Организация управления проектами

 

Таблица 2. Базовые функциональные возможности системы календарного планирования

Средства  описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных  характеристик	Описания глобальных параметров планирования проекта Описание логической структуры  комплекса работ Многоуровневое представление проекта Назначение временных параметров планирования задач Поддержка календарей отдельных задач и проекта в целом
Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту  и назначения ресурсов и затрат отдельным  работам проекта.	Организационная структура исполнителей Ведение списка наличных ресурсов, номенклатуры материалов и статей затрат Поддержка календарей ресурсов Назначение ресурсов работам Календарное планирование при ограниченных ресурсах
Средства контроля за ходом выполнения проекта.	Фиксация плановых параметров расписания проекта в базе данных Ввод фактических показателей состояния задач Ввод фактических объемов работ и использования ресурсов Сравнение плановых и фактических показателей и прогнозирование хода предстоящих работ
Графические средства представления структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту.	Диаграмма Ганта (часто совмещенная  с электронной таблицей и позволяющая  отображать различную дополнительную информацию) PERT диаграмма (сетевая диаграмма) Создание отчетов, необходимых для планирования и контроля

 

Даже дешевые пакеты сегодня  способны поддерживать планирование проектов, состоящих из десятков тысяч задач  и использующих тысячи видов ресурсов. Основные различия между системами  проявляются в реализации функций ресурсного планирования и многопроектного планирования и контроля.

Пакеты календарного планирования - решение для всего предприятия

 

Только сейчас, в конце 90-х, у  менеджеров появились системы управления проектами, которые предлагают простой доступ к информации о множестве одновременно выполняющихся проектов. Системы управления проектами перестали быть лишь средством создания и оптимизации модели проекта, они превращаются в ядро сбора и обработки данных о проекте в режиме реального времени. Два технологических преимущества сделали все это доступным:

открытый доступ - операционная среда, позволяющая автоматически осуществлять обмен данными между системами управления проектами и другими типами приложений. Если данные хранятся в базах данных (БД), как это делается в системах сетевого планирования, открытый доступ может осуществляться с помощью ODBC;

"клиент-серверная"  SQL-архитектура - децентрализованная, гибкая архитектура, позволяющая множеству пользователей совместно использовать ресурсы, согласовывать расписания в рамках всего предприятия и приводить данные проектов в соответствие с другими корпоративными данными.

Эти два преимущества основательно изменили системы управления проектами  и соответственно возможности организации  эффективного управления проектами.

Внедрение единой системы управления проектами в организации, как  правило, требует: стандартизации и  взаимной увязки управленческих процессов  и информационных потоков как  по стадиям реализации проектов, так  и по уровням принятия решений, интеграции системы управления проектами с другими корпоративными информационными системами.

Возможности эффективного внедрения  системы управления проектами во многом зависят от возможностей настройки  пакета на специфические показатели конкретных проектов, гибкости средств обмена данными, возможностей стандартизации управленческой среды и обеспечения групповой работы с данными проекта.

Microsoft Project 98 и Time Line 6.5 - недорогие пакеты управления проектами, просты в использовании, доступны для новичков и непрофессионалов. Содержат базовые возможности, позволяющие осуществлять достаточно гибкое планирование и управление людскими ресурсами, поддерживают несложное многопроектное планирование и контроль.

Project 98, как и следовало ожидать, один из лидеров по возможностям объединения участников проекта средствами электронной почты или интранет. При описании ресурса для каждого исполнителя может быть указан адрес его электронной почты. Тогда для рассылки информации о работах по исполнителям достаточно выполнить команду TeamAssign, а для запроса информации о состоянии работ - команду TeamStatus. Информация о работах проекта может сохраняться в формате HTML и публиковаться на внутреннем Web-сервере. Кроме стандартных форматов файлов Microsoft Project: MPP и MPX, пользователь теперь может сохранить информацию о проекте в форматах ODBC, Excel и Access 8.0. Формат MPD (Microsoft Project Database) позволяет хранить все данные о проекте в структуре доступной как из Project 98, так и из Access 8.0.

