Эффективное управление временем

«А  куда ты хочешь попасть?» — ответил  Кот.

«Мне  все равно...» — сказала Алиса.

«Тогда  все равно, куда и идти », — заметил Кот.

(Льюис  Кэррол, «Алиса в Стране Чудес»)

Постановка  цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках  наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а  также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение. Постановка цели означает взгляд в будущее. Ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Цели являются масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если заранее четко и однозначно не определить то, чего вы хотите.

Для многих оказывается  сложным просто сесть за стол и  описать на бумаге идеал — свое представление о жизни или  жизненную цель. Радикальное, но эффективное упражнение — написание надгробного слова для самого себя. Л. Зайвер предлагает представить, что человек присутствует на собственном погребении. Гроб опускается в могилу, и перед собравшимися людьми нужно кратко описать вашу частную и профессиональную жизнь. Вы не можете повернуть время вспять, однако являетесь автором надгробного слова для самого себя. Каким должен быть текст в частностях? Какие положительные стороны нужно назвать? Какие заслуги, успехи и этапы жизни необходимо отметить с уважением? И что ещё можно было бы сказать? Необходимо самому написать текст и подумать, кому бы хотелось доверить его произнесение. [8, c. 61]

Ситуационный  анализ является одним из этапов целеполагания, и его основная задача — выявить  и описать актуальную, существующую на момент постановки целей ситуацию жизнедеятельности. Разумеется, ситуационный анализ не претендует на максимально полное и целостное описание жизненной ситуации личности (или организации). Его задача несколько скромнее: зафиксировать уже имеющиеся на пути к цели достижения, а также выявить уже существующие и недостающие для достижения целей ресурсы. При этом ресурсы в ситуационном анализе понимаются в самом широком смысле, как любые средства, способствующие достижению цели. Например, в ситуационном анализе выделяются не только внешние ресурсы (финансы, сырье, технологии, информация, контакты и связи и др.), но и внутренние (личностные качества, состояния, способности, опыт и т. п.).

Лотар Зайверт  рекомендует для ситуационного  анализа в личной сфере использовать список контрольных вопросов:

1. Мой жизненный путь: каким были мои крупнейшие успехи и неудачи?
2. Влияние семьи: детство? юность? родители? братья и сестры? близкие?
3. Мои личностные параметры, черты характера и сильные стороны?
4. Моя гармония? В чем состоят мои конфликты с окружающим миром? Чем я их объясняю?
5. Дружеские связи? Вражда?
6. При каких обстоятельствах я чувствую себя сильным, побежденным, слабым?
7. Каких успехов я до сих пор не смог достичь? По каким причинам?
8. Какие опасности, трудности, проблемы и т. п. могут передо мной возникнуть? В каких областях?
9. Какие меры я хочу предпринять для их предотвращения?
10. Кто из окружающих стимулирует мою жизненную активность? Кто ей препятствует?
11. В чем могут раскрыться мои возможности? В чем не могут? Что я хочу против этого сделать?
12. Какие негативные для меня посторонние воздействия я хочу устранить?
13. Какие позитивные воздействия я хочу поддержать, использовать?
14. Чего хотят окружающие? Что я могу им дать?
15. Кому я могу принести пользу сейчас и в будущем?
16. Что я хочу конкретно сделать, чтобы принести пользу окружающим?
17. Какими денежными средствами я мог бы пожертвовать для своих друзей?
18. Приношу ли я максимальную пользу тем людям, которые приносят максимальную пользу мне?
19. Кому и какую радость я доставлю немедленно? Завтра? И т. п. [8, c. 70]

Также есть направляющие вопросы для ситуационного анализа  в профессиональной сфере. На эти вопросы рекомендуется не просто отвечать кратко («Да» или «Нет»), но и давать более развернутые оценки вроде: «имеющийся ресурс», «недостающий ресурс», «ресурс, имеющийся в достаточном объеме» и т. п. Развернутые ответы на предложенные контрольные вопросы позволят более качественно провести ресурсный анализ и целеполагание в целом.

Для ситуационного  анализа можно использовать не только контрольные вопросы — подойдет любой метод, облегчающий сбор информации об актуальной ситуации целеполагания. Например, для поиска и систематизации необходимой информации можно применять различные таблицы (матрицы), отчасти напоминающие аналитический инструментарий популярного в менеджменте SWOT-анализа.

Ситуационный  анализ можно использовать не только на этапе целеполагания, но и на этапе  достижения целей, позволяя оценить  ваше «местоположение» на пути к цели, провести своеобразную ревизию актуальной жизненной ситуации, выявить имеющиеся ресурсы и ограничения для достижения целей. [7, c. 57]

При определении  поэтапных целей на ближайший  год доказала свою эффективность  формула «МУДРО», согласно которой  краткосрочные цели должны соответствовать  пяти критериям:

• М ¾ метко сформулирована. Цель должна быть сформулирована конкретно, однозначно и точно, иначе она останется неясным пожеланием.
• У ¾ поддается учету. Цель и степень ее достижения должны поддаваться проверке («Если можно измерить — значит, можно сделать!»).
• Д — сориентирована на действия. Цель должна открывать путь к позитивным изменениям, а не указывать на то, чего делать не следует.
• Р — является реалистичной. Цель должна быть отдаленной, но всегда — достижимой.
• О — ограничена по срокам. Цель должна быть привязана к достаточному и точному сроку исполнения. [8, c. 85]

«Кто  все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется  работе»

Народная  мудрость

Планирование  как составная часть задач  и правил самоменеджмента означает: подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.

Планирование  представляет собой проект процессов  труда на предстоящий временной  период. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1 % времени тратить на планирование. Для разработки плана дня требуется 5— 10 минут.

«Золотая» пропорция  планирования времени 60:20:20 предложенная Лотаром Зайвертом: 60 % — запланированная активность; 20 % — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия); 20 % — спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество). [8, c. 94]

Перед планированием  следует провести анализ видов деятельности и расхода времени. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделив их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установив их приоритетность и действуя в соответствии с нею, даже если менее важные дела, даются намного легче, чем более важные.

Не стоит впадать в крайность чрезмерного планирования, необходимо планировать лишь такой объем задач, с которым реально можно справиться. Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно. Невыполненные задачи, которые не хочется вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия. Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. А также устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, вы приучите себя к самодисциплине, избежите нерешительности, промедления и откладывания дел. [4, c. 147]

Пять стадий метода «Альпы»:

Предлагаемый  метод относительно прост, и после  некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

1. Составление заданий.

Запишите  под соответствующими рубриками  формуляра «План дня» все то, что  Вы хотите или должны сделать на следующий день: задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.

Употребляйте  при этом сокращения, соответствующие  виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня».

2. Оценка длительности акций.

Проставьте против каждого  задания приблизительное время  для его выполнения, просуммируйте  и определите ориентировочно общее  время.

3. Резервирование времени про запас.

При составлении плана  дня придерживайтесь основного  правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов.

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению.

Установите однозначные  приоритеты для своих дел и  уточните в соответствии с ними задачи дня. Перепроверьте скалькулированную  Вами потребность во времени и  сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности. Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации.

5. Контроль (учет несделанного).

Не все задачи удается  выполнить. Поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и тоже дело переносится многократно, то оно становится обузой, и тогда существуют две возможности: вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца; вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой. [8, c. 173]

Ежевечерние затраты  сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут многократный выигрыш во времени.

Принятие решений  предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение — значит установить приоритетность. Установить приоритетность — означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение.

Принцип Парето (соотношение 80:20). Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848—1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

Принцип Парето применительно к рациональному  использованию времени гласит: «Если  все рабочие функции рассматривать  с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени». [10, c. 158]

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью: сначала — немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом —многочисленные «второстепенные».

Вместо того чтобы иметь время для действительно  важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или  на этой неделе, тогда как срочную  задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно.

Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным  средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение  относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела (рис. 1.2.)

Задачи  Б Установить  срок выполнения (или поручить)	Задачи  А Выполнить без  промедления
К	Задачи  В Поручить

 

Рис. 1.2. Правило  Д. Эйзенхауэра

 

Срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

Срочные/менее  важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки.

Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться. [8, c. 109]

Функция самоменеджмента  «Реализация и организация» предполагает объединение энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей. Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот.

Важным фактором успехов в работе выступает личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы изменить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к сохранению или упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков.