Контроль как функция менеджмента. Проблемы контроля в крупных организациях

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Омский промышленно-экономический колледж»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «МЕНЕДЖМЕНТ»

на тему:  Контроль как функция менеджмента. Проблемы контроля в крупных организациях

Выполнил: студент группы ЗМ-40

Карпенко Е.В.

Проверил: преподаватель

Колесник А.Г.

2011
СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………3

Глава 1 Сущность, задачи и виды контроля……………………………5

1.1 Сущность и задачи контроля………………………….……...5

1.2 Виды контроля……………………………………………...…9

1.3.Внешний и внутренний контроль……………………….…..13

Глава 2 Проблемы контроля в крупных организациях……………….15

2.1 Проблемы контроля в крупных организациях ………….….15

2.2 Негативные формы контроля………………………………..16

Глава 3 Характеристики эффективного контроля ……………..…….18

Заключение………………………………………………………………20

Список использованной литературы…………………………………..23

Приложения…………………………………………………………..…24

Приложение 1………………………………………………………..…24

Приложение 2…………………………………………………………..25

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность данной темы:

Почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует достичь цель в какое-то время, точно зафиксированное как день, неделя или месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе и много неблагополучных изменений. Работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом. Могут быть приняты законы, запрещающие подход, который избрало руководство. На рынке может появиться новый сильный конкурент, который значительно затруднит организации реализацию ее целей. Или просто люди могут совершить ошибку при выполнении ими своих обязанностей.

Такие непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу.

Поэтому тему контроля как функции управления мы считаем актуальной в наши дни, ведь не зря во многих изданиях авторы упоминают о тех неопределенностях, которые сопровождают процесс управления, и о необходимости рассматривать управление как своего рода бесконечный процесс. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Вы, быть может, уже начали удивляться, как же руководству организации удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ прост. Все это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

Цели данной работы:

В данной курсовой работе нам хотелось бы изучить функцию контроля подробнее, и узнать о проблемах контроля в крупных организациях.

Задачи данной работы:

1. выявить сущность контроля и понять его необходимость;

2. узнать какие существуют виды контроля;

3. выявить какие проблемы возникают в крупных организациях, и узнать о негативных формах контроля;

4. изучить, как проходит процесс контроля и характеристики его эффективности.

Глава 1 . Сущность, задачи и виды контроля

1.1 Сущность и задачи контроля

Контроль представляет собой одну из важных функций в менеджменте. Как неотъемлемая часть деятельности организации контроль является непрерывным процессом, который строится на трех основных этапах:

 1. Установление стандартов контроля.
Стандарты контроля прежде всего связаны со стратегией организации - ее миссией и целями. Стандарты должны быть научно обоснованными, конкретными и достаточно реалистичными. Они могут носить обобщающий характер (уровень доходности, доля на рынке и т.п.) или являться частными показателями (нормы расхода, уровень квалификации). Все сотрудники должны знать, что в их деятельности подлежит контролю, каковы показатели их труда, которые будут контролироваться, и в какие сроки будет осуществляться контроль.
      2. Сравнение фактического состояния вещей с установленными стандартами.
Этот этап включает несколько действий: определяется масштаб отклонений, подлежащих контролю; сопоставляется фактическое положение дел со стандартами; проверяется достоверность поступившей информации и делается вывод о том, достигнуты ли поставленные цели. Результаты контроля доводятся до сотрудников.
         3. Организационные действия, вытекающие из второго этапа.
Если цели достигнуты, то третий этап не нужен. Но если цели не достигнуты, то необходимо установить причину отклонения реалий от стандартов.
Причины отклонения могут быть результатом установления неправильных стандартов контроля, и тогда стандарты необходимо исправить, а весь процесс контроля начать сначала.
Если же стандарты правильны, то необходимо найти причины этих отклонений, устранить их и вновь сравнить фактическое положение со стандартами.

Во всех случаях сотрудники организации должны знать, что их ошибки или достижения в тех областях, где руководство установило стандарты и осуществляет контроль, со всей очевидностью послужат основанием для распределения вознаграждений или наказаний.

В системе управления контроль решает несколько задач.

Во-первых, он позволяет выявить во внешней и внутренней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие, а следовательно, и своевременно отреагировать. Кроме того, в этом процессе отслеживаются тенденции в развитии организации, их направление и глубина.

Во-вторых, контроль позволяет своевременно обнаружить нарушения, ошибки и промахи и оперативно принять необходимые меры по их устранению.

В-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.

Цели контроля будут достигнуты, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами.

Прежде всего контроль должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации, внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней. Речь не идет о том, что он должен быть тотальным, с охватом всех событий. В то же время контроль должен обеспечить достаточно полную и объективную картину ситуации. Это можно обеспечить, если система контроля имеет стратегическую направленность, охватывающую основные приоритетные сферы функционирования и развития организации. Второстепенные сферы деятельности организации тщательно и постоянно проверять не целесообразно, а некоторые и совсем не имеет смысла, так как отвлекается много сил и средств.

Контроль делается не ради выявления проблем, а для успешного решения и достижения конкретных результатов, выявления отклонений от научно обоснованных стандартов. Если контроль не дает «пищу» для размышления, то он запланирован напрасно. Главная цель контроля — не исправление, а предотвращение ошибок, что обходится гораздо дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемую часть стратегического планирования.

Эффективный контроль увязывается не только с процессом планирования, но и со всеми изменениями, происходящими в структуре и системе управления, т.е. контроль должен быть гибким.

Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение. В этой связи необходимо широко использовать эффективные средства контроля.

Чрезмерный контроль над людьми, тем более из недоверия, следует избегать. Иногда нужно, как говорят, «отпустить поводья», максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения своих обязанностей и проверять лишь самое важное — результаты.

С другой стороны, продолжительное отсутствие контроля также является неблагоприятным признаком, свидетельствующим о безразличном отношении руководства к людям, делам организации или подразделения, что неминуемо вызывает обратную реакцию.

Возложение на конкретное лицо или группы лиц функций контроля требует от них не только формального положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к ним коллег и подчиненных.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами, к которым можно отнести:

1)                   охват основных сфер деятельности организации и процессов, протекающих в ней;

2)                   непрерывность, обусловленная соответствующим характером производственной и хозяйственной деятельности (в ряде случаев контроль может осуществляться эпизодически);

3)                   привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части;

4)                   наличие четкой стратегической направленности, задаваемой основными приоритетами развития организации;

5)                   увязка с процессом планирования и преобразований в организации, ее структуре, системе управления;

6)                   гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и действенность;

7)                   своевременность, позволяющая устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры;

8)                   ориентированность на конкретные результаты, повышение эффективности и качества работы фирмы, поддержку нового;

9)                   экономичность, предполагающая, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение (противное свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией);

10)               индивидуализированность, нацеленность на конкретные процессы, результаты, лиц (требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе);

11)               максимальная прозрачность, открытость, гласность, объективность, доброжелательность, исключение слежки за людьми, поиска козлов отпущения, создание благоприятного морально- психологического климата;

12)               соответствие характеру контролируемого процесса;

13)               регулярное подведение итогов контроля, своевременное проведение корректирующих мероприятий, поощрение отличившихся и наказание нерадивых.[I]

1.2 Виды контроля

В практике используют три вида управленческого контроля: предварительный, текущий и итоговый (рис.1)

Предварительный контроль.
Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Используется для проверки качества комплектующих изделий, сырья и материалов, идущих в производство. Предварительный контроль призван предотвращать потенциальные ошибки и несоответствие установленным стандартам и требованиям, создавая тем самым уверенность, что данная работа или процесс будет происходить должным образом. Однако при этом затягивается процедура принятия решений и возникает возможность смешения ответственности. В случае неудачи исполнитель может ссылаться на контролёра, указывая, что обязанность последнего - предотвращать подобные ошибочные действия.
     Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенной политики, процедур, правил и линий поведения.
Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа деловых и профессиональных навыков и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. При приеме на работу необходимо проверять, соответствует ли кандидат тем требования и обязанностям, которые на него хотят возложить. С кандидатами на должность проводят тестирование, заранее разработав разные критерии контроля. Каждый вид деятельности определяет набор качеств человека, необходимых ему в процессе работы. Критерии контроля не могут быть одинаковыми для всех, так как каждый человек - индивидуальность. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения.

Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита.
     Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществлять функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что даёт уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут.

Текущий контроль.
     Как следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. В наибольшей степени он характерен для производственных процессов, где благодаря ему выявляется необходимость в регулировании хода производства. Этот вид оперативно контроля требует быстрого и постоянного поступления информации по каналу обратной связи. Текущий контроль выступает также как учёт финансовых и материальных ресурсов; в известной мере он необходим в отношении деятельности персонала, но его масштабы не должны здесь превышать определённого предела, при котором он начинает восприниматься как проявления недоверия и подозрительности, что обычно подрывает внутреннее побуждение к эффективной работе и препятствует удовлетворённости ею.
     Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, после проведения работы. Текущий контроль основывается на обратных связях.
     Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий менеджер, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.