Исследование целей управления

       Количество  и разнообразие целей и задач  менеджмента настолько велики, что  без комплексного, системного подхода  к определению их состава не может  обойтись ни одна организация, независимо от ее размеров специализации вида, формы собственности. В качестве удобного и апробированного на практике инструмента можно использовать построение целевой модели виде дерева целей. Дерево целей – это графическая модель совокупности последовательности дробящихся целей в соответствии с понижающимся уровнем подсистем. Пример дерева целей представлен на схеме 3 

      Схема 3. Дерево целей организации

      При построении дерева целей используют накопленные в результате опыта  принципы и правила построения целеобразования:

1. Цели находятся в непосредственной зависимости от потребностей общества, т.е. является следствием потребностей.
2. Выбор целей субъективен, т.е. производится конкретными лицами, имеющими определенный запас знаний и опыта, но любая цель должна быть конкретна, достижима, иметь конкретные количественные характеристики.
3. Средства для достижения глобальной цели являются ее подцелями. Ни одна цель высшего уровня иерархии не достигается непосредственно, а лишь путем достижения подцелей, на которые она распадается.
4. Цели нижних ярусов являются средствами достижения целей высших ярусов.
5. Глобальная цель реализуется более эффективно, если каждая подсистема стремится достичь свою подцель, имея в виду общую цель всей системы.
6. Цели одного уровня иерархии не должны входить друг в друга, но могут частично пересекаться, что выражается в выделении в ветвях этих целей практически одинаковых более мелких целей.
7. Цели одного уровня должны быть достаточно однородны по своей значимости и выполняться в одном временном интервале.
8. В системе целей существует состязательность целей и взаимоподдержка.
9. Число уровней разбиения глобальной цели определяется требуемой постановкой задачи и точностью ее решения.
10. Дерево целей по всем своим ветвям должно быть доведено до уровня, который считается низшим в своей ветви (при этом количество уровней для разных ветвей может быть разным).

      Самый нижний уровень называется фундаментом  дерева целей. В этом фундаменте  должны находиться задачи (полное информационное и ресурсное обеспечение), которые  следуют за подцелями.

      После выполнения задач происходит переход на следующий уровень и так далее вплоть до выполнения глобальной цели организации. Построение дерева целей по времени существенно зависит от масштабов деятельности организации. Для крупных организаций, в составе которых работают десятки или сотни тысяч людей, построение дерева целей практически обязательно. Оно требует много времени и материальных затрат (миллионы долларов США).

      Построение  дерева целей очень важно не только для крупных организаций, но и  для организаций любого масштаба. Опыт показывает, что чем выше интеллектуальный уровень менеджера, тем чаще он использует метод построения дерева целей для повышения эффективности своей работы.

      Посредством дерева целей описывается их упорядоченная  иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по следующим правилам: общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата; при развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня; при формулировке целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, но не способы их получения; подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и не выводимыми друг из друга; фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки.

      Количество  уровней декомпозиции зависит от масштабов и сложности поставленных целей, от принятой в организации структуры, от иерархичности построения ее менеджмента.

      Важным  моментом целеполагания является моделирование  не только иерархии целей, но и их динамики в аспекте развития за определенный период времени. Динамическая модель особенно полезна при разработке перспективных планов предприятия, реализующих его стратегию. 
 

4. Применение  метода экспертных оценок для построения дерева целей 

      При исследовании сложных систем возникают  проблемы, которые по различным причинам не могут быть строго поставлены и решены с применением разработанного в настоящее время математического аппарата. В этих случаях прибегают к услугам экспертов, чей опыт и интуиция помогают уменьшить сложность проблемы.

      Эксперт – это специалист, суждения которого наиболее компетентны в данной отрасли  знаний.

      Основная  идея экспертных методов состоит  в том, чтобы использовать интеллект  людей, их способность искать и находить решение слабо формализованных  задач. Однако особенность интеллектуальной деятельности людей состоит в том, что она во многом зависит от внешних и внутренних условий. Поэтому в методиках организации экспертных оценок специальное внимание уделяется созданию благоприятных условий и нейтрализации факторов, неблагоприятно влияющих на работу экспертов.

      На  работу эксперта оказывают влияние  следующие факторы:

• ответственность за использование результатов экспертизы;
• знание того, что привлекаются и другие эксперты;
• наличие информационного контакта между экспертами;
• межличностные отношения экспертов (если между ними есть информационный контакт);
• личная заинтересованность эксперта в результатах оценки;
• личностные качества экспертов (самолюбие, конформизм, воля и др.)

      Исходя  из вышеуказанных факторов, можно  выделить основные требования, предъявляемые к экспертам:

• компетентность (они должны иметь необходимую квалификацию, полноценное владение утвержденной методикой проведения экспертизы, владение навыками экономического анализа в соответствующем отраслевом направлении);
• независимость (исключается влияние каких-либо юридических или физических лиц на результаты экспертизы);
• объективность (исключается предоставление преимуществ);
• конфиденциальность (обеспечение сохранности показателей и данных, содержащих элементы коммерческой и служебной тайны).

      Взаимодействие  между экспертами может, как стимулировать, так и подавлять их деятельность. Поэтому в разных случаях используют различные методы экспертизы, отличающиеся характером взаимодействия экспертов  друг с другом: анонимные и открытые опросы и анкетирования, совещания, дискуссии, деловые игры, мозговой штурм и т.д. Рассмотрим наиболее типичные процедуры экспертного выбора.

      Самый простой способ заключается в  прямой расстановке коэффициентов, исходя из требования, чтобы их сумма была равна единице или 100%. При внешней легкости достижения результата простота эта кажущаяся, поскольку достаточно трудно, даже при высокой квалификации экспертов, расставить коэффициенты в долях единицы или процентах при каждом влияющем факторе. Причем затруднения возрастают по мере увеличения числа факторов, количество которых может быть несколько десятков. Следовательно, и статистическая значимость весовых коэффициентов будет невысокой, что автоматически влечет за собой снижение качества разрабатываемой экспертной модели.

      В другой группе методов от экспертов  требуется произвести ранжирование, т.е. упорядочить исследуемые факторы  по степени проявления их свойств  в порядке возрастания или  убывания. Сводные оценки весовых  коэффициентов получаются в результате осреднения частных рангов или расчетом по специальным формулам. Недостатком такого подхода является сильное сглаживание весовых коэффициентов, тем большее, чем меньшее число факторов рассматривается.

      Наконец, весовые коэффициенты можно найти  методом последовательного попарного сравнения факторов, чтобы при помощи специальных процедур сгруппировать их в определенные классы.

      Большое значение имеет правильный подбор экспертов  и организация их работы. Процедуре  выбора экспертов уделяется много  внимания, поскольку ошибки в подборе специалистов в конечном итоге ведут к получению некорректных оценок параметров. Расчеты, выполненные при помощи таких моделей, будут давать искаженные, а то и вовсе неверные оценки исследуемых объектов.

      Процедура экспертного опроса может быть организована и проведена открыто или анонимно. Открытые опросы проводятся как в виде коллективного обсуждения, так и в индивидуальном порядке. Групповой опрос преследует цель выработки наиболее согласованного решения. Если эксперты независимы в своих суждениях и дискуссия носит открытый характер, то итоги такого обсуждения будут наиболее эффективными, а обобщенное мнение экспертов наиболее корректным. Однако соответствующую атмосферу организаторам таких опросов создать достаточно сложно, поскольку в состав экспертов могут входить люди, придерживающиеся различных взглядов на обсуждаемые вопросы и обладающие такими человеческими недостатками как склонность к конформизму, не восприятие других аргументов, перестраховке в принятии самостоятельного решения. 
 
 

ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ

1. Формулировка глобальной цели организации и конкретного подразделения

       Организация «Х», о которой пойдет речь в практической части данной работы, основана в 1991 году. Основной деятельностью                          ООО «Х» является торговля строительными материалами, такими как: гипсокартон, лаки, краски, цемент, смеси и т.д. До 1998 года фирма работала совместно с чешскими компаниями.

       В начале своей деятельности упор в  компании делался на торговлю только лаками и красками. Товар приобретался по договорам поставок с условиями отсрочки оплаты преимущественно у чешских фирм-посредников. Анализируя положение дел и тенденции развития организации, можно сказать, что торговые точки не давали достаточного уровня рентабельности и отдачи на вложенный капитал. Исходя из этого, весной 1998 г. руководство фирмы приняло решение о расширении ассортимента и изменении сбытовой политики.

       Говоря  о целях данной организации, следует  в первую очередь выделить главную, глобальную цель: как и у других коммерческих организаций – это получение прибыли за счет обеспечения клиентов строительными материалами.

       Глобальная  цель подразделения – отдела сбыта  – выйти на одно из первых мест в  области продаж строительных материалов на российском рынке.

       Важнейшими  задачами отдела сбыта являются:

• Осуществление рациональной организации сбыта строительных материалов, их поставки потребителям в сроки и в объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами;
• Организация подготовок и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок;
• Обеспечение контроля выполнения подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств, состояния запасов готовой продукции на складах
• Организация приемки готовой продукции от производственных подразделений на склады, рациональное хранение и подготовка к отправке потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции.

2. Построение  дерева целей строительной организации «Х»

3. Цели  и задачи подразделения  для достижения глобальной цели организации

      Исходя  из глобальной цели организации, а также  цели подразделения – отдела сбыта, можно выделить ряд задач, которые  приходится решать для их достижения данным отделом.

      Менеджеру отдела сбыта необходимо осуществлять рациональную организацию сбыта  строительных материалов, а также  их поставку потребителям в установленные  сроки и в объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами. Этот отдел должен принимать участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, в проведении некоторых маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта.