Информационное обеспечение управления организацией

 

    Показателями  эффективности управления текущими активами являются:

    1.Коэффициент  оборачиваемости оборотных активов  (Кооа)

    Кооа = Выручка / среднегодовую стоимость  текущих активов

    Кооа = 31 / ((1932 + 2082)/2) = 0,02 - это означает, что в течение 3х лет  средства, инвестированные в текущие активы, оборачиваются в среднем 0,02 раз.

    2. Период оборота текущих активов  = 360 / Кооа = 360 / 0,02 = 18000 (дня)

    Т.е. текущие активы совершают один оборот в среднем за 18000 дней, что является очень большим сроком.

    3. Абсолютная экономия (перерасход) оборотных средств (Эос):

    Эос = сумма оборотных средств на конец  периода – сумма оборотных  средств на начало периода

    Эос = 2082 – 1932 = 150 (тыс. руб.)

    4. Относительная экономия оборотных (Эотн.ос) средств определяется с учетом изменения объема продаж: Эотн.ос = Эос * индекс изменения выручки

    Эотн.ос = 150 * 0 = 0

    5. Величину прироста продукции  за счет ускорения оборачиваемости  оборотных средств можно определить  следующим образом:  DNо = (Коос1 – Коосо) * Эос,

    где: DN  - рост объема продукции;

    Коос1, Коосо – коэффициенты оборачиваемости  оборотных средств за отчетный и  базисный период;

    DNо = (0,01 – 0,02) * 150 = -1,5

    Анализ  движения денежных средств  прямым методом дает возможность оценить ликвидность организации и принимать оперативные меры для обеспечения достаточности средств по текущим платежам организации. Однако этот метод не раскрывает взаимосвязи полученного финансового результата и изменения средств на счетах организации. Прямой метод основывается на исчислении притока и оттока денежных средств, а исходным элементом является выручка (Приложение 1).    

    Для  оценки финансового состояния организации  необходим и анализ структуры  и динамики источников собственных (Приложение № 2), заемных и привлеченных средств Основной источник информации – бухгалтерский баланс.

    Обобщающими  показателями эффективности деятельности организации являются показатели рентабельности (таблица № 2.4).

    Таблица № 2.4

    Показатели  рентабельности ОАО «Эксмаш» за 2007-2009 года.

    Полученные  результаты рентабельности, характеризующие  окончательные результаты хозяйствования предприятия, свидетельствуют о  том, что уровень рентабельности чрезвычайно мал, на основании чего можно сделать вывод, что организация финансово неустойчива и не рентабельна.

    По  результатам анализа можно сделать  следующие выводы, что у данной организации:

    - очень низкий финансовый ресурс, который не даёт своевременно исполнять свои обязательства;

    - очень высокий срок возможного  погашения кредиторской задолженности; 

    - на конец периода произошло  увеличение удельного веса всех  товарных кредитов и задолженности  по бюджету в общей сумме долгов;

    - текущие обязательства почти  не покрываются оборотными активами;

    - оборотные активы сформированы  за счёт заемных средств; 

    - крайне низкая степень обеспеченности  собственными оборотными средствами.

2.3. Анализ системы документооборота.

    Система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю.  Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

      Все документы, которые обращаются  в системе документооборота, в  ОАО «Эксмаш» разделяют следующим  образом: входящие; исходящие; приказы (по основной деятельности, по командировкам, по личному составу); внутренние (финансовые, служебные).

    Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых  документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера).

    Секретарями организации ведётся регистрация  всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система  контроля поручений в электронном  виде.

    Фактически  в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече.

    Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной  почты. Это как раз примерно в  два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов.

    В ОАО «Эксмаш» есть утверждённая схема документооборота. (Рисунок 2.1).

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Рисунок 2.1. Документооборот в ОАО «Эксмаш»

    Однако, если удастся создать такую систему  документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного  отдела, то это приведёт к более  значительным результатам.

    В результате проведённого анализа в этом можно сделать вывод, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел. В результате внедрения в локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.

    Оснащение различной техникой, позволяет экономить  управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Совершенствование информационного обеспечения в организации.

3.1 Практическое применение комплексных информационных систем на предприятии.

    Деятельность  любой организации представляет собой совокупность выработанных в повседневной практике деловых процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов. Именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем.

    Сформированная  таким образом система характеризуется одновременно универсальностью и эффективностью. Интегрированный комплекс может создаваться на базе разрозненных автоматизированных рабочих мест, т.е. с использованием уже имеющегося системного и прикладного программного обеспечения.

    Информационная  система “Галактика” изначально проектировалась как интегрированная управленческая система, поддерживающая автоматизацию задач планирования финансовой и хозяйственной деятельности, учета и контроля результатов выполнения планов, анализа итогов хозяйствования. Все элементы цикла управления материальными, финансовыми, людскими ресурсами реализованы в системе комплексно, в едином информационном пространстве, а соответствующая прикладная функциональность апробирована в условиях реальных бизнес-процессов.

    Система постоянно развивается: наращивается функциональность, ее архитектура совершенствуется в сторону большей открытости, улучшается эргономика, отслеживаются изменения в законодательстве, предоставляются дополнительные средства информационного обмена с другими программными решениями.

    К настоящему времени система прошла апробацию на сотнях предприятий  и продолжает интенсивно развиваться. Система “Галактика” обладает следующими особенностями:

1. Адаптированность по отношению к профилю деятельности предприятия любой формы собственности.
2. Широкий набор параметров настройки специфических особенностей хозяйственной, финансовой и производственной деятельности предприятия.
3. Разграничение оперативного и бухгалтерского учета при полной их интеграции на уровне базы данных.
4. Охват всего типового спектра экономических функций.
5. Единый пользовательский интерфейс.
6. Поддержка сети и распределенной базы данных для обмена информацией между подразделениями, филиалами, офисами.

    С точки зрения решаемых задач систему  “Галактика” можно условно разделить  на несколько функциональных контуров. Каждый контур, в свою очередь, состоит из нескольких модулей. Модульность построения системы допускает как изолированное использование отдельных составляющих, так и их произвольные комбинации в зависимости от потребностей заказчика.

    Контур  управления персоналом – предназначен для автоматизированного учета кадров и выполнения вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала предприятий.

    Контур  управления финансами – обеспечивает решение задач финансового менеджмента, предоставляет набор средств для управления бюджетом, ведения платежного календаря и финансового анализа.

    Контур  бухгалтерского учета – функционально полная система ведения бухгалтерского учета на предприятиях любой формы собственности и видов деятельности. Единое информационное пространство системы обеспечивает автоматическое отражение в бухгалтерском контуре всех хозяйственных операций. Механизм типовых хозяйственных операций – универсальное средство для формирования проводок.

    Контур  логистики – охватывает разнообразные задачи, связанные с организацией и управлением производственной и коммерческой деятельностью предприятия.