных), в результате которых кадровик воспринимается как «свой человек в руководстве», который должен лоббировать интересы друзей. Попадая в такую зависимость, он обрекает себя на подчинённое положение, при котором он будет испытывать внутренне противоречие между профессиональным долгом и хорошими отношениями к другу или близкому человеку.