Что касается Time Line, то система позволяет хранить все данные, касающиеся проектов организации в единой SQL базе данных. Отдельный модуль импорта/экспорта позволяет обмениваться данными с другими пакетами УП (MS Project, Time Line 1.0 for Windows), базами данных (dBASE) и электронными таблицами. Time Line 6.5 поддерживает стандарты ODBC, OLE 2.0, DDE, поддерживает макроязык Symantec Basic.

Однако, возможности дешевых систем, к которым относятся MS Project и Time Line, не позволяют в полной мере реализовать  режим многопользовательской работы с информацией проекта, поскольку не обеспечивают режим распределенного ввода данных и системы ограничения доступа к данным.

Open Plan Professional (Welcom Software) - представитель класса профессиональных систем. Одним из основных отличий системы являются мощные средства ресурсного и стоимостного планирования, которые позволяют значительно облегчить задачу нахождения наиболее эффективного распределения ресурсов и составления их рабочего расписания. Кроме того, пользователями интегрированной системы управления проектами организации являются как профессиональные менеджеры, осуществляющие согласование и оптимизацию планов проектов, анализ рисков, прогнозирование и т.д., так и участники проектов, выполняющие сбор, уточнение и актуализацию данных, готовящие отчеты. Если для профессионалов важна мощность и гибкость предоставляемых системой функций планирования и анализа состояния проектов, то для остальных пользователей важней простота и прозрачность системы. Только Open Plan обеспечивает сегодня как полную интеграцию между профессиональной и "настольной" версиями системы, так и открытость для обмена данными с внешними приложениями.

Open Plan поставляется в двух вариантах  – Professional и Desktop – каждый из  которых отвечает различным потребностям исполнителей, менеджеров и других участников проекта. Обе версии работают с одной базой данных - нет необходимости в обмене данными. Совместное использование профессиональной и "облегченной" версий системы управления проектами позволяет не только учесть потребности всех групп пользователей, но и значительно снизить стоимость решения.

 

Рис. № 3. Схема использования  Open Plan.

К основным преимуществам Open Plan относится  то, что он может работать с данными  любого профиля, имеющими отношение  к жизнедеятельности предприятия. Программное обеспечение Welcom можно настроить на работу с разнообразными базами данных благодаря объектно-ориентированной и клиент-серверной архитектуре. Open Plan обладает прямым доступом к SQL базам данных. Пользователь может выбрать в каком формате хранить данные по проектам (в собственном формате Open Plan, в форматах Oracle, SQL Server, Sybase, xBase).

Open Plan обеспечивает ограничение  доступа к данным проекта, позволяя  предоставлять различные права  на доступ к определенным данным, делая их доступными ограниченному кругу лиц и регулируя их совместное использование. Средство "Директор управления проектами", встроенное в Open Plan, позволяет упорядочить применение стандартных элементов проектов и процедур. В Open Plan предлагается 65 моделей, построенных на базе руководств PMI (Института Проектного Менеджмента, США), которые можно настроить для создания документов, отвечающих требованиям C/SCSC и ISO стандартов.

 

Разработка СУПЕРПРОЕКТА.

Описание СУПЕРПРОЕКТА.

 

Попробуем составить свой проект, который бы отвечал всем тем критериям и условиям описанным в первой части моей работы. Для отличия его от всех остальных назовем его СУПЕРПРОЕКТОМ по приготовлению завтрака. Несмотря на шутливое название в нем будут включены практически все разделы настоящего, взрослого проекта.

Цель проекта – приготовить вкусный и питательный завтрак.

Конечный  результат – завтрак, вареного яйца, тоста и апельсинового сока.

Критерий успеха – используются минимальные трудовые ресурсы и срок. Конечный продукт имеет высокое качество (яйцо свежесваренное, тост теплый, сок холодный).

