Основные функции управления. Цикл менеджмента

Контроль. Это  заключительная функция цикла менеджмента. Контроль заключается в наблюдении за ходом производственных процессов, выявлении отклонения от них. С помощью  учета результатов работы достигается  оценка ее итогов. 

Универсальной системы контроля нет. Система контроля должна разрабатываться в зависимости  от индивидуальных особенностей каждого  предприятия. 

За рубежом  на большинстве предприятий, как  крупных, так и мелких, контроль над  производством получил весьма большое  развитие. Более того, считается  выгодным иметь большой штат высокооплачиваемых работников для контроля над производством, так как это устраняет потери рабочего времени на предприятиях. Предприятия стремятся выполнять  намеченные планы даже в случае изменения  каких-либо условий работы. 

Многие крупные  компании в условиях действия четкой системы контроля устанавливают  значительно более жесткие сроки  производственного цикла. Так, в частности, действуют многие предприятия в США и Японии, степень обеспеченности которых необходимыми комплектующими составляет всего несколько часов работы. Это является следствием надежной деятельности поставщиков и эффективной системы контроля. Уверенность в соблюдении сроков поставок является необходимым условием производства. Кроме того, четкость поставок позволяет сокращать издержки производства путем экономии на складском хозяйстве. 

Наряду с этим считается выгодным иметь определенное количество резервных производственных площадей и неиспользуемого оборудования, даже если оно используется не полностью, так как это делает излишней переналадку  машин, которая отнимает много времени. 

На предприятиях создаются аварийные запасы сырья, материалов, запасных частей. Однако точное соблюдение производственных графиков и контроль за их выполнением позволяют сокращать запасы и экономить средства, которые могли бы оказаться замороженными в запасах. 

Конкурентная  борьба в условиях рынка делает необходимым  тщательный анализ издержек производства с целью выявления всех видов  потерь. Только таким способом можно  достигнуть наибольшей экономии в производстве. Менеджер должен быть заинтересован  не столько в том, чтобы знать, какими в конечном счете оказываются издержки производства, сколько в том, чтобы контролировать эффективность работы предприятия. Поэтому более пристальное внимание при контроле он должен направлять на отыскание причины отклонений от стандартов или нормативов. При определении размеров этих отклонений устанавливается контроль на соответствующих участках работы, чтобы решить: оправданы ли при существующих условиях работы указанные отклонения; каким способом можно Б будущем устранить эти отклонения, ведущие к превышению нормативных издержек производства; может ли более тщательный анализ методов работы способствовать достижению лучших результатов. 

Вполне обоснованный интерес к данным об издержках  производства требует быстрого их исчисления. Они немедленно должны доводиться до сведения всех менеджеров, причем быстроте подготовки этих данных придается большее  значение, чем абсолютной точности. Так, менеджеру низшего или среднего звена могут сообщаться дневные  сводки затрат на рабочую силу, а  высшему звену менеджеров — дневные  сводки всех издержек производства. Повышенный интерес менеджеров к вопросам издержек производства на стадии контроля стимулируется  тем, что размер их оплаты труда в  значительной степени должен зависеть от их способности снизить издержки производства. 

Другим видом  контроля является сравнение сметы  доходов и расходов с реальными  результатами. Его цель состоит в  том, чтобы выявить отступления  от плановых заданий сразу же по их возникновении. Менеджер при проверке должен войти во все детали, анализируя как стоимостные, так и количественные показатели. Сравнение производится по принципу исключений, при котором  показатели, имеющие наибольшее значение, выделяются для проверки, а остальные  отбрасываются как ненужные. Отступления  от нормативов исследуются только в  тех случаях, когда они существенны. Контроль посредством проверки выполнения сметы доходов и расходов облегчает  распределение ответственности  среди персонала предприятия. Каждый работник, который ответственен за свой участок работы, должен работать по утвержденной смете. Через определенные промежутки времени он получает от менеджера информацию с указанием  о том, в какой мере им выполняется  плановое задание, положенное в основу сметы. Кроме того, менеджером должны созываться совещания, на которых работникам сообщают о допущенных ими отступлениях от первоначального плана, если они  имели место, а также о пределах этих отступлений. В последнее время  в теории и практике контроля появляется все больше сторонников так называемого  «экологического» подхода. Суть его  можно понять путем сравнения  с традиционным вариантом организации  контроля на предприятии 

Традиционный  подход к контролю построен на функциональном принципе, при котором процесс  работы дифференцируется на множество  этапов. Каждый работник получает определенные задания от руководства и должен их строго выполнять в соответствии с установленными правилами. Такие  правила, образно говоря, определяют каждый шаг работника. Тотальный  контроль за выполнением этих правил отнимает много времени и мешает работе. 

Современный взгляд на контроль основан на известном  в живой природе принципе выживания  и самоконтроля. Экосистема — это  некое сообщество организмов, находящихся  в сбалансированных, хотя и сложных, отношениях. Несмотря на то, что члены  такого сообщества могут конкурировать  друг с другом за доступ к ресурсам, они всегда поддерживают общее равновесие в системе. Однородные сообщества (в которых всего несколько членов) уязвимы и недолговечны. Любое неожиданное событие может нарушить равновесие. Экосистемы с множеством разнообразных составляющих более активны и жизнеспособны. 

Деловой мир  живет и развивается по тем  же законам. Рынок — это сложная  система, участники которой выступают, как правило, одновременно в ролях  потребителей, продавцов, поставщиков  и конкурентов. Предприятия также  можно рассматривать как экосистемы. Те из них, которые имеют большое  разнообразие продукции, оказываются  более жизнеспособными, чем монолитные, однородные, занятые выпуском одного изделия. По мере того, как бизнес стремительно развивается, иерархическая система  работы, в которой все распоряжения исходят лишь сверху и существует жесткий централизованный контроль, становится все менее эффективной. Работники должны сами выбирать и создавать необходимую форму работы — так же, как живые организмы выживают в природной среде путем создания собственных форм существования и приспособления. 

Перед группой  работников ставится определенная задача, за выполнение которой она несет  полную ответственность. Если коллектив  найдет какие-либо пути улучшения работы, он будет иметь полное право вносить  изменения в свою работу самостоятельно, без получения одобрения руководства  через бюрократическую систему. Таким образом, у работников появляется большая заинтересованность в работе. Несмотря на кажущееся отсутствие централизованного  контроля при такой системе, компания в целом будет действовать  намного эффективнее. Известно, что  нет ничего более действенного, чем  самоконтроль. 

Функции менеджмента, входящие в состав цикла менеджмента (планирование, организация, мотивация  и контроль), находятся в постоянной взаимосвязи и взаимозависимости. Так, например, функция контроля тесно  связана с функцией планирования, поскольку на базе информации, полученной при контроле, и ее анализа у  менеджера появляется возможность  внесения необходимых уточнений  в ранее намеченные планы производства. Аналогичным образом увязаны  функции организации производства и мотивации персонала. Продуманный  комплекс действий менеджера по мотивации персонала во многом способствует совершенствованию организационной структуры предприятия (сокращение лишних подразделений и должностей с последующим повышением уровня оплаты труда оставшимся сотрудникам), повышению производительности труда и качества работы. Действенный контроль за работой сотрудников позволяет менеджеру выявлять лучшие кадры и с помощью соответствующей мотивации (премирование, повышение в должности) поощрять их к дальнейшим успехам в работе. От эффективности планирования зависит, насколько удастся менеджеру осуществить работу по организации производства. Таким образом, налицо тесная взаимная связь и зависимость составляющих цикла менеджмента. 

Краткое содержание главы 

Процесс управления является определенной последовательностью  связанных между собой этапов работы по изменению объекта. 

Цикл менеджмента  — это основа управленческой деятельности. Он представляет совокупность основных функций менеджмента: планирования, организации, мотивации и контроля. 

Планирование  позволяет поддерживать непрерывность  и пропорциональность производства, способствует рациональному использованию  материальных, трудовых и финансовых ресурсов. 

Эффективная организация  производственного процесса обеспечивает необходимое согласование всех элементов  системы. 

Мотивация труда, основанная на системе материального  и морального стимулирования, способствует росту производительности труда, повышению  качества продукции, создает условия  для укрепления производственной и  трудовой дисциплины. 

Контроль как  составляющая комплекса менеджмента  обеспечивает действенную оценку хода и результатов процесса производства, создает условия для осуществления  менеджером необходимой корректировки  деятельности предприятия.