Организационный контроль: технологии совер шенствования и повышения действенности

Федеральное агентство  по образованию Российской Федерации

ГОУ ВПО «Пензенский государственный педагогический

университет имени В.Г. Белинского»

Кафедра менеджмента  и экономических теорий

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему:

Организационный контроль: технологии совер шенствования и повышения действенности

 

                                                           

 

 

                                                               Выполнил: 

                                                              студент 2 курса ФЭМИ, группа МО-22,                                                                                  

                                                               специальность «Менеджмент органи                                                                      

                                                              зации» Тренгулов Р.Б.

                                                               Принял:

                                                               к.с.н., доцент кафедры менеджмента

                                                              и экономических теорий Ищенко И.Г.

     

 

 

 

Пенза – 2009  

Содержание

Введение……………………………………...……………………………….3

Глава 1. Сущность и смысл контроля……………………………….........6

1.1. Контроль как одна  из важнейших функций менеджмента……....….....6

1.2. Внутренний контроль в процессе управления организацией…............7

1.3. Цели руководства предприятия при организации внутреннего конт                  роля………………………………….……………...………….............................…..9

1.4. Классификация внутреннего контроля……..……….......………….....11

1.5. Функции контроля……...….…...…..…………………………………...19

Глава 2. Процесс контроля и методы его совершенствования............21

2.1. Установление стандартов и критериев………...…...….........................21

2.2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стан дартами.…...……………………………..………………………….........................22

2.3. Принятие необходимых корректирующих действий…….…..…….....23

Глава 3. Характеристика эффективного контроля…………………....26

3.1. Признаки эффективного контроля………..…………………................26

3.2. Принципы эффективного  контроля…….......……………….................28

Глава 4. Практическое применение методов контроля в компании «Globe Metallurgical Inc.»………………………………………………...............31

Заключение.......…………..………………………………………………....38

Список использованной литературы….......…………..………………...41

Глоссарий……………………………………………………………………43

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Планы не всегда выполняются  так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права  и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Как же руководству организации  удается в конце концов определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ прост. Всё это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

В рыночных условиях, характеризующихся высокой неопределенностью и нестабильностью внешней среды, эффективное управление организацией предполагает гораздо больший спектр планов и объем контрольной и плановой работы, чем при плановой экономике. Усиление конкурентных отношений на мировых и отечественных рынках, стремительное развитие и смена технологий, растущая диверсификация бизнеса, усложнения бизнес-проектов и другие факторы обуславливают новые требования к системе внутреннего контроля коммерческой организации. В современных условиях внутренний контроль в российских организациях должен присутствовать на всех уровнях управления. В более широком смысле в конкурентной среде рыночных отношений эффективная система внутреннего контроля при прочих равных условиях – это гарантия успешной деятельности коммерческой организации.

На любой стадии процесса управления неизбежны различные  отклонения действительного состояния  или действия объекта управления от требуемого. Деятельность без отклонений возможна лишь при абсолютной неизменности субъекта и объекта действий и  окружающих их условий, что противоречит способу существования объективной реальности – движению. В обобщенном виде все отклонения в процессе управления организацией можно разделить на отрицательные, т.е. отдаляющие от намеченных ориентиров и принятых установок, и положительные – приближающие к ним. Например, выпуск продукции сверх плана может быть как отрицательным, так и положительным отклонением – все зависит от принятых установок, производственных и сбытовых возможностей, от условий функционирования конкретной организации.

          Итак, отклонения есть всегда, и они постоянно воздействуют на те или иные аспекты функционирования организации. Но воздействия большинства отклонений настолько малы, что нет смысла принимать по этому поводу какие-либо меры; необходимо лишь установить масштаб допустимых отклонений, в пределах которого для организации не произойдет ощутимых изменений. Чтобы своевременно располагать информацией об отклонениях, превышающих допустимый масштаб, необходим внутренний контроль. Необходимо уточнить, что внутренний контроль можно рассматривать с двух позиций. Так, понятие внутреннего контроля можно трактовать в широком смысле как систему (входящую в систему управления организацией), состоящую из ряда элементов. Внутренний контроль в достаточно узком смысле – один из этапов процесса управления.

Внутренний контроль организации – это осуществление субъектами организации, наделенными соответствующими полномочиями, либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

1. определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);
2. сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, заданной извне либо основанной на рациональности;
3. оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, и степени их влияния на аспекты функционирования организации;
4. выявление причин данных отклонений.

