Корпоративный этический кодекс

Дальше необходимо зафиксировать миссию, стратегию и видение, кредо, базовые ценности, стандарты и принципы - это то, на что не могут повлиять никакая рыночная ситуация, никакие новые задачи, то, что сотрудники любят и ценят в себе и в компании в целом. Сформулированные в корпоративном кодексе ценности компании зададут вектор ее развития и будут для персонала ориентиром для движения вперед. Этот этап можно определить как этап формулировки корпоративной идеологии. То, что мы выясним на этих двух этапах, определит форму и содержание корпоративного кодекса в целом. Технологий же выделения корпоративных ценностей масса, какие-то компании предпочитают доверить формулировку сторонним организациям, а потом утверждают или нет предложенное, какие-то - выводят нечто среднее после нескольких этапов "мозгового штурма" среди топ-менеджеров и специалистов по PR и HR, некоторые выявляют индивидуальные ценности ключевых сотрудников, а затем создают что-то типа "договорной комиссии", другие останавливаются на "антропологической" методике (вовлекается максимально возможное число сотрудников с упором на ключевых и давно работающих, и проводится с ними несколько бесед, в которых проявляются принципы поведения и ценности, присущие компании). Какой бы вариант выяснения и формулировки ценностей мы ни выбрали, при составлении кодекса стоит особое внимание уделить мнению неформальных лидеров коллектива. Зачастую именно они лучше топ-менеджеров осведомлены, на какие психологические рычаги нужно нажать, чтобы эффективно воздействовать на персонал.

За этапом формулировки идеологии следует этап создания стандартов поведения, для которого, как правило, тоже требуется провести несколько сессий с персоналом на предмет выявления этих стандартов. Однако может и быть уже некий предварительный и даже в какой-либо форме существующий вариант-подобие правил поведения, который можно взять за основу. Этот вариант дорабатывается и согласовывается.

Следующий этап может быть составляющим других этапов, а может из-за объема информации и быть выделен в отдельный - это этап сбора фактической информации. Тут, например, мы можем потратить достаточно много времени на создание истории компании, точной и системной формулировки видов деятельности компании, упорядочения структурной организации компании и др.

Если предшествующие этапы можно образно назвать "креативными", то этап сбора фактической информации и следующий за ним, пожалуй, можно классифицировать как "сводный", так как на этом этапе мы создаем компиляцию всей собранной информации и, по сути, получаем черновой вариант кодекса. Этот черновой вариант проходит согласование с топ-менеджментом, вносятся коррективы, и создается чистовой текстовый вариант. Что касается текста как такового, то необходимо постараться создать кодекс не слишком громоздким и изложить его постулаты понятным языком, стараясь избегать прописных истин и излишне бюрократических оборотов.

Когда текст готов, наступает этап "придания формы". То, как будет выглядеть кодекс в окончательном варианте, непосредственно форма подачи, дизайн, решается и создается на этом этапе. И в этом аспекте нам должно руководствоваться пожеланиями руководства, бюджетом, спецификой деятельности фирмы и, конечно же, содержанием самого кодекса.

Итак, кодекс как документ готов. Завершающий этап - "презентационный". Это этап обнародования сотрудникам компании. Презентация кодекса может быть только внутреннего характера (о введении кодекса узнают только сотрудники компании), а может быть и внешнего (широкая информационная кампания в СМИ, информирующая партнеров, клиентов и потенциальных сотрудников).

 

2.2 Содержание корпоративного кодекса

Очевидно, что многообразие корпоративных кодексов диктует и разнообразные структуры их содержаний. Зависят эти содержания от нескольких факторов: размер компании (маленькая фирма или крупное холдинговое предприятие), структура компании (например, один-единственный офис или целая сеть филиалов), характер деятельности компании (активная торговля или научно-исследовательский институт), количество персонала (40 человек в штате или несколько тысяч), количество правил, норм, регламентов. Для сложно структурированной компании, как правило, будет создан и сложный по структуре кодекс.

При работе над содержанием корпоративного кодекса в первую очередь следует четко определить читательскую аудиторию и ожидаемый результат от прочтения. В большинстве случаев сейчас под кодексом подразумевается внутренний документ, который дает возможность сотрудникам получить всю необходимую информацию о компании. Но также возможен и такой вариант, когда читателями кодекса становятся клиенты, посетители и гости. В этом варианте его можно оформить в виде буклета, содержащего сведения о компании, ее миссии и истории, клиентах, самых ярких проектах, а вот внутренние нормы и правила в этом случае могут иметь второстепенное значение или не освещаться совсем.

Существует множество вариантов расширенного содержания кодекса. Автор данного исследования придерживается твердого убеждения, что корпоративный кодекс не должен содержать слишком подробных инструкций на все случаи жизни, так как моменты, требующие соблюдения жестко регламентированных процедур, уже, как правило, либо зафиксированы в отдельных документах, либо их следовало бы ради разгрузки основного кодекса сформулировать в отдельные "правила".

Ниже приводится, например, вариант содержания кодекса, предложенный В.В. Музыченко в книге "Управление персоналом":

"1. Общие положения корпоративной идеологии.

2. История возникновения и развития Компании.

3. Что ценит и ожидает Компания от своих сотрудников.

4. Обязательства Компании перед сотрудниками.

5. Протокол бизнес-норм.

5.1 Общение сотрудников.

5.2 Внешний вид сотрудников.

5.3 Этические нормы общения с Клиентами.

5.4 Поведение в публичных местах и с представителями СМИ.

5.5 Протокол совещаний.

5.6 Система коммуникативной безопасности в Компании (включая типы информации, не подлежащей разглашению).

6. Ритуалы и традиции.

6.1 Ритуал посвящения.

6.2 Этапы роста сотрудников Компании.

6.3 Поощрения и взыскания.

6.4 Тренинги, семинары, конференции.

6.5 Корпоративные праздники.

7. Заключение.

8. Приложение (основные принципы деятельности персонала Компании)".

А вот ниже приведен предложенный Марком Фединым вариант наполнения кодекса (из его статьи "Корпоративная культура через регламентацию деятельности сотрудников", адрес статьи http://www.iteam.ru/publications/strategy/section_32/article_792/). На взгляд автора данного исследования, он чрезвычайно перегружен и формализован, зато может быть отличным пособием для создания нескольких частно-регламентирующих документов, этаких "подкодексов".

" 1. Общий обзор компании.

1. История. Специализация. Миссия. Философия.
2. Оргструктура в целом, ключевые подразделения, за какие процессы (функции) отвечают.
3. Что Вы можете ожидать от нашей компании.
4. Что компания ожидает от Вас.
5. Политика открытых дверей и открытой коммуникации в компании. Внесение предложений.
6. Отношения с Клиентами.
7. Взаимоотношения внутри Компании.

2. Основные принципы работы.

1. График работы. Посещаемость. Отсутствие на работе или опоздания. Перерывы на обед и использование технических перерывов. Сверхурочные работы.
2. Праздничные дни. Корпоративные праздники
3. Отпуска. Очередной отпуск. Учебный отпуск. Отпуск по беременности и родам. Другие отпуска.
4. Временная нетрудоспособность.
5. Действия работников в связи с непогодными условиями и чрезвычайным положением.
6. Внешний вид и поведение.
7. Курение. Спиртные напитки.
8. Помещения. Правила использования сотрудниками и посетителями.
9. Документы и информация. Дисциплинарные меры.
10. Материальная ответственность работников.
11. Политика в области фактов притеснений на рабочем месте.
12. Политика в области трудовых споров.
13. Личное дело работника.
14. Общие собрания и собрания внутри подразделения.
15. Оборудование и транспорт компании.
16. Использование компьютеров, электронной почты.
17. Служебные расходы.
18. Использование оборудования и собственности компании в личных целях.

3. Безопасность

1. Общие принципы.
2. Информирование по вопросам техники безопасности
3. Правила безопасности труда.
4. Правила противопожарной безопасности.

4. Корпоративные правила и сотрудник.

1. Ответственность за нарушение правил, установленных данным документом.
2. Внесение предложений по изменению Правил.

Кроме этих можно, но вовсе необязательно включить другие разделы:

Отбор и найм персонала. Занятость в компании. Равные возможности найма. Классификация персонала. Порядок приема на работу. Найм на работу родственников и супругов. Повторный найм на работу. Испытательный срок.

Система оплаты труда. Гарантии и компенсации. Политика в области окладов и часовых тарифных ставок. Подходы компании в области оплаты труда. Основные принципы определения окладов и систем компенсации работников. Процедура расчета заработной платы. Выдача заработной платы. Оплата переработки. Оплата за работу в ночное время. Оплата работы в праздничные и выходные дни. Оплата случаев отсутствия на работе. Пересмотр уровней оплаты труда. Прочие системы стимулирования работы. Компенсации. Страхование. Программы помощи работникам. Отчисления к пенсии. Оплата командировочных расходов. Оплата расходов в случае перевода работников на работу в другую местность. Поощрения работников. Пенсии по старости.

Обучение и развитие персонала. Аттестация. Обучение и повышение квалификации персонала. Оценка эффективности обучения и повышения квалификации. Продвижение по службе.

Прекращение трудового договора. Увольнение по инициативе администрации. Увольнение по инициативе работника. Увольнение по другим основаниям. Собеседование при увольнении. Возвращение собственности компании. Запросы на предоставление информации после увольнения"

В тех компаниях, где существуют четкие правила взаимодействия с клиентами, корпоративный кодекс может быть дополнен такими разделами, как "Корпоративная книга продаж", "Техника проведения переговоров", "Правила телефонного общения", "Участие в выставках", в каждом из которых зафиксирована важная информация, изучению которой сотрудник будет обязан посвятить отдельное время. Автор же исследования придерживается точки зрения, что дополнительные разделы регламентов чрезмерно утяжеляют кодекс, поэтому предлагает выделять их из структуры кодекса в отдельные документы. Это, конечно, не является рекомендацией для таких кодексов, которые состоят исключительно из правил (регламентирующий тип кодекса) и преследуют исключительно регламентирующую цель.

Автору исследования видится также возможным включение в кодекс следующих структурных моментов: истории, рассказы, легенды и мифы о наиболее важных событиях и людях, о руководстве компании; описание дизайна внутренних помещений, фасада и строений в целом, если физическое окружение играет важную роль и закрепляет корпоративные принципы (например, четкая расстановка товаров в фирменных витринах в магазине, элементы корпоративного стиля в оформлении внутренних интерьеров).

 

2.3 Форма КК

Как уже было сказано, потребителями информации, изложенной в кодексе, могут быть не только сотрудники компании, но и внешняя общественность. В случае же, когда еще и внутренние потребители дифференцируются, разделяются на отдельные группы, когда необходимо подать информацию выборочно, можно сделать несколько различных экземпляров документа. В этих экземплярах будет присутствовать и общий свод норм и правил, и отдельные, предназначенные для конкретного подразделения или филиала, процедуры, инструкции и т.п. Эти экземпляры кодекса могут быть различны не только по содержанию, но и по форме, например, каким-то группам сотрудников подойдет бумажный вариант, причем, такой, который можно почитать дома, кому-то будет предложен буклет с великолепной полиграфией, а какие-то группы сотрудников предпочтут познакомиться с кодексом в электронном варианте, например, в формате презентации, сделанной в программе PowerPoint.

Автору исследования видится разумным распечатанный бумажный вариант предлагать к ознакомлению в спокойной обстановке новым сотрудникам. Вариант кодекса в виде полноцветного буклета в красивой папке подойдет для хранения в виде эталона в кабинете директора, в приемной, в отделах у руководителей. Доступ к подобного рода кодексу должен быть свободен и у внешней общественности. Оформленный таким образом кодекс должен вызывать особое уважение и у сотрудников компании. Кодекс в формате презентации чрезвычайно удобен для пользования у части сотрудников, имеющей доступ к персональным компьютерам. Файл-презентацию можно разместить на внутреннем сайте компании или на сервере, тогда сотрудники смогут в любое время обратиться к документу, не отходя от ПК.

Автором исследования для холдинга "Безопасные Технологии" предложен бумажный вариант, вариант в виде буклета и создана презентация в программе PowerPoint. В буклете имеется возможность изымать листы (буклет на разъемных кольцах), что позволяет оперативно вносить изменения в кодекс, если таковые происходят.

 

2.4 Система исполнения кодекса

Когда корпоративный кодекс уже создан, необходимо начать его популяризацию среди сотрудников и приступить к созданию системы его исполнения. Если кодекс корпоративной этики определяет этические принципы, нормы и правила поведения, предписываемые к исполнению сотрудниками компании, то система исполнения поддерживает и поощряет поведение сотрудников, соответствующее принятым этическим нормам и правилам, предупреждает отклонения поведения сотрудников от заданных этических стандартов, помогает выявлять факты этических нарушений и соответствующим образом реагировать на них.