Основы менеджмента

На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете, производиться сравнение фактических и планируемых продаж, анализируется изменение доли фирмы на рынке, как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называется оперативным контролем в отличие от управленческого. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В тоже время управленческий контроль требует централизации, в то время, как оперативный контроль - децентрализации.

Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации  управления со стороны высшего руководства  фирмы и одновременно позволяет  достигать оптимального сочетания  централизации и децентрализации  в управлении фирмой в целом.

1.2 Виды контроля

В управленческой практике различают несколько видов  контроля.

Общий — контроль управляемой системы в целом.

Функциональный  — контроль отдельной функции  или отдельного подразделения, отдельного участка.

Предварительный — контроль на начальной стадии выполнения задания. Данный вид контроля осуществляется менеджером преимущественно  на стадии создания компании или на стадии начала каких-либо работ.

На стадии формирования и организации фирмы в функции  менеджера входит контроль над разработкой  нормативных документов, формулировкой  прав и обязанностей сотрудников, а  также за подготовкой и изданием документов внутреннего действия на фирме.

При осуществлении  предварительного контроля менеджер должен обязательно учитывать наличие  материальных, человеческих и финансовых ресурсов. В области материальных ресурсов осуществляется контроль за качеством сырья и состоянием основных средств. В области человеческих ресурсов контроль достигается путем анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач предприятия. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответы на вопросы: когда? сколько? какие средства (наличные и безналичные) потребуются предприятию?

На стадии предварительного контроля возможно выявить отклонения от стандартов и норм в различные моменты. Предварительный контроль имеет две разновидности: диагностический и терапевтический. Такие названия пришли в менеджмент из медицины.

Диагностический — контроль, включающий такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие  сигналы и т.п. Эти категории  указывают на то, что на предприятии  что-то не в порядке.

Терапевтический — контроль, позволяющий не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

В ходе работы неизбежно  возникают изменения и отклонения, требующие корректировки ранее  составленных планов. Текущий контроль в данной ситуации играет роль основы системы обратной связи. Своевременный, полный и точный учет различного рода отклонений и изменений в ходе работы позволяет с помощью текущего контроля оперативно корректировать и регулировать такие отклонения, направляя протекание процесса работы в соответствии с разработанным планом и используя внешние ресурсы для внутреннего применения.

2.Общие требования к эффективно поставленному контролю. Характеристика эффективного контроля

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования или  критерии.

Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обязательств, предотвращение недостатков, затраты  на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных  с обнаружением и устранением  выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение затрат на персонал и технику контроля.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен:

иметь стратегическую направленность, т.е. быть целеустремленным;

ориентироваться на результаты;

соответствовать характеру деятельности предприятия;

быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным (справедливым), компетентным, деловым, доброжелательным.

Обязательным  элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная  его простота. Экономичность и  простота особенно важны в современных  условиях, когда организации стремятся  строить свою работу на принципе доверия  людям, а это приводит к необходимости  и возможности существенного  сокращения контрольных функций, выполняемых  непосредственно менеджерами. В  этих условиях контроль становится менее  жестким и более экономичным.

Контроль будет  эффективным, если менеджер учтет ряд  условий.

Во-первых, менеджеру  важно самому сформировать правильное отношение к контролю, понимая  его сущность не с позиции «ловить, изобличать и критиковать», а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков.

Во-вторых, необходимо постоянно думать о создании благоприятных  предпосылок для контроля при  реализации других функций управления (например, при доведении задания  устанавливать срок его исполнения).

2.1 Технология и правила контроля

В практике управления существует так называемая технология контроля, которая состоит из пяти групп:

1-я группа  представляет собой процесс выбора  концепции контроля и включает  систему, процесс или частные  проверки; определение предмета  и цели контроля; определение  контролирующего органа.

2-я группа  представляет собой процесс определения  норм контроля и содержит этические,  правовые, производственные и другие  нормы.

3-я группа  представляет собой процесс определения  объема и области контроля, который  может быть полным, сплошным, эпизодическим,  выборочным, финансовым и т.п.  Контролю может подлежать качество  продукции, производительность труда  и т.д. Контроль качества продукции  называют инспекцией качества  и относят к контролю в узком  смысле.

4-я группа  объединяет в себе методы или  виды контроля, например, предварительный  (диагностический, терапевтический), текущий, заключительный и др.

5-я группа  представляет процесс определения  цели контроля, в который входят: целесообразность, правильность, регулярность  и эффективность контроля.

Немецкий специалист по менеджменту Г. Шредер выявил следующие  негативные проявления контроля:

тот факт, что сотрудник находится под наблюдением, вынуж дает его наблюдать за собой, но при этом человек начинает задумываться над своими автоматически протекающими действиями и  теряет уверенность в себе;

 контроль  является признаком разницы в  статусе. Он идет вразрез с  человеческой потребностью в  признании и высокой оценке (тот,  кого контролируют, является в  большинстве случаев подчиненным);

контроль особенно неприятен, когда наблюдаемый не знает точно, что именно контролируют;

так как контроль узаконен, никто не может от него защититься; возникающее по этой причине  раздражение «выливается» где-нибудь в другом месте;

контроль зачастую субъективно воспринимается как  придирки, хотя руководитель об этом не думает;

контроль может  восприниматься как недоверие, в  этом случае он препятствует хорошим  отношениям между руководителем  и подчиненными.

3. Основные характеристики эффективного контроля

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение определенных результатов, своевременен, гибок, прост  и экономичен.

Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы  собрать информацию, установить стандарты  и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед  организацией. Проведение измерений  и информирование о их результатах необходимо только как средство достижения цели. Чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.

Таким образом, контроль можно назвать эффективным  только тогда, когда организация  фактически достигает желаемых целей  и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат  ее выживание в будущем. Также, он должен соответствовать контролируемому  виду деятельности, объективно измерять и оценивать то, что действительно  важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

Одним из аспектов эффективности контроля является его  своевременность, которая заключается  не в исключительно высокой скорости или частоте его поведения, а  во временном интервале между  проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует  контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала  такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение  полученных результатов. Помимо этого, важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем  они примут серьезные размеры.

Таким образом, система эффективного контроля —  это система, которая дает необходимую  информацию персоналу до того, как  произойдут негативные явления.

Контроль, как  и план, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения  планов редко бывают связаны с  необходимостью серьезных изменений  в системе контроля.

Как правило, наиболее эффективным контролем является простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют  меньшее количество усилий и более  экономичны, но самое важное состоит  в том что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие  с ней, не понимают и не поддерживают ее, то такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией.

Таким образом, основными характеристиками контроля являются:

1. Стратегическая  направленность контроля. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

2. Ориентация  на результаты. Конечная цель  контроля состоит не в том,  чтобы собрать информацию, установить  стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение  измерений и оповещение об  их результатах важно только  как средство достижения этой  цели. Если вы хотите сделать  контроль эффективным, вы должны  тщательно следить за тем, чтобы  эти самоочевидные средства контроля  не заняли более важного места,  чем подлинные цели организации.

3. Соответствие  делу. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

4. Своевременность  контроля. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скоростью измерений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

5. Гибкость контроля. Если нечто непредвиденное можно  спрогнозировать, то контроль  становится не нужным. Контроль, как и планы, должен быть  достаточно гибким и приспосабливаться  к происходящим изменениям. Незначительные  изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.

6. Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный  контроль - это простейший контроль  с точки зрения тех целей,  для которых от предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают ее, - такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.