Задачи – Проект начинается на кухне в 6:00 и завершается в спальне. Требуется один оператор и обычное кухонное оборудование.

Рисунок 1. Декомпозиция работ по “суперпроекту”

Оценка сроков и ресурсов

 

На следующем этапе  планирования необходимо определить, сколько времени и ресурсов потребуется  для выполнения нашего проекта. У  нас будут лишь примерные данные. Можно сказать, что точность оценок отражает желание менеджера проекта  тратить время и деньги на получение необходимых данных. Ниже в таблице приводятся оценки затрат труда и времени на выполнение нашего суперпроекта. Оценки могут показаться щедрыми, но следует учитывать время дня и состояние оператора.

 

Таблица 1. Оценка затрат труда и времени на выполнение суперпроекта.

Работа	Трудозатраты (человеко-минуты)	Время
Намазать тост маслом	1	1
Налить апельсиновый сок	1	1
Сварить яйцо	0	4
Порезать хлеб	1	1
Налить в кастрюльку воды	1	1
Вскипятить воду	0	3
Поджарить хлеб	0	2
Поставить на поднос тарелки  и приборы	1	1
Отнести поднос с завтраком	1	1

Вероятностные оценки

Точность оценок зависит от уровня неопределенности проекта. Неопределенность заставляет пользоваться кривой вероятности. Чем выше риск, тем шире распределение. Оценки бывают оптимистичными, наиболее вероятными и пессимистичными.

 

Рисунок 2. Кривая распределения вероятности

 

Выявление отношений  и зависимостей

Связь работ проекта  между собой определяется логикой  проекта. Некоторые действия должны выполняться в определенном порядке. Например, при строительстве здания сначала закладывается фундамент, затем возводятся стены, а уж потом кроется крыша. Эти работы имеют зависимое или серийное взаимоотношение. Другие работы не связаны друг с другом. Строительство бани не зависит от разбивки огорода. Эти две работы имеют независимые или параллельные отношения.

В таблице выше перечислены работы нашего суперпроекта. При ближайшем рассмотрении видно, что одни работы должны следовать за другими. Нельзя “сварить яйцо”, не “наполнив водой кастрюльку” и не “вскипятив воду”.

Логический анализ перечисленных  работ позволяет выявить две  последовательности следования работ друг за другом.

• Нарезать хлеб – Поджарить хлеб – Намазать хлеб маслом
• Налить воду в кастрюльку – Вскипятить воду – Сварить яйцо

Обе эти последовательности должны быть выполнены до работы “отнести накрытый поднос в спальню”.

Оставшиеся работы – “налить апельсиновый сок”, “расставить тарелки и приборы” могут быть выполнены в любое время, при условии, что будут завершены до выполнения работы “отнести накрытый поднос в спальню”. Теперь мы можем представить наш суперпроект в следующем виде.

 

Рисунок 3. Последовательность работ  по “суперпроекту”.

Итак, работы изображены в виде блоков времени, длина которых пропорциональна  оценочной продолжительности выполнения работы. Видно, что всю работу можно  выполнить за девять минут.

Некоторые работы имеют запас времени (они называются работами с резервом времени или плавающими работами). Резерв времени на рисунке показан пунктирными линиями. Последовательность “Налить воду – вскипятить воду – сварить яйцо – отнести в спальню” не имеет запаса времени, не может “плавать” по временной шкале и поэтому называется критическим путем проекта. Если любая работа этой последовательности продлится дольше запланированного времени, то сдвинется весь срок выполнения проекта.

Выявление ограничений

После того как сделаны оценки времени и трудозатрат, установлены взаимоотношения и зависимости, можно переходить к сравнению потребностей проекта с наличными ресурсами. Существуют два фундаментальных подхода:

Ограничение по ресурсам – при планировании учитываются только имеющиеся в распоряжении ресурсы. В результате, завершение проекта может сдвинуться по времени.