Контроллинг
персонала: функции и задачи
Литвинский
С.Н.
ДЭФ
- 503
-
Управление персоналом охватывает
все основные фазы менеджмента
предприятия в целом: планирование,
контроль, учет, регулирование. Для
эффективного выполнения данной
функции, обеспечивающей конкурентоспособность
компании в долгосрочной перспективе,
необходимо разработать и внедрить
систему контроллинга персонала.
- Контроллинг
персонала (КП) – это система внутрифирменного
планирования и контроля в сфере работы
с человеческим ресурсом, которая помогает
«преобразовывать » стратегии в плановые
величины и конкретные мероприятия, а
также формировать основные положения
по управлению сотрудниками. Контроллинг
персонала подразумевает разработку и
предоставление инструментов для обеспечения
потенциала производительности труда
на предприятии.
Задачи
и функции Контроллинга
персонала
Главная задача
КП – осуществлять постоянную обратную
связь между планированием и
анализом отклонений от планов. Обычно
выделяют следующие основные функции
КП:
- Информационно-обеспечивающая
– построение информационной системы,
охватывающей все необходимые сведения:
производительность, затраты на персонал
и т. д. Эта функция реализуется, как правило,
посредством создания на предприятии
базы данных персонала, с возможностью
формирования отчетов.
- Плановая
– получение прогнозной, целевой и нормативной
информации, например, определение потребности
в сотрудниках (количество, уровень квалификации)
для выпуска новой продукции.
- Управляющая
– разработка предложений по устранению
негативных тенденций. Например, если
возникает отклонение между плановыми
и фактическими затратами на обучение
на одного работника в год, то служба КП
дает рекомендации отделу кадров и финансовому
департаменту о корректировке соответствующих
планов и бюджетов.
- Контрольно-аналитическая
– измерение степени достижения цели,
анализ запланированных и фактических
показателей по персоналу. Если отклонения
не выходят за рамки интервала, рассчитанного
подразделением контроллинга, то управляющие
воздействия не нужны. Например, если текучесть
кадров остается в пределах допустимых
значений (4–5 %), но при этом отмечается
тенденция к ее росту, то об этом необходимо
сигнализировать управлению кадров.
Для реализации
перечисленных функций контроллинга
персонала служба КП должна решать следующие
задачи:
-
предоставлять информацию, сервис
и услуги начальнику кадрового
отдела;
-
проверять эффективность использования
персонала за отчетный период (как правило,
раз в год). Оценка производится руководством
предприятия на основе методик и инструментов,
разрабатываемых службой КП;
-
определять потребность в кадрах в стратегическом,
тактическом и оперативном аспектах. Эти
расчеты проводятся службой КП на основании
следующих данных: стратегический и оперативный
план, виды выпускаемой продукции (услуг),
их количество, сегменты рынка;
-
осуществлять развитие, подбор, стимулирование
и увольнение сотрудников, а также менеджмент
затрат на персонал.
В
КП, который представляет
собой часть контроллинга
предприятия в целом,
выделяют оперативное
и стратегическое направления
(см. табл. 1).
Таблица 1. Задачи
контроллинга персонала
- Стратегический
КП увязывает перспективы в области
работы с персоналом со стратегией
управления компанией. Например, если
предполагается выход на новые рынки
и повышение качества продукции,
то должны планироваться мероприятия
по привлечению (обучению) высококвалифицированных
специалистов.
- Оперативный
КП реализует тактические мероприятия,
ориентируясь на стратегические цели.
На оперативном уровне на первом плане
стоит задача достижения экономической
эффективности использования кадров.
К примеру, измеряются и оцениваются
такие показатели, как выработка
на одного человека в рублях или
натуральных величинах (тоннах, метрах
и т. п.), затраты на персонал в
структуре производственной или
полной себестоимости, денежный поток
на одного сотрудника и т. п.
Составная
часть всех вышеперечисленных задач
– контроллинг потерь рабочего времени
(должен согласовываться с другими мероприятиями
КП). Его основные направления:
- определение
целей, например, сокращение потерь рабочего
времени на производстве на 10 % в
течение двух лет;
- сбор
текущей информации о деятельности, например,
причины невыхода на работу или низкой
производительности и т. п.;
- представление
результатов руководству и участие в обсуждении;
- реализация
обратной связи путем опроса сотрудников
о том, что, по их мнению, необходимо предпринять
первым лицам компании, чтобы повысилась
производительность труда, снизились
потери рабочего времени. Так, на одном
из деревообрабатывающих предприятий
выяснилось, что основной причиной невыхода
на работу стала низкая престижность труда
в лесопильном цехе. Люди не боятся, что
их уволят, т. к. на эти рабочие места трудно
найти новых сотрудников;
- обсуждение
результатов проведенных мероприятий
с точки зрения их соответствия поставленным
целям.
Сбор
информации
В ходе оценки эффективности
работы персонала используются
как количественные, так и качественные
показатели. Целесообразно применять
различные инструменты, например,
Benchmarking: количественные сравнения могут
касаться таких показателей результативности
персонала, как денежный поток на одного
работника; качественных – степени лояльности
персонала к руководству, уровня удовлетворенности
организацией рабочего места.
Для измерения и оценки качественных
показателей в системе КП целесообразно
использовать методы и инструменты
нечетких множеств, интервальных
данных и вербальные оценки
экспертов. Например, измерять средний
возраст персонала путем вычисления
среднеарифметической величины
не совсем корректно. Может
оказаться, что полученным цифрам
не будет соответствовать ни
один человек на предприятии.
Скажем, если половине сотрудников
– 25–30 лет, а остальным –
50–60 лет, то средний возраст
будет примерно 40 лет, тогда как
в компании такие вообще не
работают. Поэтому правильнее определять
интервал среднего возраста, в
данном случае он составит 30–50
лет.
Вся
информация о персонале
в системе КП собирается
в единую базу, структурируется
и документируется.
Она служит для
получения, накопления,
переработки, оценки
и передачи данных
о кадрах и рабочих
местах.
Измерение и оценка
результатов мероприятий
и работы персонала
осуществляется с помощью
системы отдельных и
комплексных показателей,
что позволяет информировать
руководство о достижении
целей компании в области
персонала и одновременно
контролировать проводимые
процессы (см. табл. 2, 3).
Таблица 2. Пример
интегральных ключевых показателей
эффективности (КПЭ) для электросетевой
компании
Таблица 3. Пример
частных КПЭ по направлению «Обучение»
для электросетевой компании
Позиционирование
службы КП в оргструктуре
предприятия
Служба КП
может позиционироваться на предприятии
следующим образом:
- как
часть централизованной службы
контроллинга. В этом случае существует
опасность того, что ее руководство, ориентированное
в большей степени на экономико-финансовые
показатели и отчетность, не позволит
создать систему КП, учитывающую особенности
менеджмента персонала;
- как
штабная структура, подчиняющаяся непосредственно
первым лицам компании;
- входить
в отдел персонала с таким же рангом в
иерархии управления, как, например, служба
развития. Однако существует опасность
того, что КП потеряет свою особую роль
координации и информационной поддержки
других подразделений в сфере управления
сотрудниками;
- как
штабная структура, подчиняющаяся непосредственно
руководителю, ответственному за персонал
предприятия.
Контроллинг
персонала не должен превращаться в централизованную
и стандартизованную систему, ограничивающуюся
лишь монетарными показателями из финансового
и управленческого учета. Подразделению
КП нужно использовать в своей работе
также физиологические и социально-психологические
характеристики сотрудников, что должно
способствовать росту объективности в
измерении и оценке главного ресурса –
персонала предприятия.