          Цель работы: выявить рамки эффективности организационного контроля и охарактеризовать методы его совершенствования.

          Задачи: определить сущность и  значение контроля в организации,  привести классификацию внутреннего  контроля, описать этапы процесса  контроля, показать практическое  применение технологий контроля  на примере отдельного предприятия. 

          Актуальность выбранной нами  темы содержится в постоянном  стремлении менеджеров к эффективному  управлению на основе повышения  результативности организационного  контроля. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Сущность и смысл контроля

1.1. Контроль как одна из важнейших функций менеджмента

          Эффективное управление предприятием невозможно без четко отлаженной системы контроля результата деятельности и за процессами, которые протекают внутри предприятия и во внешнем окружении.

          Контроль – одна из важнейших функции менеджмента – включает деятельность по разработке его стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

          Контроль как основная функция менеджмента объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления.

         С помощью контроля, правильной проверки исполнения можно активно влиять на все сферы деятельности. Главная цель контроля не столько найти недостатки, сколько выявить резервы и поправить вовремя ход реализации управленческих решений. Контроль позволяет глубже видеть и осмысливать результаты работы, своевременно предупреждать и устранять возможные просчеты, диспропорции, а также своевременно реагировать на изменяющуюся обстановку[14, с. 184]. 

        Функция контроля включает действия, которые менеджеры предпринимают для обеспечения того, чтобы фактические конечные результаты совпали с запланированными. Менеджеры осуществляют контроль с целью выяснить, достигнуты ли намеченные результаты, а если нет, то почему. В результате контроля менеджеры могут прийти к выводу, что функция планирования была (и остается) неудовлетворительной или же функция организации была (и остается) удовлетворительной. Таким образом, контроль завершает последовательность логических действий. Контроль включает отбор и расстановку работников, проверку материалов, оценку результатов, анализ финансовой отчетности и другие общеизвестные управленческие подходы. 

С помощью контроля руководство  определяет, правильны ли его решения, не нуждаются ли они в корректировке; контроль обнаруживает ошибки в деятельности, следовательно, создает возможность их устранить, исправить, чтобы выполнить типовые задания и достичь поставленных целей; он используется для стимулирования успешной деятельности. Таким образом, контроль можно определить и так: это процесс обеспечения организацией своих целей[20, с. 155].

Итак, значение данной функции обусловлено природой экономической деятельности менеджеров, которые осуществляют процесс управления этой деятельностью и через деятельность людей в соответствии с объективным характером воспроизводственных процессов и с учетом субъективных факторов внешней и внутренней среды, влияющих на это развитие.

1.2. Внутренний контроль в процессе управления организацией

В условиях рыночной конкуренции  успешная деятельность организации  в общем и целом зависит  от достижения поставленных перед ней  целей, следования принятым установкам и намеченным ориентирам, устойчивости с финансово-экономической и правовой точек зрения и устойчивости ее положения среди конкурентов на рынке. Обеспечить выполнение перечисленных выше требований – задача управления организацией.

Процесс управления организацией включает следующие основные стадии:

1. планирование – сбор, обработка информации и выработка управлен ческого решения;
2. организация и регулирование реализации управленческого решения;
3. учет – сбор, измерение, регистрация и обработка информации, касающейся выполнения управленческого решения;
4. анализ – разложение информации, полученной на стадии учета, на компоненты; их изучение и оценка для принятия следующих управленческих решений.

Каждая из перечисленных  выше стадий чередуется со стадиями контроля. Затем следует новый цикл этого  непрерывного в идеале процесса. Все  циклы подчинены стратегии организации  – генеральной программе действий и распределению приоритетов  и ресурсов для достижения глобальных целей.

Стадия контроля намеренно не включена в упрощенное описание процесса управления, так как внутренний контроль имеет двойственную роль в процессе управления организацией. С одной стороны, стадия контроля неизменно чередуется с другими стадиями в процессе управления, поэтому можно говорить о присутствии (проникновении) элементов контроля на каждой из описанных стадий. С другой стороны, контроль обеспечивает оптимальный ход процесса управления на каждой стадии. Поэтому, стадию контроля по отношению к остальным можно рассматривать как упорядочивающее звено управленческого процесса[2, с. 13-14].

Таким образом, внутренний контроль организации является:

1. неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления;
2. «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

          На рис.1.2. показаны взаимосвязи, взаимозависимость, взаимопроникно вение и роль каждого элемента в процессе управления организацией: