Коммуникации в управлении

 » Личностные моменты: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др.  

 » Отсутствие единого понимания используемых понятий и терминов, символов, т.е. наличие семантических барьеров коммуникативного взаимопонимания и взаимодействия. 

 » Большое количество промежуточных звеньев в коммуникативной цепи.   

2. Информация как  фактор оптимизации  системы управления   

 Термин  «информация» используется в  двух значениях: как уменьшение  неопределенности в отношении  ожидаемых событий и как значимое сообщение, некая сущность коммуникационного потока, ресурс.       

 Каждая  управляющая система с замкнутым  контуром есть совокупность субъекта  и объекта управления, взаимодействие между которыми происходит через каналы прямой и обратной связи, по которым проходят потоки информации. Сам процесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачу информации; информация — неотъемлемая часть управленческого процесса.    

 Информационное  обеспечение управления — практика  технологизации управленческого  процесса (и учебная дисциплина  для госслужащих), которая обусловливает  воздействие информации на все элементы управленческой деятельности, предоставление всем звеньям и работникам необходимой профессиональной, экономической, правовой и другой информации.   

 С  информацией работают все специалисты  управления, но затраты времени  у них структурируются по-разному.

Ориентировочное распределение рабочего времени управленческого  персонала, %

 

    По своему  целевому назначению в процессе управления информационно-технические операции разделяются на следующие классы:  

1. Документационные. На работу с документацией, как показывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего. времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций расходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, машинистки, стенографистки и т.д.  

2. Первично-счетные и учетные операции, содержание и объем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации. Затраты труда на эти операции зависят от применяемых методов и средств их выполнения, а сокращение — от автоматизации процессов получения данных.  

3. Коммуникативно-технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода технических средств.  

4. Вычислительные и формально-логические операции — все операции по переработке информации, выполняемые специалистами или техническими исполнителями (в зависимости от сложности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вычислительной техники.    

 Управленческие  операции с информацией могут  быть разделены на группы.    

 Выделяют  следующие виды управленческих операций:  

= по характеру преобразования информации - на стереотипные, которые выполняются по заранее разработанным инструкциям и методикам, и эвристические, связанные с творческим поиском;  

= по степени механизации на ручные, машинно-рутинные, автоматизированные и аппаратурные. Эта классификация отражает технологическую регламентацию процессов труда и выбор методов выполнения.   

 Виды информации, используемой в управлении:   

 •  по типу отражаемых отношений — технико-технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая; 

 •  по масштабам отражаемого объекта — федеральная (общегосударственная), региональная, местная; 

 •  по отраслям (сферам) жизнедеятельности общества — промышленная, сельскохозяйственная, военная, образовательная и т.п.; 

 •  по структурированности — систематизированная и несистематизированная; 

 •  по характеру носителя — документированная и вербальная. 

 •  по структуре делится на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д. 

 •  В государственных организациях  и учреждениях информационную структуру обычно подразделяют на научную и управленческую документацию. Научная информация не структурируется по иерархии, формируется не руководителями или специалистами по обеспечению информацией, а пользователями. Информационные потоки здесь децентрализованы и определяются только теми, кто запрашивает ту или иную информацию. 

 •  по источнику поступления делится на внутреннюю и внешнюю.    

  Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется высокой степенью регламентированности в отношении предоставления и использования.   

 Значительный  объем внутренней информации  занимает исходная информация:   

  › организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техническом, административно-хозяйственном обеспечении и службах (МТС, АХС) и т.п.;   

  › оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управленческого процесса.    

 Еще  более регламентированный вид  внутренней информации — исходящая информация, т.е. документы, создаваемые в системе управления:   

 ♦  внутреннего пользования, доступные  правкам, изменениям;   

 ♦  для выдачи во внешние системы,  форма которых в большинстве  случаев определена и не может подвергаться изменениям.   

 Информация  об управляющих воздействиях  по содержанию является одним  из видов оперативно-технической  информации, так как включает  сведения о функционировании  подразделений, осуществляющих принятие  решений для поддержания системы  в заданных рамках, режимах. Форма  их предоставления — приказы, распоряжения, инструкции, т.е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еще одно проявление регламентированности заключается в заданности временных и ситуационных характеристик.    

  Внешняя информация — сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов.   

 Внешняя  информация может быть разделена  на подвиды: дескриптивная и прескриптивная (нормативная).   

  Дескриптивная информация отражает сведения о наблюдаемых свойствах социальных управляемых объектов.    

  Прескриптивная информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осуществить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандарту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко регламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обязательной. В свою очередь она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользования. К общей прескриптивной информации относятся законодательные и нормативные документы (кодексы, справочники, официальные печатные издания.   

 Различные  виды управленческой деятельности  имеют различную информационную  потребность.   

  Стратегическое управление (планирование) предусматривает будущее взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требуется информация из внешних источников, не очень точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций.    

  Управленческий контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую временными параметрами.    

  Оперативный контроль требует информации о повседневной деятельности — очень точной, узкой и самой новейшей. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, нужна специфическая информация, относящаяся к области конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых работает организация.   

  Способы выработки информации: самонаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ.   

 Информационный  поиск, предшествующий принятию  решения, это процесс сбора и переработки информации с учетом требований, определенных закономерностей.   

 Информационный  цикл охватывает ряд последовательных  процессов, в каждом из которых  информация, представленная на начальном  этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных, т.е. сырого информационного материала, обрабатывается и преобразуется в сообщения, значимые (имевшие смысл) для адресата, заказчика — лица, принимающего решение. В этом виде информация становится информацией в полном смысле этого понятия.    

 Информация  как управленческая категория  — это новые сведения, характеризующие  управленческую ситуацию, снижающие  уровень неопределенности в отношении  будущего, воспринятые, понятные  и оцененные как полезные для  решения тех или иных задач  управления. Информация в управлении  — это не любые сведения, сообщения,  данные, а только используемые  в процессе формирования решения.    

 Качество  управленческой информации как  понятие неотделимо от процедур принятия управленческих решений.   

 Наряду  с качественным определением  информации возникает проблема  ее количественного измерения.  Недостаток информации приводит  к тому, что центр принятия  решения реализует себя в условиях  неопределенности или риска, вынужден  привлекать, вести поиск дополнительной информации или действует в соответствии с прошлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться и избыток информации, так как способен привести к потере целостности (гора цифр и фактов заслоняет истинную картину).   

 Система  информационного обеспечения выступает по отношению к организационной как внутренняя основа. Если изменяется организационная структура управления, меняется распределение информационных потоков.    

 Информация  в управлении должна удовлетворять требованиям:  

 ♦  своевременность, оперативность;  

 ♦  быть опережающей, т.е. содержать  в себе элемент предвидения  хода событий, постановку целей,  разработку планов и программ, стратегии действий в будущем;