Функция планирования

Планирование

 

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы  достичь этих целей.

 

Первым и, может быть, самым  существенным решением при планировании будет выбор целей организации. Основная общая цель организации - четко  выраженная причина ее существования - обозначается как ее миссия. Цели вырабатываются для осуществления этой миссии.

 

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление  и ориентиры для определения  целей и стратегий на различных  организационных уровнях. Формулировка миссии организации должна содержать  следующее:

 

задача фирмы с точки  зрения ее основных услуг или изделий, ее основных рынков и основных технологий. Проще говоря, какой предпринимательской  деятельностью занимается фирма?

 

внешняя среда по отношению  к фирме, которая определяет рабочие  принципы фирмы;

 

культура организации. Какого типа рабочий климат существует внутри фирмы? Какого типа людей привлекает этот климат?

 

Чтобы выбрать соответствующую  миссию, руководство должно ответить на два вопроса: «Кто наши клиенты?» и «Какие потребности наших клиентов мы можем удовлетворить?». Клиентом в данном контексте будет любой, кто использует результаты деятельности организации. Клиентами некоммерческой организации будут те, кто использует ее услуги и обеспечивает ее ресурсами.

 

Основные задачи планирования деятельности производственной системы (фирмы):

 

выбор оптимальной стратегии  фирмы на перспективу на основе прогнозов  альтернативных вариантов стратегического  маркетинга;

 

обеспечение устойчивости функционирования и развития фирмы;

 

формирование с применением  научных подходов оптимального по номенклатуре и ассортименту портфеля новшеств и  инноваций;

 

структуризация целей  инновационной деятельности;

 

комплексное обеспечение  выполнения планов;

 

формирование организационно-технических  и социально-экономических мероприятий, обеспечивающих выполнение планов;

 

координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам, месту и качеству работ;

 

стимулирование выполнения планов.

 

Основные принципы планирования:

 

преемственность стратегического  и тактического планов;

 

социальная ориентация плана;

 

ранжирование объектов планирования по их важности;

 

адекватность плановых показателей; 

 

согласованность плана с  параметрами внешней среды системы  управления;

 

вариантность плана; 

 

сбалансированность плана (при условии обеспечения резерва  по важнейшим показателям); 

 

экономическая обоснованность плана;

 

автоматизация системы планирования;

 

обеспечение обратной связи  системы планирования

Этапы планирования можно  представить в виде схемы (рис. 5.2.).

 

 

 

Рис. 5.2. Этапы планирования

 

 

 

Основные направления  классификации видов планирования представлены в виде рис. 5.3.

 

 

 

Рис. 5.3. Основные направления  классификации видов планирования

 

 

 

Формы планов:

 

ординарное (простое) представление  планов;

 

графики Гантта (циклограммы);

 

сетевые графики.

 

Одинарная форма: пункты формируются  предметно и записываются либо по порядку их исполнения, либо группируются в разделы в соответствии с  областью деятельности, функциональным назначением (безопасность, маркетинг, развитие и т.д.), исполнителем. В  виде таблицы. В общем случае содержит около 5-ти столбцов.

 

График Гантта: используется в календарном планировании. В крайнем левом столбце таблицы записываются № пунктов, затем – содержание пунктов: наименование работ, используемое оборудование, затраты труда, исполнители. Далее идут столбцы, соответствующие календарному времени исполнения работ (дни, недели, декады, кварталы, месяцы, годы). В них указывается: время начала работы, продолжительность и окончание. Управление производством используется в: диспетчеризации; выдаче нарядов на работу; контроле сроков выполнения работ.

 

Сетевые графики: первичные  сети (наиболее детализированы); на уровне конкретных исполнителей с отражением всех работ и их взаимосвязей; частные  сети (более упрочнены); объединение  первичных сетей;

Методы планирования на рис. 5.4. можно разделить на две большие  группы: применяемые методы и наиболее распространенные методы.

