Функции управления

 

         Рис. 1. Схема классификации видов  внутриорганизационного планирования.

 

             Планирование состоит из отдельных  этапов и процедур их реализации, которые находятся в определенной  логической взаимосвязи и осуществляются  в постоянно повторяющейся последовательности, образуя на предприятии специфический  плановый цикл. Процесс планирования  независимо от вида планов  включает три этапа:

              - постановка задачи планирования (на основе прогнозирования);

              - разработка плана;

              - реализация плана.

Постановка задачи планирования осуществляется на основе формирования цели и анализа проблемы планирования в ходе уяснения задачи на этапе  прогнозирования. При постановке задачи планирования обычно указываются цель деятельности и ключевая задача, посредством  решения которой достигается  цель.

Этап разработки плана  предусматривает формирование возможных  вариантов решения проблемы планирования, прогнозирование возможных последствий  их реализации для организации, оценку вариантов и принятие  решения. Решение является основой для  дальнейшей работы по разработке плана. На основе решения в плане отражаются цели и задачи, стратегии, программы  и планы достижения целей, определяются необходимые ресурсы и порядок  их использования  по целям и задачам, конкретные исполнители.

Однако любой, даже самый  лучший стратегический план — не догма, жизнь может и будет вносить в него неожиданные коррективы (например, при необходимости реорганизации предприятия, при угрожающем сокращении жизненного цикла товара, неожиданных демаршах конкурентов и т.д.).¹⁰

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Организация как функция управления.

 

Необходимость в управлении возникает из кооперации и разделения труда в тех случаях, когда  работа осуществляется многими лицами. Взаимоотношения людей в рамках любого предприятия или учреждения нуждаются в организации и координации своих действий.

Организация – это распределение  ролей, заданий, информации и других ресурсов, процессов, методов и технологий, коммуникации, ответственности и  полномочий. Организаторская функция  предполагает также распределение  и внедрение процедур, призванных обеспечить выполнение задач организации. Организация имеет место в рамках любого учреждения или предприятия. Зафиксированное и формально закрепленное разделение труда по управлению оформляется в виде организационной структуры.¹¹

Организация — обеспечивающая функция управления, направленная на создание необходимых условий для достижения целей. Основные задачи организации: сформирование структуры организации и обеспечение ее деятельности финансами, оборудованием, сырьем, материалами и трудовыми ресурсами. При изменении условий внешней среды зачастую приходится перестраивать организационную структуру, чтобы улучшить ее соответствие потребностям гибкого производства, упростить ее или, наоборот, ввести новые структурные элементы. Основной показатель высокой организации управления — ее быстрая реакция на изменения внешней среды, особенная чувствительность к достижениям научно-технического прогресса, к рыночной конъюнктуре.¹²

Основное функциональное содержание организации – подготовка практической деятельности по реализации плана. Она включает: постановку задач  исполнителям на подготовку и действия по реализации плана (распорядительство), согласование (координация) действий всех участников деятельности, подготовку исполнителей в морально-психологическом отношении (мотивация), организацию всестороннего (материально-технического, финансового и пр.) обеспечения, организацию управления и контроля действий на этапе подготовки исполнительного этапа. 

Управленческая деятельность человека во многом зависит от организационных  начал, самый мудрый приказ будет  лишь фикцией, если не организовано его исполнение, исполнителю не ясна его цель, и он не подкреплен мотивацией. Вспомним ответ Екатерины II на вопрос, почему дворянство так безоговорочно выполняет ее решения: "Потому, что я велю им лишь то, чего они сами хотят".

Задачу организации управления на любом уровне можно определить как обеспечение перехода из имеющегося состояния в желаемое.¹³

Выделяют две основные концепции организации управления: единовластие и партисипативность (соучастное управление).        

          В условиях единовластного управления  руководитель распоряжается единолично, не учитывая мнения, как своих заместителей, так и всего коллектива организации (авторитарный стиль управления).

           Во втором случае управление  организацией предполагает участие  коллектива в принятии стратегических  управленческих решений. Каждый  член коллектива имеет право  знать состояние организации  в пределах своей компетенции,  цели организации, высказывать  свое мнение и свои предложения.  Конечно, окончательное решение  принимает все-таки руководитель, но специалисты оказывают существенное  влияние на процесс управления, выбор стратегических альтернатив  и тактических действий. Для этой  концепции характерны демократический  и либеральный стили руководства.  В первом случае мнение коллектива  является определяющим, во втором  случае – чаще всего решающим.

Партисипативное управление дает организации значительные преимущества по сравнению с единовластием, и  не только потому, что «одна голова хорошо, а две – лучше». Соучастное управление, как правило, в рамках демократического стиля, является сильным  мотивирующим фактором, т.к. сказывается  на психологическом климате в  коллективе и других факторах здоровой окружающей среды, а также помогает удовлетворять потребности работников в самоутверждении, вырабатывает чувства  ответственности и причастности к общему делу.  

             Работа по организации управления  и коммуникаций заключается в  определении мест расположения  группы управления, действий, распределения  должностных лиц по местам  управления, места нахождения руководителя  и мероприятий по восстановлению  нарушенного управления и коммуникаций.¹⁴

Основные принципы рациональной организации как управленческой функции – это принцип единства цели и принцип эффективности.

Принцип единства цели. Организация  деятельности людей в рамках того или иного предприятия или  учреждения должна способствовать сотрудничеству индивидов в достижении целей  данного предприятия или учреждения. Применение принципа единства цели предполагает, наличие ясно сформулированных целей  предприятия. Какими бы ни были основные или производные цели, структура  организации и ее деятельность должны оцениваться по степени достижения этих целей.

Принцип эффективности. Организация  деятельности людей в рамках того или иного предприятия или  учреждения должна обеспечивать высокую  эффективность, т.е. достижение целей  при минимальных нежелательных  последствиях или издержках.

Различаются три вида организационной  эффективности. Индивидуальная эффективность  отражает уровень выполнения задач  конкретными служащими или членами организации. Подлежащие выполнению задачи являются частью рабочего процесса или должностных обязанностей в организации. Групповая эффективность отражает уровень эффективности группы как единого целого. Эффективность работы всего предприятия или учреждения в целом определяется организационной эффективностью, которая является общим результатом деятельности всех работников. Фактически основой существования организаций является их свойство выполнять больший объем работ, чем это возможно за счет разрозненных индивидуальных усилий. ¹⁵

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Мотивация как функция управления.

 

В теории и практике современного управления все большую актуальность приобретает одна из его важнейших функциональных составляющих – мотивация. В период интенсивного перехода российской экономики к рыночным отношениям происходит заметное изменение роли мотиваций, направленных на активизацию человеческого потенциала. Знание основ мотивации помогает расширить рамки профессиональной компетенции управленческого персонала и существенно повысить эффективность управления развитием организации и организационных систем.

Мотив (от фр. – motiv) означает внутреннюю причину, побуждающую к какому-либо действию или к системе действий  (деятельности). Совокупность мотивов представляет сложный психологический комплекс, характеризующий личность человека в социальной системе и предопределяющий его поведение и реакцию на внешние воздействия.

Стимул (от лат. stimulus буквально: остроконечная палка, которой погоняли животных, стрекало) – внешнее побуждение к действию. Стимул – это не любое внешнее воздействие, а лишь такое, побуждающий эффект которого опосредован психикой человека, отвечает его мотивам.

Мотивы являются основным внутренним фактором, определяющим источники  и направленности деятельности работника  по повышению (или понижению) эффективности  и результатов труда. Поэтому  процесс формирования мотиваций  работников является важнейшей функций  управления.¹⁶

Мотивация — комплекс мероприятий  по стимулированию деятельности человека или коллектива, направленный на достижение индивидуальных или общих целей организации. Сущность мотивации как функции организации состоит в том, чтобы персонал организации выполнял порученную работу в соответствии с делегированными  ему правами и обязанностями и сообразуясь с принятыми управленческими решениями.

При всей простоте и ясности этого определения теория и практика мотивации весьма непросты, так как истинные побуждения, которые заставляют человека отдавать работе максимум усилий, весьма неопределенны и сложны.

При всей простоте и ясности этого определения теория и практика мотивации весьма непросты, так как истинные побуждения, которые заставляют человека отдавать работе максимум усилий, весьма неопределенны и сложны. Знаменитый метод кнута и пряника, принцип материальной заинтересованности или социалистическая система моральных (в первую очередь!) и материальных стимулов не всегда давали ожидаемые результаты. Эффективная работа предприятия зависит от того, насколько надежно и добросовестно каждый сотрудник исполняет свои обязанности и зачастую прилагает дополнительные усилия, проявляет инициативу. Все это возможно при создании здорового психологического климата в организации, когда люди довольны своей работой, понимают важность поставленных целей, когда обеспечивается постоянное повышение профессиональной квалификации работающих.

В начале XIX в., проводя свой знаменитый эксперимент на текстильной фабрике в Нью-Ленарке, Роберт Оуэн появился в цехе с лентами трех различных цветов и молча прикреплял красные ленты к станкам лучших рабочих, зеленые — к станкам рабочих со средними показателями, а желтые — к не выполняющим норму. Через два месяца, не прибавляя рабочим зарплату, не прибегая к угрозам и не вводя никаких технических усовершенствований, Оуэн достиг желаемого: на всех станках красовались только красные ленты, т.е. нормы выполнялись всеми рабочими.¹⁷

Основу мотивации составляет стимулирование – внешнее (моральное, физическое, материальное) воздействие на людей с целью непосредственного влияния на результаты труда, активизацию деятельности работников. Стимулирование в свою очередь базируется на двух подходах – потребности (теории А.Маслоу, Д.Мак-Клеланда) и вознаграждения (теория Ф.Герцберга).

Потребность – ощущение недостатка в чем-либо. Когда потребность  ощущается человеком, она побуждает  в нем состояние устремленности удовлетворить ее (побуждение к действию). А.Маслоу предложил пирамиду (иерархическую структуру) потребностей из пяти типов, в основе которой находятся физиологические потребности (голод, жажда, сон и пр.). Далее по возрастающей – безопасности и защищенности (уверенность в будущем, сохранение жизни и здоровья, пенсионное обеспечение и др.), социальные (принадлежность к коллективу, поддержка в коллективе, доброжелательное отношение окружающих и пр.), потребности в уважении (потребность в испытывании чувства собственной значимости и необходимости для организации, видеть уважение окружающих, иметь высокий социальный статус), самовыражение (удовлетворение стремления раскрыть своих способностей к самосовершенствованию, к творчеству, к развитию). Д.Мак-Клеланд дополнил А.Маслоу потребностями во власти, успехе и причастности.¹⁸    

Потребности можно удовлетворить  вознаграждениями.

Вознаграждение – это то, что человек получает по результатам работы и считает ценным для себя. Существуют два типа вознаграждений: внутреннее (дает сама работа – значимость, самоуважение, содержательность, возможность творчества и др.) и внешняя (дается организацией – заработная плата, символы служебного статуса, продвижение по службе и др.). Чтобы определить, как и в каких пропорциях применять внутренние и внешние вознаграждения в целях мотивации, руководитель должен установить потребности работников.

Традиционно мотивация деятельности изучалась как средство повышения  производительности труда. Не пора ли выдвинуть для цивилизованного  общества новый постулат: работа должна быть организована так, чтобы она  приносила человеку радость и  удовлетворение. И лишь как следствие реализации этого постулата будет достигнута высокая производительность труда, эффективность деятельности и рост доходов предприятия.