Методический документ: понятие, функциональные задачи, типы, структура, содержание

Задание 1.

Тема. Методический документ: понятие, функциональные задачи, типы, структура, содержание.

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Документ в широком смысле является объектом исследования многих научных дисциплин. Однако сам термин до настоящего времени не получил общепризнанной междисциплинарной дефиниции. Очевидно, что документ обладает общими фундаментальными свойствами и может иметь специфические признаки и характеристики в зависимости от его назначения и сферы применения. Существует три основных сущностных подхода к формулированию понятия документа: как материального объекта; как носителя информации; как документированной информации.

Главными требованиями являются:

- использование официально-делового стиля;

- соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;

- актуальность излагаемой информации. Она складывается из следующих понятий: адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность, исключение повторов, лаконичность и обстоятельность одновременно;

- требования по соблюдению грамматических правил используемого языка и стилистических особенностей деловой речи (терминология, использование сокращений, языковых формул; падежи существительных и прилагательных; формы глаголов; виды и построение предложений, формы обращения, использование числительных, синтаксические особенности и др.).

Результатом документирования является документ.

Согласно ГОСТ документ определен как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино-, звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом функций и т.д.

Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа.

Документ выполняет две группы функций: общих и специальных.

Общие функции:

информационная;

социальная;

коммуникативная;

культурная.

Специальные функции:

управленческая

правовая;

функция исторического источника (12–14% всех создаваемых в обществе документов).

Не существует документов, выполняющих лишь одну строго ограниченную функцию. Любой документ многофункционален, т.е. в одном и том же документе существует переплетение различных функций. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции, время действия которых ограничено, и функции, постоянно действующие.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.

Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения документов на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.

Под должностным лицом понимают лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

По стадии создания и оформления деловые документы можно разделить на: подлинник (оригинал), проект, выписку, копию, дубликат. Подлинник официального документа – первый, или единственный, экземпляр официального документа. Проект – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.

В заключении хотелось бы отметить, что документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Каждый из нас ежедневно имеет дело с различными документами. Документы сопровождают человека с первого и до последнего дня его жизни. Документ является одним из важнейших средств функционирования, управления и самопознания человеческого общества.

В обществе постоянно создаётся и находится в обращении огромное количество самых разнообразных документов. Вначале идёт интенсивная работа по их подготовке, составлению, согласованию, удостоверению. Затем документы, обретя необходимую юридическую силу или просто законченный вид, вводятся в действие, выходят на оперативный простор, где могут оказывать влияние как на судьбу отдельного человека, так и на жизнь миллионов людей. Это – оперативная среда существования документов.

Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. Основной формой организации информации в управлении является документ. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное значение.

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Задание 2.

  Методические рекомендации – это один из видов методической продукции (наряду с методической разработкой, методическим пособием, дидактическим материалом).

Методические рекомендации представляют собой особым образом структурированную информацию, определяющую порядок, логику и акценты изучения какой-либо темы, проведения занятия, мероприятия.

Методические рекомендации содержат в себе раскрытие одной или нескольких частных методик, выработанных на основе положительного опыта. Их задача – рекомендовать наиболее эффективные, рациональные варианты, образцы действий применительно к определенному виду деятельности (в том числе к мероприятию).

В методических рекомендациях обязательно содержится указание по организации и проведению одного или нескольких конкретных дел, иллюстрирующих методику на практике.

Методические рекомендации должны иметь точный адрес (указание на то, кому они адресованы: педагогам, родителям, методистам, педагогам-организаторам, классным руководителям и т.д.). Соответственно этому регламентируется терминология, стиль, объем методических рекомендаций.

Структура методических рекомендаций

Методические рекомендации как вид методической продукции включают:

-   титульный лист;

-    аннотацию;

- сведения об авторе (авторах);

-    пояснительную записку;

-    содержание;

-    список рекомендуемой литературы по данной теме;

-    приложения (при необходимости).

Пояснения к отдельным структурным элементам методических рекомендаций

1. На титульном листе должны быть обозначены:

-  название учреждения (в порядке нисходящей подчиненности);

-    фамилия, имя, отчество автора;

-   название (с пометкой о виде методической продукции – методические рекомендации);

-   название города;

-     год разработки.

2.      На втором листе вверху приводится аннотация, включающая лаконичные сведения о:

-   сути рассматриваемых вопросов;

-   предназначении данных методических рекомендаций (какую помощь и кому призвана оказать настоящая работа – например, школьным учителям, зам. директоров школ по воспитательной работе, педагогам дополнительного образования);

-   источнике практического опыта, положенного в основу рекомендаций (указать, на базе какого опыта разработаны данные методрекомендации);

-  возможных сферах приложения предлагаемого вида методической продукции (в каких областях гуманитарного знания могут быть использованы настоящие рекомендации).

-   Внизу второго листа помещаются сведения об авторе (авторах): Ф.И.О., должность, место работы, квалификационная категория или научная степень, контактный телефон.

3.      Пояснительная записка должна содержать следующую информацию:

-   обоснование актуальности разработки данных методических рекомендаций (здесь целесообразно дать краткий анализ положения дел по изучаемому вопросу: уточнить, в каких образовательных областях в настоящее время используются мероприятия (действия, методики и др.), сходные с предлагаемыми, в чем их достоинства и недостатки; охарактеризовать значимость предлагаемой работы с точки зрения реализации соответствующей федеральной или региональной программы; разъяснить, какую помощь и кому могут оказать настоящие методические рекомендации);

-   определение цели предлагаемых методических рекомендаций (например: оказать методическую помощь педагогам-практикам, организаторам воспитательной работы с детьми по вопросам … ; составить алгоритм подготовки и проведения … мероприятия и т.п.);

-    краткое описание ожидаемого результата от использования данных методических рекомендаций в системе дополнительного образования детей (например: овладение опытом организации предлагаемой методикой может стать основой для проведения подобных мероприятий по разным предметам школьного цикла; может способствовать повышению мотивации школьников и т.п.);

-   обоснование особенностей и новизны предлагаемой работы в сравнении с другими подобными разработками, существующими в данной образовательной области.

4.      Содержание методических рекомендаций может быть связано с самыми разнообразными вопросами: решением определенной педагогической проблемы, проведением массовых мероприятий, организацией летней кампании, проведением учебно-исследовательской работы, изучением отдельных тем образовательной программы и т.п. Поэтому содержание методических рекомендаций не имеет особо регламентированной структуры и может излагаться в достаточно произвольной форме. Например, его можно структурировать в следующей логике:

-  описать (на основе состоявшегося опыта деятельности), что именно рекомендуется делать по исследуемому вопросу (поэтапно) и как (с помощью каких форм и методов;

-     дать советы по решению: организационных вопросов (например, разработать план работы оргкомитета; определить этапы проведения мероприятия и сроки информирования его потенциальных участников, распределить поручения, обеспечить рекламную кампанию и т.д.); материально-техническому обеспечению (Интернет-ресурсы); финансовому обеспечению (источники и фиксированные суммы финансирования данного мероприятия), кадровому обеспечению (требования к экспертам);

-    вычленить наиболее трудные моменты в организации и проведении описываемого вида деятельности (исходя из имеющегося опыта);

-    предостеречь от типичных ошибок.

5.      Список рекомендуемой литературы по теме рекомендаций составляется в алфавитном порядке, в соответствии с современными правилами оформления литературных источников.

6.      Приложения включают материалы, необходимые для организации рекомендуемого вида деятельности с использованием данных методических рекомендаций, но не вошедшие в блок «Содержание». В числе приложений могут быть:

-    планы проведения конкретных дел, мероприятий;

-   тестовые задания;

-   методики создания практических заданий, адресованных обучающимся;

-  примерные вопросы к играм, конкурсам, викторинам;

-    методики определения результатов по конкретным видам деятельности;

-   схемы, диаграммы, фотографии, карты, ксерокопии архивных материалов;

-     примерная тематика открытых мероприятий, экскурсий и т.д.

                                  Список используемой литературы

1.  Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 6-е изд., стер. – К.: Знания, 2005 - 459 с. – (Высшее образование XXI века).

2.   Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2. С9-13