 

 

 

Рис. 5.4. Методы планирования

 

 

 

Общефирменные цели формулируются  и устанавливаются на основе общей  миссии организации и определенных ценностей и целей, на которые  ориентируется высшее руководство. Чтобы внести истинный вклад в  успех организации, цели должны обладать рядом характеристик.

 

 

Во-первых, цели должны быть конкретными и измеримыми. Выражая  свои цели в конкретных измеримых  формах, руководство создает четкую базу отсчета для последующих  решений и оценки хода работы.

 

Конкретный горизонт прогнозирования  представляет собой другую характеристику эффективных целей. Цели обычно устанавливаются  на длительные или краткие временные  промежутки. Долгосрочная цель имеет  горизонт планирования приблизительно равный пяти годам. Краткосрочная цель в большинстве случаев представляет один из планов организации, который  следует завершить в пределах года. Среднесрочные цели имеют горизонт планирования от одного до пяти лет.

 

Цель должна быть достижимой - чтобы служить повышению эффективности  организации.

 

Чтобы быть эффективными, множественные  цели организации должны быть взаимно  поддерживающими - т. е. действия и решения, необходимые для достижения одной  цели, не должны мешать достижению других целей.

 

Цели будут значимой частью процесса стратегического управления только в том случае, если высшее руководство правильно их сформулирует, затем эффективно их институционализирует, информирует о них и стимулирует их осуществление во всей организации. Процесс стратегического управления будет успешным в той степени, в какой высшее руководство участвует в формулировании целей и в какой мере эти цели отражают ценности руководства и реалии фирмы.

 

Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических  стратегий, предназначенных для  того, чтобы помочь организации достичь  своих целей. Процесс стратегического планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача - обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени. Точнее говоря, процесс стратегического планирования является тем зонтиком, под которым укрываются все управленческие функции.

 

Стратегия представляет собой  детальный всесторонний комплексный  план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление  миссии организации и достижение ее целей. Стратегический план должен обосновываться обширными исследованиями и фактическими данными. Чтобы эффективно конкурировать в сегодняшнем  мире бизнеса, фирма должна постоянно  заниматься сбором и анализом огромного  количества информации об отрасли, рынке, конкуренции и других факторах.

 

Стратегический план придает  фирме определенность, индивидуальность, что позволяет ей привлекать определенные типы работников, и, в то же время, не привлекать работников других типов. Этот план открывает перспективу для  организации, которая направляет ее сотрудников, привлекает новых работников и помогает продавать изделия  или услуги. Наконец, стратегические планы должны быть разработаны так, чтобы не только оставаться целостными в течение длительных периодов времени, но и быть достаточно гибкими, чтобы при необходимости можно было осуществить их модификацию и переориентацию.

 

Некоторые организации, как  и индивиды, могут достичь определенного  уровня успеха, не затрачивая большого труда на формальное планирование. Более того, стратегическое планирование само по себе не гарантирует успеха. Организация, создающая стратегические планы, может потерпеть неудачу  из-за ошибок в организации, мотивации  и контроле.

 

Тем не менее, формальное планирование может создать ряд важных и  часто существенных благоприятных  факторов для организации.

 

Современный темп изменения  и увеличения знаний является настолько  большим, что стратегическое планирование представляется единственным способом формального прогнозирования будущих  проблем и возможностей. Стратегическое планирование дает основу для принятия решения. Формальное планирование способствует снижению риска при принятии решения. Планирование, поскольку оно служит для формулирования установленных  целей, помогает создать единство общей  цели внутри организации.

 

Для стратегического планирования характерны следующие положения:

 

небольшой плановый отдел (менее 6 человек) корпорации дополняется планированием  на низших уровнях;

 

возраст функции планирования даже в наиболее крупных корпорациях  насчитывается менее десяти лет;

 

стратегические планы  разрабатываются на совещаниях высшего  руководства корпорации, проводимых ежегодно;

 

годовой стратегический план объединяется с годовым финансовым планом;

 

в большинстве организаций  считают, что функция планирования может быть усовершенствована.

