Этикет секретаря

                                                Содержание 

1.      История происхождение секретаря

2.      Этика и как должен вести себя секретарь - референт

2.1.   Основные этические  функции секретаря

2.2.    Современные  требования этики секретаря

2.3.    Классификация секретарей.

2.4.     Обязанности.

3.        Заключение 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                          1. История происхождение секретаря

Секретари появились  в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

А сами секретари  из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно  в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились  женщины-секретари.  

2.     Этика и как должен вести себя секретаря - референт.

Секретарь –  это лицо фирмы. Он первый, с кем  сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж  фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и  клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно  и продуманно одет и говорить  опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы”  дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря  осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в  сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность  работы отделов и даже всего учреждения.

2.1 Основные этические  функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень  общего образования, так и специфические  знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями  секретаря:

·          знания,  необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

·          знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

·          знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения  работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

2.2 Современные  требования этики секретаря.

Чтобы  отвечать современным требованиям этики, секретарь должен обладать следующими качествами:

1.        иметь профессиональный имидж;

2.        хорошо владеть речью и письмом;

3.        обладать хорошей памятью;

4.        хорошо ориентироваться во времени;

5.        содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

6.        уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

7.        осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

8.        быть энергичным, проявлять инициативу;

9.        быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

10.    поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

11.    контролировать финансы офиса;

12.    быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых  вопросах фирмы.

                                  2.3 Классификация секретарей.

Есть несколько  позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST – девушка,  работающая на телефоне. В ее  обязанности входит отвечать  на вопросы, встречать и провожать  гостей и клиентов. На этой  должности необязательно знание  языка. Основное требование –  умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек  владеет иностранным языком, ему  предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который  занимается организацией офиса.

Самая же высокая  должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и  инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

Специфика и  сложность работы секретаря связана  с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает  различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

                                                2.4 Обязанности.

Без особого  рода знаний,  умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

·          учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

·          оформление  (в том числе печатание) и рассылка  распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;

·          подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями  проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

·          оформление протоколов рассылок выписок из них;

·          анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

·          подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

·          прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

·          организация приемов посетителей;

·          прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с  документами  в обязанности секретаря включаются  функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

·          техническое обеспечение работы руководителя;

·          подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

·          организация приема работников и посетителей;

·          телефонное обслуживание;

·          подготовка командировок;

·          организация презентаций и специальных приемов гостей;

·          стенографирование;

·          контроль за праздничными и юбилейными датами;

·          обработка почты;

·          машинописные работы;

·          сбор деловой информации  и ее реферирование по заданию директора;

·          сбор материалов для докладов и речей руководителя;

·          ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут  быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление  о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности  и культуры  труда секретаря.

Особенностью  работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые  и верные решения.

3.      Заключение

Этическое требования секретаря стоит на ровне с профессионализмом и также требует постоянного усовершенствования.  От коммуникабельности секретаря зависть процветание фирмы или организации, как уже сказано выше секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет и говорить  опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции.

Список  литературы

1.      Этикет и культура поведения секретаря-референта М. :Журнал "Управление персоналом"

2.      Этикет и культура поведения секретаря-референта Авторы: Логинова.С. 
Издатель:ЖурналУправлениеперсоналом"  Год издания: 2005