Характер и содержание труда менеджера

     Под трудовым коллективом понимается объединение работников, осуществляющих совместную трудовую деятельность. ⁴Они взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо оказывает влияние на других лиц и одновременно находится под их влиянием. Это объединение обладает организационным единством и связано общими целями. Управление должно основываться на единой воле, что обеспечивается наличием руководителя, назначенного или избранного собственником имущества. Этим трудовой коллектив отличается от иных общественных и самодеятельных организаций, которые также могут создаваться на предприятиях и в учреждениях. Коллективы бывают двух видов - формальные и неформальные.

     Формальные  коллективы (организации) создает руководство, когда осуществляет разделение труда  по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления) для организации производственного или торгового процесса. Их основными функциями являются выполнение конкретных задач и достижение определенных целей. Эффективность деятельности формальных коллективов зависит от размера и состава формальных групп, групповых норм, сплоченности людей, степени конфликтности, статуса и функциональных ролей членов групп. Эффективной считается та группа, размер которой соответствует ее задачам и в составе которой находятся люди с непохожими чертами характера, при этом групповые нормы способствуют достижению целей организации и созданию духа коллективизма, преобладает здоровый уровень конфликтное и имеющие, высокий статус члены группы не доминируют.

     Коллектив для менеджера - это главная опора, поэтому рациональная организация работы коллектива является его актуальной задачей. В соответствии с теорией системного подхода организацию работы коллектива можно считать удовлетворительной, если ее результат больше суммы результатов членов коллектива. Коллективная работа незаменима там, где по тем или иным причинам не удается четко распределить должностные обязанности между сотрудниками. Для создания работоспособного, организованного формального коллектива с нормальным морально-психологическим климатом следует проводить социологические и психологические исследования. Важное значение для деятельности предприятия имеют полномочия трудовых коллективов, которые определены ст. 235' ТК РФ. Их перечень дифференцируется на две группы в зависимости от формы собственности предприятия. В первой части этой статьи перечислены те полномочия, которые предоставлены всем трудовым коллективам независимо от формы собственности предприятия:

     а) решение вопросов о необходимости  заключения с администрацией коллективного договора, рассмотрение и утверждение его проекта;

     б) рассмотрение и решение вопросов самоуправления трудового коллектива в соответствии с уставом предприятия;

     в) определение и регулирование  форм и условий деятельности на предприятиях общественных организаций;

     г) определение перечня и порядка  предоставления работникам предприятий  социальных льгот из фондов трудового  коллектива;

     д) решение иных вопросов в соответствии с коллективным договором.

     Трудовые  коллективы на государственных или муниципальных предприятиях, а также на предприятиях, вклад государства или местных органов власти, в имущество которых составляет более 50%: рассматривают и утверждают совместно с учредителем изменения и дополнения, вносимые в устав предприятия; определяют совместно с учредителем предприятия условия контракта при найме руководителя; принимают решения о выделении из состава предприятия одного или нескольких структурных подразделений для создания нового предприятия; участвуют в решении вопроса об изменении формы собственности предприятия в соответствии и в пределах, установленных законодательством Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации. Помимо этих прав трудовой коллектив наделен и некоторыми другими полномочиями, например, может утверждать правила внутреннего трудового распорядка (ст. 130 КЗоТ РФ). Таким образом, права четко не обусловлены фактом участия трудовых коллективов в отношениях собственности, хотя именно этот признак лежит в основе дифференциации полномочий, что подчеркнуто в ст. 235' КЗоТ РФ. На государственных и муниципальных предприятиях, а также на предприятиях, вклад государства или местных органов власти в имущество которых составляет более 50%, полномочия трудового коллектива осуществляются общим собранием (конференцией) и его выборным органом - советом трудового коллектива. На предприятиях с другими формами собственности форма участия устанавливается в коллективном договоре. Но с учетом уже сложившихся традиций значительная часть полномочий, касающихся участия в регулировании различных сфер производственной и социальной жизни предприятия, остается в настоящее время за профсоюзами.

     Неформальные  коллективы - это спонтанно образовавшиеся группы людей, которые вступают в  регулярное взаимодействие для достижения определенных целей. ⁵Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существования неформальных организаций. Причем в крупной организации существует не одна, а несколько неформальных организаций. У неформальных организаций много общего с формальными, в которые они оказываются как бы вписанными. Они в некотором роде организованы так же, как и формальные организации, т. е. имеют иерархию и лидеров. Лидеры неформальных организаций добиваются власти и применяют средства воздействия к членам группы так же, как и лидеры формальных организаций. Различие заключается в том, что лидеры формальных организаций имеют поддержку в виде делегированных им полномочий и действуют в рамках отведенной им конкретной функциональной области. Опорой неформальных лидеров является признание их группами. В своих действиях они делают ставку на людей и их взаимоотношения. Неформальный лидер выполняет две основные функции: помощь группе в достижении целей и поддержку ее существования, социальное взаимодействие. Иногда эти функции выполняют разные люди - два лидера. В неформальных организациях также имеются правила или нормы поведения, но неписаные. Они подкрепляются системой поощрений и санкций. Однако если формальная организация, ее структура и тип строятся руководством сознательно, по заранее продуманному плану, то структура и тип неформальной организации возникают в результате социального взаимодействия. Существует несколько причин вступления людей в неформальные организации:

     1) потребность в чувстве принадлежности  к данной организации;

     2) помощь, которую получают работники  от неформальных организаций  и которую они не получают  от непосредственных руководителей  - менеджеров;

     3) защита работников, например соблюдение  требований условий труда. Причем  защитная функция приобретает  наиболее важное значение, когда руководителю не доверяют;

     4) потребность людей в общении.  Люди хотят знать, что вокруг  них происходит, однако во многих  формальных организациях их недостаточно  информируют. Более того, руководители  подчас намеренно скрывают информацию от своих сотрудников;

     5) взаимные симпатии людей. Они  часто присоединяются к неформальным  группам для того, чтобы быть  ближе к тем, кому симпатизируют. 

     Таким образом, люди вступают в группы, чтобы  обрести принадлежность, помощь, защиту и общение. Неформальные организации создают ряд проблем: снижение эффективности деятельности предприятия, распространение ложных слухов и сопротивление прогрессивным переменам. В то же время если групповые нормы превосходят официально установленные, неформальные организации могут принести пользу (преданность предприятию, высокий дух коллективизма и более высокая производительность труда). Для того чтобы справляться с потенциальными проблемами и использовать выгоды от создания неформальной организации, менеджер должен признавать эту организацию и работать с ней, прислушиваться к мнению неформальных лидеров и членов группы, учитывать решения неформальных организаций, разрешать неформальным группам участвовать в принятии решений и пресекать слухи путем оперативного предоставления официальной информации. 
 
 
 

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ 

     Основные  направления, которые будет рассмотрены  в этом пункте, являются важными  составляющими в организации  труда руководителя. Необходимо отметить также, что все советы носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает руководитель. При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

     Прежде  чем перейти к рассмотрению организации  рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

     При рассмотрении вопроса организация  рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

     Внутренний  объем и форма кабинета. В зависимости  от ранга руководителя приемлемая площадь  будет от 20 до 50 м² и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1: 2;

     Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

• Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);
• Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
• Рациональная планировка и компоновка мебели;
• Мебель должна выглядеть эстетично.

     Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:

     Канцелярские  принадлежности.

     Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон  для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.

     Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер  позволяет сделать работу практически  безбумажной, во-вторых, с помощью  компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

     Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи  или другую полезную информацию.

     На  рис.1 (Приложение Б) показан один из вариантов организации рабочего места руководителя. Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут располагаться образцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

     Документы и корреспонденция, в зависимости  от источника делится на: входящие и исходящие.

     Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

     Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия  растет количество корреспонденции, и  самому руководителю просто немыслимо  просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

     Регистрация поступающей корреспонденции.

     Сортировка  в зависимости от предназначения.

     Отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции.

     Сортировка  корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные  цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

     Руководитель, просматривая корреспонденцию в  порядке важности, должен поставить резолюцию.

     Хранить документы в кабинете руководителя нет никакой необходимости и  поэтому в обязанности секретаря  или специального отдела вменяется  ведение архива. Хранимые документы  должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.

     Длительность  деловых телефонных переговоров  должна быть предельно минимальной  при максимальной информативности.

     Для того чтобы телефонный разговор продолжался  минимальное количество времени, нужно  его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и  подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.