Коммуникации в организации, понятие коммуникаций, их значение для эффективности управления

Введение

 

 

 В ходе совместной  деятельности люди обмениваются  различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно  рассматривать как информацию, а  сам процесс коммуникации представить  как процесс обмена информацией.  Именно потому, что без обмена  информацией сегодня не обходится  ни одна организация, коммуникации  можно назвать связующим процессом.  А одним из важнейших инструментов  управления в руках менеджера  является находящаяся в его  распоряжении информация. Используя  и передавая эту информацию, а  также получая обратные сигналы,  он организует, руководит и мотивирует  подчиненных. Поэтому многое зависит  от его способности передавать  информацию таким образом, чтобы  достигалось наиболее адекватное  восприятие данной информации  теми, кому она предназначена.

 Коммуникация - это обмен  информацией, на основе которого  руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных  решений, и доводит принятые  решения до сотрудников организации(1). Если коммуникации налажены плохо,  решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать  чего же хочет от них руководство,  или, наконец, от этого могут  страдать межличностные отношения.  Эффективностью коммуникаций часто  определяется качество решений  и то, как они в действительности  будут реализованы.

Коммуникация» и «информация» хотя и различные, но взаимосвязанные  понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как передается. Для того чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум  наличие двух людей. Коммуникация предъявляет  требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать или трогать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.

Власть и информационное общение в организациях занимают различное положение, а в определенном смысле даже противостоят друг другу. Потребность в увеличении объема и содержания такого общения вызывает к жизни соответствующие структурные  образования, которые в своей  совокупности образуют коммуникативную  структуру организации(2). Такая структура  может включать в себя: комитеты, комиссии, оперативные рабочие группы, структуры, концентрирующиеся вокруг менеджеров-интеграторов, матричные формы и, наконец, штабы. Взаимоотношение штаба и линии является показателем состыкованности властной и коммуникативной структур организации.

В данной работе рассмотрены  вопросы, касающиеся функций коммуникативных  структур, самого понятия коммуникаций, их видов, видов коммуникационных сетей  и коммуникационных барьеров. Вся  эта информация необходима для понятия  сущности коммуникативных структур организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основная часть.

 

 

Функции и состав коммуникативных структур.

 

 Как и любые другие  организационные структуры, коммуникативные  представляют собой множество  отношений субъектов организации.  Они определяются своими специфическими  функциями, элементным составом  и конфигурацией.

 Главные функции коммуникативных  структур заключаются в следующем:

- обеспечивать органы  прямого управления организации  необходимой деловой и специальной  информацией, например, расчетами  различных вариантов для принятия  тех или иных решений; такая  информация представляется в  виде предложений, рекомендаций  и советов;

- осуществлять сбор и  анализ необходимой информации  и обеспечивать бесперебойную работу технических средств связи и обработки информации;

- планировать работу  различных подразделений организации,  составлять графики работы, определять  плановые показатели, разрабатывать  всевозможные стандарты;

- заниматься снабжением  и материальным обеспечением повседневной жизни организации;

- решать социальные задачи, стоящие перед организацией.

  Элементный состав коммуникативных структур включает в себя субъектов организации (индивидов, занимающих определенные должности, или руководимые ими отделы - организационные единицы), которые непосредственно участвуют в информационных процессах: генерируют, накапливают, распределяют и получают информацию, необходимую для эффективной работы. Субъектами коммуникационных отношений можно считать специалистов различного профиля: экспертов по внешним связям, ученых-исследователей, аналитиков-прогнозистов, маркетологов, плановиков, бухгалтеров, ревизоров, технологов и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

Виды коммуникаций

 

1. Организационные

 

2.  межличностные

 

3. внешние внутренние

 

4. неформальные формальные

 

5. вертикальные горизонтальные

 

6. по восходящей по нисходящей

 

Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного  информацией о самой организации, ее целях и задачах. 

Межличностные коммуникации - устное общение людей в одном  из перечисленных видов. Эффективная  межличностная коммуникация очень  важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение  многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей - начальник с подчиненным, подчиненные  друг с другом - в рамках различных  событий, а с другой, межличностная  коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся  неопределенностью и двусмысленностью.

Внешние коммуникации - это  коммуникации между организацией и  средой. Факторы внешней среды  очень сильно влияют на деятельность организации.

 Организации пользуются  разнообразными средствами для  коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С  имеющимися и потенциальными  потребителями они сообщаются  с помощью рекламы и других  программ продвижения товаров  на рынок. В сфере отношений  с общественностью первостепенное  внимание уделяется созданию  определенного образа, имиджа организации  на местном, общенациональном  или международном уровне. Организациям  приходится подчиняться государственному  регулированию и заполнять в  этой связи пространные письменные  отчеты. Обсуждения, собрания, телефонные  переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие  внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации  между различными уровнями и подразделениями.

Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и  функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность  искажения информации, так как  каждый уровень управления может  корректировать и отфильтровывать  сообщения.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно  назвать каналом распространения  слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для  запланированной утечки и распространения  определенной информации или сведений типа "только между нами".

Вертикальные коммуникации. Информация перемещается внутри организации  с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней  на низшие. Таким путем подчиненным  уровням управления сообщается о  текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых  процедурах и т. п.  

  Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

 Некоторые из многочисленных  разновидностей обмена информацией  между руководителем и подчиненным  связаны с прояснением задач,  приоритетов и ожидаемых результатов;  обеспечением вовлеченности в  решение задач отдела; обсуждением  проблем эффективности работы; достижением  признания и вознаграждением  с целью мотивации; совершенствованием  и развитием способностей подчиненных;  со сбором информации о назревающей  или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем  изменении, а также получением  сведений об идеях, усовершенствованиях  и предложениях.

 

 В дополнение к обмену  информацией между руководителем  и подчиненным имеет место  обмен между руководителем и  его рабочей группой. Коммуникации  с рабочей группой в целом  позволяют руководителю повысить  эффективность действий группы.

Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В обмене информацией  по горизонтали часто участвуют  комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

 

 

Коммуникационный  процесс

 

  Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

• Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.
• Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. функция кодирования — обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.
• Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.
• Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.
• Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.
• Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.
• Шум. В деятельности организации к ним относятся: I) отвлечения; 2) неправильная интерпретация со стороны получателя или источника; 3) раз­личные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми; 4) статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними; 5) получатель информации слышит только то, что хочет услышать.

 

 

Структура коммуникаций

 

 Коммуникационная сеть  включает потоки посланий, или  сигналов, между двумя или более  индивидами. Она соединяет определенным  образом участников коммуникационного  процесса с помощью информационных  потоков.

 Коммуникационная сеть  состоит из вертикальных, горизонтальных  и диагональных связей. Вертикальные  связи осуществляются сверху  вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются  между равными по уровням работниками  или частями организации. Диагональные  связи - это связи с другими  начальниками и подчиненными. Взаимосвязь  этих сетей создает коммуникативную  структуру организации.

 Возможности развития  коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений  в организации. Увеличение размера  группы приводит к возрастанию  количества возможных коммуникационных  отношений. Поэтому от того, как  построена коммуникационная сеть, зависит ее влияние как на  сокращение, так и на увеличение  разрыва между посланным и  полученным значением. и соответственно  деятельность персонала может  отличаться большей или меньшей  эффективностью.

 

 Особенно важно знание  типов коммуникационных сетей  или структур коммуникаций в  группе. Среди существующих коммуникационных  сетей для групп разной численности  можно выделить четыре основных  типов: колесо, цепь, круг, сложный  круг (или всеканальная)

Централизованность информационных контактов связана со степенью свободы  субъектов - участников коммуникации. Как это и следовало ожидать, свобода субъектов существенно  выше в конфигурациях без центра.

 

Результаты или измеряемые характеристики

 

 

 Характеристика коммуникационных сетей

 

Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные  общаются друг с другом только через  своего начальника, представлена в  сетях типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место в коллективе и большинство членов этой группы при определении своей позиции  сориентированы на центр. Это связано  с лидерскими функциями лица находящего в центре «колеса», его возможностями  оказывать больше социаль­ного влияния  на других членов группы. Оно также  связано с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных  решений.

 Если члены группы  соединены между собой, как  звенья одной цепи, в которой  каждый поддерживает контакт  с кем-то одним, то мы имеем  сеть типа «цепочка». Последняя  отражает последовательно сеть  горизонтальных связей.