Информационные системы в экономике

Часть 1. Постановка задачи

1. Организационно-экономическая сущность задачи
1. Наименование задачи: расчет начисления заработной платы по профессиям и в целом по заводу. Расчет выполняется путем накопления начисленных сумм заработной платы для каждого работника.
2. Место решения задачи: бухгалтерия ООО «Мечта»
3. Цель решения задачи: составление аналитических таблиц по суммам начисленной заработной платы по профессиям работников и по предприятию в целом.
4. Периодичность решения задачи: ежемесячно, до 10-го числа следующего за отчетным месяца.
5. Для кого предназначено решение задачи: для экономического отдела и руководства предприятия.
6. Источники получения исходных данных: расчетная группа бухгалтерии, отдел кадров предприятия.
7. Информационная модель задачи:

 
 
 

 

 
 
 
 

8. Экономическая сущность задачи:

     Учет  заработной платы в разрезе профессий  и в целом необходим для  контроля расходования фонда заработной платы, выявления возможности его  экономии за счет роста производительности труда как по профессиям, так и  в целом. Анализ фонда начисленной заработной платы, полученного в результате решения данной задачи, выявляет резервы для создания необходимых ресурсов роста и совершенствования оплаты труда. Также этот анализ необходим для определения средних показателей по заработной плате для правильного составления бюджета расходов в организации, а также отслеживания и сопоставления среднего уровня заработной платы по профессиям и среднего уровня заработной платы на рынке труда по видам профессий. Исходя из данного анализа следует принятие качественных управленческих решений. 

2. Описание входной информации
1. В данном разделе приводится перечень всех первичных документов, используемых для решения задачи.
2. В качестве входной информации используется документ «Расчетная ведомость за ноябрь месяц», по каждому структурному подразделению: содержащая код участка, наименование участка, табельный номер, код профессии, наименование профессии, сумма начисленной заработной платы по сотруднику за месяц.
3. Справочной информацией служат следующие реквизиты: код табельного номера, табельный номер, код профессии, наименование профессии.
4. Результат – отчет, содержащий два показателя: 
   • профессия;

• сумма заработной платы по профессии.

       Первый показатель рассчитывается путем сложения количества штатных единиц по каждому наименованию профессии. 
Второй показатель рассчитывается путем сложения начисленной заработной платы всех сотрудников за ноябрь 2011г., но по каждому наименованию профессии. Табличная форма документа приводится в приложении 1. На основании этого документа создается следующий электронный документ.

РАСЧВЕД

 

     Для упрощения описания входной информации ряд реквизитов, которые не используются для решения данной задачи (код участка, наименование участка, разряд), в машинный документ не вошли. 

Описание структуры первичного документа «Расчетная ведомость»

     Будут различаться два типа данных –  символьные – С – которые не поддаются арифметической обработке, и числовые – Ч – которые  таковой поддаются.

5. Количество документов ежемесячно за период – 1 шт.
6. Описание контроля ввода информации: 
   • код профессии: контроль на диапазон значений от 100 до 200; 
   • код участка: контроль на диапазон значений от 1000 до 2000.
3. Описание условно-постоянной информации.

3.1.Для решения задачи используются два справочника: 
• справочник профессий (НАИМПРОФ), который служит для расшифровки кодов профессий; 
• справочник сотрудников (ФИОСОТР), который используется для расшифровки табельных номеров сотрудников, их ФИО. 
3.2. Описание структуры справочников.

Описание  структуры справочника «Справочник  профессий» (НАИМПРОФ)

 

Описание  структуры документа «Справочник сотрудников» (ФИОСОТР)

 

4. Описание  результирующей информации.
1. Форма первичного документа.

Анализ  затрат на заработную плату по профессиям за ноябрь месяц.

Исполнитель________________ / ___________

                          Подпись                       ФИО

2. Описание структуры результирующего документа.

Анализ  затрат на заработную плату по профессиям за ноябрь месяц.

 

3. Количество  документов ежемесячно за период – 1 шт.
4. Кол-во строк в документе -  в среднем 10
5. Контроль правильности документа: логический контроль полученных сумм, сверка со штатным расписанием и расчетной ведомостью, а также сверка с итоговыми бухгалтерскими данными (свод по заработной плате) - с итоговой суммой начисленной заработной платы за месяц.
5. Описание алгоритма решения.

Для получения отчета «Анализ затрат заработной платы по профессиям» необходимо рассчитать два показателя: 
• сумма заработной платы по каждой профессии за месяц 
• общая сумма заработной платы по предприятию за месяц 
Расчеты выполняются по следующей формуле:

Сi =∑∑Sidk;

C=∑Cidk i

где S idk – сумма заработной платы k-го сотрудника, начисленная по i-ой профессии за период d.

Сi – сумма заработной платы по i-ой профессии.  
С – общая сумма заработной платы по всем профессиям.

Часть 2. Решение задачи

1.Инструкция для решения задачи в среде Microsoft Office Excel 2003. 
1.1.Вызовите Microsoft Office Excel 2003 (Пуск/Программы/ Microsoft Office Excel 2003).

1.2.На Листе 1 создаю «Справочник профессий»,при этом необходимо Лист1 переименовать в «Справочник профессий». 
1.3.Ввожу исходную информацию в «Справочник профессий». 
1.4.Организую контроль вводимых данных в колонку «Код профессии»: Выделяю ячейки столбца «Код профессии» (А4-А11). Выполняю команду «Данные», «Проверка данных». На вкладке параметры в поле «Тип данных» выберите «Целое число», «Минимум» задайте 100, «Максимум» - 200 (Рис1).

Рис.1 Задание интервала допустимых значений целых чисел

На вкладке «Сообщение об ошибке» задаю ограничения для ввода ячейки «Кода профессии» от 100 до 200» (Рис. 2).

 
Рис. 2 Сообщение об ошибке

1.5. Присваиваю имя группе ячеек. Выделите ячейки А3-В11, выбираю команду «Имя» в меню «Вставка». Выберите команду «Вставить». В окне Присвоение имени нажимаю кнопку «Добавить» ( Рис. 3.). Нажимаю «ОК»».

Рис. 3 Вид окна «Присвоение имени»

1.6.Переименовываю Лист 2 в «Справочник сотрудников». Организовываю ввод данных и контроль вводимых данных аналогично п.п 1.3-1.5.

 
Рис.4 Задание интервала допустимых значений целых чисел 

Рис. 5 Сообщение об ошибке

1.7. Переименовываю Лист 3 в «Расчетную ведомость». Создаю таблицу «Расчетная ведомость» и ввожу исходные данные оперативной входной информации (см. Приложение № 1).

1.8. Организовываю проверку ввода данных в графу Код профессии с выдачей информации об ошибке.

 
Рис.6 Вид сообщения об ошибке 

1.9. Заполняю графу «Наименование профессии» в соответствии с кодом профессии: Выделяю ячейку в колонке «Наименование профессии»(С4). Вызываю команду «Вставить функцию» в меню «Вставка». В поле «Категории» выбираю «Ссылки и массивы», в поле функции выбираю «ВПР», нажимаю «ОК».Ввожу информацию в поле «Аргументы функции», нажимаю «ОК». Копирую ячейку с формулой до конца столбца.