Менеджмент управления

1.Офис-менеджер (англ. office manager) - служащий, руководящий всем хозяйством офиса; решает вопросы материально-технического обеспечения сотрудников, в общем случае — заведующий хозяйством с расширенными полномочиями.

Работа офис-менеджера  и его основная задача - организация  и обеспечение работы офиса. Он должен обеспечивать снабжение офиса всему  нужными материалами, следить за работой компьютеров (но не чинить их, конечно), офисной техники, офисная мебель должна быть в порядке, закупать напитки и продукты питания, если персонал офиса должен обеспечиваться питанием и напитками, координировать работу обслуживающего персонала – например, уборщиц, повара.

Офис-менеджер обычно подчиняется  непосредственно руководителю компании.

2. Основные должностные  обязанности офис-менеджера

В перечень обязанностей офис-менеджера  входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.

Условно их можно разделить  на пять групп:

1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:

построение организационной  структуры офиса;

планирование работы офиса;

руководство персоналом офиса  – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование  полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);

разработку и внедрение  в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;

разработку политики общения  с клиентами.

2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.

Как видно из перечисленных  обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного  функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные1.

Надо сказать, что все  вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.

В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим  звеном среднего уровня, обладающим, с  одной стороны, урезанными, по сравнению  с перечисленными, полномочиями, а  с другой - дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как  то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.).

Иногда на офис-менеджера  возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.

Синтез обязанностей, возлагаемых  на офис-менеджера,позволяет сказать, что этот работник:

1. Организует структуру  (зонирование) офиса, исходя из  поставленных вышестоящим руководством  задач и профиля предприятия.

2. Выбирает на основе  рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.

3. Разрабатывает и составляет  графики проведения профилактических  и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных  материалов, а также порядок утилизации  и списания оборудования, выработавшего  свой ресурс.

4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).

5. Организует использование  в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

6. Организует обеспечение  необходимыми для работы офиса  товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности  в материально-техническом обеспечении  и обслуживании офиса, составляет  планы на канцтовары, расходные  материалы и др.; проверяет наличие  канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру  цен, системы скидок; обеспечивает  размещение заказа у поставщиков;  заключает договоры).

7. Определяет порядок  получения товарно-материальных  ценностей, организует платежи  за их поставку, оформляет доверенности.

8. Организует работу по  ведению бюджета расходов на  офисные нужды, по оптимизации  прямых и косвенных хозяйственных  затрат.

9. Обеспечивает хранение  товарно-материальных ценностей  (канцтоваров, расходных материалов  и т.п.), необходимых для работы  офиса, организует учет и выдачу  предметов и средств труда работникам офиса.

10. Организует работу по  инвентаризации хозяйства офиса.

11. Координирует работы  по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению  документации в соответствии  со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.

12. Организует прием и  рассылку деловой корреспонденции  (регистрацию и обработку входящей  и исходящей корреспонденции), ведет  в пределах своих полномочий  деловую переписку.

13. Организует:

встречу, прием, регистрацию  и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;

материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

14. Организует и проводит  деловые переговоры (планирует деловые  встречи, определяет линию деловых  переговоров, управляет переговорами  с соблюдением правил этикета  и протокола, организует документальное  оформление переговоров, анализирует  результаты деловых встреч).

15. Руководит работниками  офиса: распределяет обязанности  между ними; доводит до сведения  работников задания и принятые  в отношении их решения; определяет  степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества  работы и критерии оценки качества  работы; анализирует эффективность  работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

16. Организует работу секретарей  на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров  (прием входящих звонков, управление  исходящими звонками, переадресация  звонков), приему и отправке телефонограмм;  контролирует культуру речи секретарей (операторов).

17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

18. Назначает работников, несущих материальную ответственность  за переданные им для выполнения  рабочих заданий товарно-материальные  ценности; определяет схемы передачи  товарно-материальных ценностей  от одного материально-ответственного  лица другому.

19. Обеспечивает выполнение  работниками корпоративных правил  и норм поведения.

20. Разрабатывает и внедряет  системы мотивации и дисциплинарной  ответственности работников офиса,  осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

21. Оказывает работникам  офиса помощь в разрешении  возникающих в ходе работы  проблем, принимает меры по  предупреждению конфликтных ситуаций.

22. Координирует работу  офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих  мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.

23. Обеспечивает взаимодействие  офиса с другими структурными  подразделениями предприятия.

24. Организует совместно  со службой безопасности проведение  работ по планированию и внедрению  мероприятий по поддержанию внутриофисного  режима и информационной безопасности.

25. Руководит подготовкой  отчетной документации для вышестоящего  контроля.

К офис-менеджеру предъявляются следующие требования:

Знание: назначения и задач  работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ  менеджмента; сферы деятельности и  видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения  офиса; методов стратегического  планирования; целей, способов и методов  проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных  стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и  стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.