Использование публичных выступлений для поддержания связей с общественностью

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПУБЛИЧНЫХ ВЫСТУПЛЕНИЙ ДЛЯ ПОДДЕРЖАНИЯ СВЯЗЕЙ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ

Хорошо подготовленное и реализованное в нужный момент публичное выступление может  оказывать на общественность фирмы  не меньшее воздействие, чем дорогостоящее  и длительное ПР-мероприятие. 

Основными целями публичного выступления являются:

• информирование общественности о значительном событии в жизни компании (освоение новой продукции или технологии, расширение или сокращение производства с соответствующим изменением численности рабочих мест, изменение ценовой или тарифной политики компании и др.);

• улучшение отношений с некоторыми категориями общественности (собственный персонал фирмы, внешние акционеры, поставщики, потребители, кредиторы, инвесторы, местная общественность и др.) и достижение лучшего взаимопонимания по отдельным вопросам;

• опровержение сложившегося общественного мнения в отношении компании по тем или иным аспектам ее функционирования.

Публичные выступления  руководителей и специалистов организации  можно рассматривать как наиболее авторитетный первичный источник информации, используемой и распространяемой в  дальнейшем различными изданиями, радиостанциями и телевизионными компаниями.

Успешные публичные  выступления хорошо запоминаются благодаря  их частому повторению различными СМИ. Эти выступления, как правило, достаточно подробно анализируются и комментируются в деловых и журналистских  кругах, что, несомненно, формирует  и поддерживает положительный имидж  компании и ее руководства.

Правильно подготовленное и реализованное публичное выступление  позволяет продемонстрировать открытость компании и ее готовность решать сложные вопросы в режиме диалога с представителями различных категорий общественности.

Неоспоримым преимуществом публичного выступления перед другими средствами установления и поддержания связей с общественностью является также  возможность налаживания прямого  контакта с живой аудиторией, установления обратной информационной связи при  ответах на ее вопросы и обсуждении заявленных проблем.

Публичные выступления  руководителей и специалистов по связям с общественностью требуют  определенной подготовки текста выступления  и самого выступающего лица.

В написании  и редактировании будущего текста обязательно  должен принимать участие предполагаемый оратор. В зависимости от его квалификации и опыта общения с аудиторией могут быть подготовлены:

Для начинающих ораторов рекомендуется готовить полный текст выступления, выделяя при этом наиболее важные места. Основные проблемы, затрагиваемые в выступлении, могут быть пронумерованы, а в конце текста могут быть даны ответы на возможные вопросы и реплики из зала.

Для более опытных, но не слишком профессионально разбирающихся  в многочисленных деталях предмета выступления ораторов рекомендуется  готовить отдельные тезисы доклада с более подробными комментариями сложных для понимания вопросов и обязательной расшифровкой специальных терминов.

Для высококвалифицированных  специалистов, владеющих ораторскими  навыками, вполне достаточно краткого плана выступления с перечнем основных вопросов.

Предприятия и организации, среди  руководства или специалистов которых  нет хороших ораторов, могут решить эту проблему с помощью школ ораторского  мастерства или соответствующих  курсов. В процессе самостоятельного обучения правилам публичных выступлений  и овладения техникой устной речи весьма полезными могут оказаться  специальные тренировки и репетиции  с их записью на аудио– и видеокассеты, последующим воспроизведением и анализом.

От правильной оценки аудитории (как качественной, так и количественной) во многом зависят ход самого выступления  и его конечный результат.

Качественный  анализ аудитории может быть проведен по таким признакам, как возраст  и пол присутствующих, их национальность, социальный статус, уровень образования, профессиональная принадлежность, а  также характер взаимоотношений  с компанией, организовавшей публичное  выступление. Этот характер определяется принадлежностью присутствующего  на публичном выступлении к одной  из многочисленных категорий общественности компании (собственные сотрудники, ветераны труда, внешние акционеры, кредиторы, инвесторы, потребители, местная  общественность и др.) и целью  посещения данного мероприятия (поддержка  решений руководства, организация  забастовок и бойкотов, выдвижение определенных требований и др.).

Следует отметить, что наличие среди присутствующих на публичном выступлении большого количества профессионально подготовленных слушателей позволяет выступающему более активно использовать специальную терминологию.

Количественная оценка аудитории  позволяет выбрать для проведения публичного выступления наиболее подходящее помещение, обеспечить его оптимальную  наполненность и более удобную  рассадку присутствующих. Несоразмерно большое помещение приводит к  тому, что основная масса присутствующих располагается на задних рядах и  боковых местах, а это существенно  затрудняет установление контакта между  выступающим и аудиторией и снижает эффективность хорошо подготовленного публичного выступления.

При выборе помещения  для публичного выступления необходимо по возможности учитывать его  акустические особенности. Организаторы мероприятия должны позаботиться о  том, чтобы во время его проведения посторонние звуки (уличный шум  через открытые окна, хлопающие двери, звонки мобильных телефонов и  др.) не отвлекали внимание аудитории  и докладчика от основной темы выступления. Для лиц, опоздавших к началу публичного выступления, целесообразно организовать порядок прохода в помещение, не препятствующий нормальному течению  мероприятия.

Для удобства выступающего и присутствующих лиц необходимо подготовить специальную трибуну (кафедру), оснастив ее при необходимости  подсветкой и микрофоном. Оратор, передвигающийся  по сцене или залу во время своего выступления, может быть оснащен  микрофоном-клипсой. В его распоряжение могут быть переданы необходимые информационно-рекламные материалы (схемы, таблицы, фотографии) для раздачи присутствующим в аудитории. Само выступление может сопровождаться показом слайдов, видеороликов, фрагментов фильмов и др.

Планирование  публичного выступления начинается с определения его общей темы и конкретизации входящих в нее  вопросов. Определяется общая продолжительность  выступления в целом и его  отдельных частей. В ходе выступления  необходимо придерживаться регламента, избегать чрезмерной затянутости речи и необоснованных повторов ее отдельных положений.

Необходимо учитывать, что аудиторию могут отвлекать  и даже раздражать отдельные привычки выступающих или часто употребляемые ими слова-паразиты. Опытный оратор контролирует язык жестов и другие средства невербальных коммуникаций, скорость и четкость речи, регулирует тембр голоса, устанавливает зрительный контакт с отдельными слушателями.

Специалист, овладевший правилами публичных выступлений, никогда не читает перед аудиторией заранее отпечатанный полный текст своего доклада, а использует в качестве подсказки общий план выступления и его основные тезисы, кратко записанные на специальных карточках.

При подготовке и проведении публичного выступления  необходимо стремиться к тому, чтобы  оно было по возможности полным, конкретным, непротиворечивым, основанным на достоверных фактах и событиях, достаточно эмоциональным, убедительным и конструктивным. Речь выступающего должна быть простой по форме, нескучной и понятной для окружающих. Наконец, определенное (иногда весьма значительное) воздействие на аудиторию оказывают внешний вид выступающего, его одежда, прическа, манера поведения и другие факторы.