Контрольная работа по "Организации делопроизводства и персональному менеджменту"

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

 

Всероссийский заочный финансово-экономический  институт

Филиал  в г. Барнауле

 

 

Кафедра

Экономики , менеджмент и маркетинга

 

 

 

 

Контрольная работа

По организации  делопроизводства и персональному  менеджменту 

 

Вариант № 8

 

 

 

 

Студентка	Зубова Екатерина Николаевна
Специальность	Менеджмент организации
Образование   № личного дела	Первое высшее   07ммд11017
Группа	4МП-2
Преподаватель	Торгашова Наталья Александровна

Барнаул 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

1.  Основные требования, предъявляемые к деловой речи…….…………...3
2. Справочно-информационные документы……………………………..….5
3. Образец распоряжения……………………………………………………..9
4. Список используемой литературы…………………………………….…11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Основные  требования, предъявляемые к деловой речи

К деловому разговору предъявляются требования правильности, точности, краткости  и доступности речи. Рассмотрим каждое из них в отдельности .

Первое  и непременное требование к деловому разговору — правильность речи говорящих. Хотя нормы устной деловой речи не так строги, как у ее письменной формы, говорящие обязаны стремиться к правильности своего языка. Необходимость соблюдения этого требования продиктована тем, что большинство участников деловой беседы, которые сами допускают речевые погрешности, не упустят случая отметить (если не вслух, то про себя) наиболее очевидные ошибки в речи беседующего с ними партнера.

Точность и ясность речи - важнейшее требование к любому деловому разговору. Под точностью деловой речи понимается соответствие высказываний мыслям говорящего. Чтобы речь делового человека была точной, нужно употреблять слова в соответствии с теми значениями, которые за ними закреплены. Точность и ясность высказываний взаимосвязаны. Точность придает им ясность, а ясность высказываний вытекает из их точности.

Между тем  в деловом разговоре не всегда добиваются точности словоупотребления. Дурная привычка щеголять мудреной книжной  лексикой мешает говорить просто и  понятно. Особенно вредит ясности и  точности высказываний злоупотребление  иностранными словами. Часто этому  сопутствует и элементарное незнание смысла слова.

Краткость — важнейшее требование к любой форме деловой речи, поскольку такая речь характеризуется, как мы уже отмечали, сугубо прикладным характером в подаче сообщаемых сведений. Это означает, что говорящий не злоупотребляет временем и терпением слушателя, избегая ненужных повторов, излишней детализации и словесного мусора. Каждое слово и выражение служит здесь цели, которую можно сформулировать следующим образом: по возможности точнее и короче изложить слушателям суть дела. Поэтому слова и словосочетания, не несущие никакой смысловой нагрузки, должны быть полностью исключены из деловой речи.

Многословие, или речевая избыточность, чаще всего  проявляется в употреблении лишних слов, которые свидетельствуют не только о стилистической небрежности, они указывают также на нечеткость, неопределенность представлений говорящего о предмете речи, что часто идет в ущерб информативности, затемняя главную мысль высказывания.

Определения нужны для слов, значения которых собеседники не знают, и для терминов, употребляемых говорящим в особом смысле. Обычно самый выразительный способ дать определение какого-нибудь понятия заключается в том, что вы скажете: «Приведу пример, поясняющий, что я имею в виду» — и затем изложите конкретный случай, который типичен для этого понятия.

Очень важны  в речи сравнения. Умственный процесс сравнения — существенный фактор познания. Пока мы не знаем, на что вещь похожа и чем она отличается от остальных вещей, мы не можем понять ее. Сравнения служат одной цели — сделать более ясными и убедительными те высказанные мысли, к которым они имеют непосредственное отношение.

Пример — наиболее эффективный и доходчивый прием речи. При его помощи удается как бы приблизить предмет к слушателю. Существенное качество примера — конкретность. Примеры могут быть краткими или более подробными, фактическими или предположительными, шуточными или серьезными.

Краткие примеры незаменимы, когда приходится в условиях ограниченного времени  пояснять многочисленные подробности.

Предположительные примеры не содержат утверждений  о подлинных фактах, но они могут  оказаться полезными, когда отвлеченные  или общие идеи нужно сделать  наглядными. При прочих равных условиях фактический пример производит большее  впечатление, чем предположительный.

2.Справочно-информационные документы

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные  и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный  характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными  для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к  сведению.

Акт

Акт –  справочно-информационный документ.

Составляется  группой лиц для подтверждения  установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению  документов, акты аварий и т.д.).

Акт может  содержать выводы, рекомендации, предложения  его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и  т.д.). Такие акты составляют временные  или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным  лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Протокол

Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее  напечатано в типографии или на обычных  листах бумаги формата А4.

Протокол  может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь  ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

Протокол  подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью  его выступления и получает подпись  выступающего, согласно с записью  своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

 Докладная записка

Докладная записка – документ информационно-справочного  характера. Может содержать изложение  какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации  или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости  от содержания и назначения докладные  записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости  от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие  или другие организации).

Внутренние  записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата  А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4, подписывает  их руководитель организации.

Датой документа  считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как  по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной  записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные  записки о ходе выполнения работ  должны представляться руководству  постоянно.

Текст докладной  записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших  причиной ее составления, вторая –  выводы, мнения составителя – организации  или должностного лица.

Письмо

Письмо  – обобщенное название различных  по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения  учреждениями, частными лицами, позволяет  сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

Письмо  используют в том случае, когда  невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

Существует  много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые  содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Письма  оформляют на специальных бланках  для писем формата А4 и А5, в  зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его  оформляют на бланке формата А5 (заголовок  не пишут, текст можно печатать через 1, 5 или 1 интервал). Название вида документа  – письмо – не пишут.

 Справка

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки,  описывающие и подтверждающие  факты или события в производственной  деятельность организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей  организации или руководителя организации  для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в  установленные сроки. Текст такой  справки состоит их двух частей.

В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй – приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной  записки.

В справке  фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки  может содержать период времени  или дату, на которые прилагаются  сведения, приведенные в документе.

Справка должна объективно отражать состояние  дел, поэтому ее составление требует  тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться  таблицы.

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера  подписывает и главный бухгалтер  учреждения.

Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата  А4, а внутренние – на чистом листе  бумаги, но с теми же реквизитами.

2. Справки,  удостоверяющие юридические факты:  подтверждение места работы, учебы,  занимаемой должности, места проживания  и т.д. их выдают по запросам  заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная  и ежедневная составляемая группа  справок. Как правило, при составлении  таких справок применяют унифицированные  трафаретные бланки формата А5.

Телеграмма

Телеграмма  – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более  медленный способ замедлит исполнение.

Телеграммы  могут быть посланы с несколькими  текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.

Телеграмму  строят из двух частей, разделенных  чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

 

 

 

 

 

3. Образец приказа

Приказ является организационно-распорядительным документом, который издается  руководителем  предприятия для выполнения производственных задач. Приказы делятся на две  основные группы: по основной деятельности и по личному составу. К первой группе относятся приказы по организации  работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции  и другим производственным вопросам. Ко второй – приказы о приеме работников, увольнении или переводе.