Учреждение  образования Федерации профсоюзов Беларуси

Международный Институт Трудовых и Социальных Отношений 
 
 
 

Кафедра: экономики и менеджмента

По дисциплине: теоретические основы менеджмента 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

На тему: «Контроль в менеджменте» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: студентка 2го курса

Факультета  МЭО и М

Группы 911

Рогацевич Анастасия Ивановна 

Проверил  преподаватель:

доцент  Александров А. К. 
 
 
 
 
 
 

Минск 2010

Контроль в менеджменте. Виды контроля 

Во-первых, контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции.

Во-вторых, контроль – это процесс обеспечения  достижения организацией своих целей.

Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они  сформулировали цели и задачи и создали  организацию.

Выделяют  две основные функции контроля –  предупреждение возникновения кризисных  ситуаций и поддержание успеха.

Первая  из этих функций призвана выявить  проблемы и дать возможность скорректировать  деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация должна обладать способностью вовремя обнаружить свои ошибки и исправить их до того, как они нанесут вред ее деятельности и тем более помешают достижению целей.

Вторая  из названных функций состоит  в активной поддержке того, что  является успешным в работе организации. Эта функция призвана определить, какие направления деятельности организации в наибольшей мере способствуют достижению ее целей.

Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации  определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или  иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Цель  контроля – предотвращение ошибок.

Необходимость контроля вызывается несколькими обстоятельствами:

а) на выполнении управленческих решений сказывается  изменение внешней среды организации.

б) функционирование самой организации, ее структура меняется

в) решения выполняют люди, которые не могут быть с абсолютной точностью запрограммированы на определенные действия.

Выделяют  внешний и внутренний контроль. Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах.

Внешний контроль производится администрацией или специальными сотрудниками –  контролерами. Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. По итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания. Внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде.

Внутренний  контроль организации обеспечивается её же силами, его выполняют сами исполнители: они следят за своей  работой и её результатами, вносят по мере необходимости корректировки  в собственную деятельность.  

При разработке эффективной  системы внутреннего  контроля руководство  предприятия, как  правило, преследует следующие цели:

1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений.

2. Обеспечение  сохранности активов, документов  и регистров предприятия.

3. Обеспечение  эффективности хозяйственной деятельности  в целях избежания непроизвольных  затрат во всех областях хозяйственной  деятельности.

4. Обеспечение  соответствия предписанным учетным  принципам. 

5. Обеспечение  выполнения требований республиканских законов и иных правовых актов Республики Беларусь и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.

Для большей  наглядности классификация внутреннего контроля, представлена в табл.1. 

Таблица 1

Классификация внутреннего контроля.

 

Итак, разберем некоторые элементы представленной выше таблицы.

1. Формы контроля. Фирмы широко используют две формы контроля - финансовый и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Административный, контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ, планов.

2. По времени осуществления  контрольных действий выделяют предварительный, текущий и заключительный контроль.

а) Предварительный  контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

б) Текущий контроль. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

в) Заключительный контроль. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Процесс контроля состоит из: 1) установления стандартов; 2) сопоставления со стандартами реальных результатов и 3) проведения необходимых корректирующих действий, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Общая схема процесса контроля показана на рисунке 1. 

Рис. 1 Общая  схема процесса контроля. 
 

Первый  этап процесса контроля – установление стандартов. Стандарты – это конкретные показатели, движение к которым поддается  измерению. Все стандарты, используемые для контроля, выбираются из целей  организации.

Цели  характеризуются наличием временных  рамок и конкретным критерием, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Конкретный критерий и определенный период времени называются показателем результативности.

Второй  этап процесса контроля состоит в  сопоставлении реально достигнутых  результатов с установленными стандартами. При этом необходимо учитывать, насколько  допустимы или относительно безопасны  обнаруженные отклонения от стандартов, то есть требуется установить масштабы отклонений. Масштаб допустимых отклонений – это показатель, в пределах которого отклонения полученных результатов  от намеченных не вызывают тревоги. Система контроля должна реагировать лишь на заметные отклонения от стандартов и не реагировать на несущественные отклонения.

Третий  этап процесса контроля – заключительный контроль. Он состоит в выборе одной  из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарты.

Если  фактические результаты деятельности организации свидетельствуют об ее успешной работе и достижении поставленных целей, то ничего не следует предпринимать, но требуется продолжать измерение  результатов, так как возможно появление  отклонений.

При обнаружении  отклонений от стандартов необходимо установить их причину и произвести корректировку, чтобы вернуть организацию  к правильным действиям.

Пересмотр стандартов требуется тогда, когда  обнаруживается, что они стали  нереальными, устарели, перестали соответствовать  новым условиям. Основные характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность контроля, означающая, что контроль должен служить достижению целей организации, отражать и поддерживать ее общие приоритеты.

2. Ориентация  на результаты означает, что конечная  цель контроля заключается в  решении задач, стоящих перед  организацией, а не в сборе  информации и установлении стандартов.

3. Соответствие  делу, то есть контролируемому  виду деятельности.

4. Своевременность  контроля заключается во временном  интервале между проведением  измерений функционирования составляющих  деятельности организации. 

5. Гибкость  контроля означает его способность  приспосабливаться к происходящим  изменениям во внутренней и  внешней средах организации.

6. Простота  контроля заключается в том,  что он должен быть наименее  сложным с точки зрения тех  целей, для которых он предназначен.

7. Экономичность  контроля предполагает, что суммарные  затраты на систему контроля  не должны превышать выгоды  от его проведения.

 

Список  литературы

5ka.su

bankreferatov.ru

kursna5.ru

revolution.allbest.ru