 

После выбора основополагающей общей стратегии ее необходимо реализовать, объединив с другими организационными функциями.

 

Важным механизмом увязки стратегии является разработка планов и ориентиров: тактики, политики, процедур и правил.

 

Тактика представляет собой  конкретные краткосрочные стратегии. Политика представляет общие ориентиры  для действий и принятия решений. Процедуры предписывают действия, которые  должны быть предприняты в конкретной ситуации. Правила точно указывают, что следует делать в конкретной ситуации.

 

Оценка стратегии проводится путем сравнения результатов  работы с целями. Процесс оценки используется в качестве механизма  обратной связи для корректировки  стратегии. Чтобы быть эффективной, оценка должна проводиться системно и непрерывно. Надлежащим образом  разработанный процесс должен охватывать все уровни - сверху вниз. При оценке процесса стратегического планирования следует ответить на пять вопросов:

 

является ли стратегия  внутренне совместимой с возможностями  организации?

 

предпологает ли стратегия допустимую степень риска?

 

обладает ли организация  достаточными ресурсами для реализации стратегии?

 

учитывает ли стратегия внешние  опасности и возможности?

 

является ли эта стратегия  лучшим способом применения ресурсов фирмы?

 

Показатели характеризующие эффективность планов:

 

количественные показатели выражаются абсолютными величинами. К ним относятся объем продукции, численность рабочих, сумма зарплаты, величина прибыли и т.д.;

 

качественные показатели - это величины относительные. Они  отражают  экономическую эффективность  производства и его отдельных  факторов (рост производительности труда, снижение себестоимости, уровень рентабельности и т.д.);

 

объемные показатели отражают абсолютные величины производства в  целом, отдельных процессов и  факторов (объем производства в целом, объем технических или иных видов  обработки, объем трудовых затрат и  т.д.);

удельные  показатели   устанавливают  отношение   двух   или   нескольких   взаимосвязанных  показателей (затраты материалов на 1 единицу продукции и т.д.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Планирование как ведущая  функция управления

 

Функция планирования является ведущей в процессе управления организацией, предприятием, корпорацией. Она осуществляется менеджерским корпусом для определения  целей организации, а также путей  и средств ее достижения. По своей  сути реализация функции планирования представляет собой заблаговременную и детальную подготовку к будущему.

 

Содержание планирования как функции управления состоит  в обоснованном определении основных направления и пропорций развития производства с учетом материальных его источников его обеспечения  и спроса рынка[1].

 

Планирование предусматривает  разработку целей и комплекса  мероприятий, определяющих последовательность конкретных результатов деятельности с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным подразделением и организацией в  целом.

 

Реализация функции планирования включает обоснованный ответ на следующие  вопросы:

 

Где мы находимся в настоящее  время?

 

Куда мы хотим двигаться?

 

Как мы собираемся это делать?

 

Суть ответа на первый вопрос заключается в определении реальных возможностей организации в сфере  ее основной деятельности на основе ее сильных и слабых сторон в важных функциональных областях: маркетинг, финансы, производство.

 

При формулировании ответа на вопрос дополнительно к выполненному анализу (при ответе на первый вопрос) изучаются другие факторы, определяющие успех организации. Анализируются  экономические условия, уровень  технологии, социальные и культурные изменения, а также влияние факторов внешней среды на деятельность организации (при ответе на первый вопрос) изучаются  другие факторы, определяющие успех  организации. Анализируются экономические  условия, уровень технологии, социальные и культурные изменения, а также  влияние факторов внешней среды  на деятельность организации (покупательский спрос, конкуренция, общие факторы состояния экономики, научно-технического прогресса, политические условия и другие факторы внешней среды). Ответ выражается в обоснованной постановке реалистичных целей организации и в определении угроз, которые могут помещать их достижению.