Методы повышения эффективности коммуникации в организации

      Коммуникации  являются важнейшей составляющей в  деятельности руководителя, поскольку  коммуникации – это обмен информацией  между людьми. Без обмена информацией  они не могут вместе работать, формулировать  задачи и решать их.

      Любая организация заинтересована в повышении  эффективности коммуникаций. Повышение  эффективности возможно на основе детального анализа используемой технологии коммуникаций и видении разрывов, нестыковок или  провалов в коммуникационном процессе. Почти для всех организаций регулирование  информационных потоков остается достаточно проблематичным явлением: информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а  если и к тому, то не всегда своевременно. Бывали случаи, когда сотрудники узнавали о внедрении новых продуктов или назначении ключевых руководителей своей организации из новостей и газет. И, конечно, это серьезно подрывает доверие персонала к руководству компании, как следствие, снижается лояльность, мотивация на работу, увеличивается текучесть персонала. 

     В качестве путей улучшения коммуникации можно выделить следующие методы:

      1. Управленческое регулирование:

            • четкое определение и формулирование задач;

            • формирование четкого представления о потребностях в информации начальника и подчиненных;

            • планирование, реализация, контроль в направлении улучшения информационного обмена;

            • обсуждения планов, задач, путей их решения.

      2. Совершенствование системы обратной  связи:

            • перемещение людей из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения;

            • опрос работников, в среде которых необходимо выявить: четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы ли они; с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться стратегии перемен; получает ли их руководитель для предложений.

      3. Совершенствование системы сбора  информации с целью снижения  тенденции фильтрации идей или  их игнорирования на пути снизу  вверх.

      4. Создание каналов информационных  сообщений (стенная печать, статьи, радио и т.п.)

      5. Внедрение современных информационных технологий (применение внутриорганизационных видеоконференций, создание страниц Интернета, доступных всем работникам, формирование адресной сети электронной почты.)

      Точные  коммуникации снизу вверх оповещают  менеджера о состоянии подчиненных, помогают ему правильно определить качества работников и открывают  путь для более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время существует проблема искажения коммуникаций, поступающих  снизу вверх, потому что работники  чаще будут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самом деле.

      Для улучшения восходящих потоков можно  использовать ряд вспомогательных систем:

      − Система действий, обозначаемая термином «политика открытых дверей», представляет собой готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников.

      − Система действий, называемая «выведением управления за пределы кабинета». Обход руководителем предприятия — хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не рекомендуется делать это слишком часто. 

     Барьеры на пути организационных коммуникаций:

     • Искажение сообщений. Возможные причины: когда кто-либо из менеджеров среднего звена не согласен с сообщением и модифицирует его таким образом, чтобы сообщение отражало его интересы; страх перед наказанием или при ощущении бессмысленности коммуникации.

     • Информационные перегрузки — превышение реальных возможностей системы и входящих в нее людей обрабатывать информацию.

     • Неэффективная структура организации — чем выше в организации вертикаль власти (количество иерархических уровней), тем больше вероятность искажения информации.

     • Некомпетентность персонала — коммуникативная, профессиональная и методологическая.

     • Неэффективный способ организации работ и распределения задач.

     • Конфликты, как между подразделениями, так и между людьми. 

     Неформальные  коммуникации связаны с неформальными  группами и неслужебными вопросами, а также распространением слухов. Система слухов хорошо работает, так  как использует многие каналы. Информация может дойти до огромного числа  людей за короткий промежуток времени. Необходимо научиться пользоваться системой слухов и не препятствовать неформальной коммуникационной сети. Неформальные коммуникации могут возникать  не только между членами неформальных групп. Хорошие личные взаимоотношения  между теми или иными работниками  облегчают неформальную передачу информации. Главное преимущество системы неформальных коммуникаций — в ее большей гибкости, что нередко благоприятствует скорейшему распространению информации.