Функции управления, уровни управления и их особенности

    Можно выделить основные принципы, которыми следует руководствоваться при  осуществлении контроля, это:

    – ориентация контроля на результаты;

    – простота контроля;

    – своевременность контроля;

    – адекватность контроля контролируемой деятельности;

    – гибкость контроля;

    – стратегическая направленность контроля;

    – открытость контроля;

    – экономичность контроля;

    – эффективность контроля.

    Контроль  обычно выполняется в четыре этапа:

    – на первом этапе устанавливаются стандарты, т.е. конкретные, поддающиеся измерению цели, имеющие временные границы;

    – на втором этапе путем сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений;

    – на третьем этапе полученные результаты сравниваются с заданными стандартами;

    – на четвертом этапе определяется, какие действия необходимо предпринимать.

    С целью повышения эффективности  контроля и снижения его отрицательного влияния на работников рекомендуется:

    • устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;

    • обсуждать с работниками ожидаемые  результаты;

    • устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;

    • избегать чрезмерного, излишнего контроля;

    • поощрять за достижение стандартов.

    Главные инструменты выполнения функции  контроля – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм, нормативов. 

    3.5. Координация и регулирование 

    Сущность  этой функции заключается в обеспечении  согласованности действий всех звеньев  системы управления, сохранении, поддержания  и совершенствования установленного режима работы производственного механизма. При помощи этой функции решаются задачи, связанные с разделением  труда в аппарате управления и  упорядочением системы производства в случае отклонения от заданных параметров.

    Цели  координации и регулирования  – установление взаимодействия в  работе производственных подразделений, руководителей и специалистов, устранение помех и отклонений от заданного режима работы.

    Регулирование – деятельность по поддержанию в  динамической системе управления производством  заданных параметров. Она определяется задачей сохранять состояние  упорядоченности, как в подсистеме производства, так и в подсистеме управления. Эта как раз та функция, которая связывает систему управления с внешней средой.

    Координация – функция процесса управления, обеспечивающая, во-первых, его бесперебойность  и непрерывность, и, во-вторых, взаимосвязь  всех функций. Главная задача координации  – достижение согласованности в  работе всех звеньев организации  путем установления рациональных связей и обмена информацией между ними [4, с. 212].

2. Уровни управления

 

    Управление - это процесс планирования, организации, мотивации, контроля и координации необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.

    Крупные организации нуждаются в выполнении очень больших объемов управленческой работы. Это требует разделения управленческого труда на горизонтальный и вертикальный.

    Горизонтальный  принцип разделения труда - это расстановка  руководителей во главе отдельных  подразделений, отделов.

    Вертикальный  принцип разделения труда - это создание иерархии уровней управления, чтобы  скоординировать горизонтально  разделенную управленческую работу для достижения целей организации.

    Рассмотрим  три уровня управления, или, иными  словами, три категории руководителей.

• Руководители низшего звена (операционные руководители). Самая многочисленная категория. Они осуществляют контроль за выполнением производственных заданий, за использованием ресурсов (сырья, оборудования, кадров). К младшим начальникам относятся мастер, заведующий лабораторией и т.п. Работа руководителя низшего звена является самой разнообразной, характеризуется частыми переходами от одного вида деятельности к другому. Степень ответственности руководителей низшего звена не очень высока, иногда в работе присутствует значительная доля физического труда.

    Большая часть руководителей вообще - это  руководители низшего звена. Большинство людей начинают свою управленческую карьеру именно в этом качестве.

    Робота руководителя низшего звена является напряжённой и наполненной разнообразными действиями. Она характеризуется частыми перерывами, переходами от одной задачи к другой. Задачи сами по себе потенциально краткие. Они много общаются со своими подчинёнными, не много с другими мастерами и совсем мало – со своим начальством.

• Руководители среднего звена. Они контролируют работу руководителей низшего звена и передают обработанную информацию для руководителей высшего звена. К данному звену относятся: заведующие отделом, декан и т.д. На руководителей среднего звена ложится существенно большая доля ответственности.

    Трудно  сделать обобщение относительно характера руководителя среднего звена, так она значительно варьирует  от организации к организации  и даже внутри одной и той же организации. В основном, одинаково, руководители среднего звена управления являются буфером между руководителями высшего и низового звеньев. Они готовят информацию для решений, принимаемых руководителями высшего звена и передают эти решения, обычно после трансформации их в технологически удобной форме, в виде спецификаций и конкретных заданий низовым линейным руководителям.

• Руководители высшего звена. Самая малочисленная категория. Они отвечают за разработку и реализацию стратегии организации, за принятие особо важных для нее решений. К руководителям высшего звена относятся: президент компании, министр, ректор и т.д. Работа руководителя высшего звена является весьма ответственной, так как фронт работы большой, а темп деятельности напряженный. Их работа, в основном, заключается в умственной деятельности. Они постоянно должны принимать управленческие решения [3, с. 105-109].

    Существует  иерархия (пирамида) управления с дифференциацией  по рангу командной власти, компетенции  принятия решений, авторитету, положению.

    Иерархия  управления - инструмент для реализации целей фирмы и гарантия сохранения системы. Чем выше иерархический  уровень, тем больше объем и комплексность  выполняемых функций, ответственность, доля стратегических решений и доступ к информации. Одновременно растут и требования к квалификации и личная свобода в управлении. Чем ниже уровень, тем больше простота решений, доля оперативных видов деятельности.

    

    Рис. 3. Пирамида управления предприятием

    Форма пирамиды используется для того, чтобы  показать, что на каждом последующем  уровне управления находится меньше людей, чем на предыдущем.

    Таким образом, структура управления любой организации делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический.

    Уровни  управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более  высокий уровень управления требуется  для ее решения. При этом следует  понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно  большее количество, а значит, и  уровень управления для них нужен  другой — более низкий, где принимаются  решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что  позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.

    По  мере продвижения менеджера по ступенькам иерархии потребность в технических  навыках уменьшается, а потребность  в концептуальных навыках (мышление, анализ, планирование) увеличивается.

    Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся  задач и операций и быстрое  реагирование на изменения входной  текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых  операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи (например, учет количества проданной продукции).

    Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

    Стратегический (высший) уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа. С использованием математического и специального аппаратов, но и профессиональной интуицией [1, с.49-63].

 

    Заключение  

    Управление  – это сложный, непрерывный процесс, предусматривающий выполнение следующих  функций: планирования, организации деятельности, мотивации, контроля и координации. Реализация управленческих функций направлена на достижение эффективной работы предприятия. Функции управления – это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приёмами и способами, а также соответствующая организация работ.

    Управление  организацией предстает в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации  для достижения ею своих целей.

    Содержание  и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская), от размеров организации, от сферы ее деятельности (производство товаров, оказание услуг), от уровня в управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще  от многих факторов.

    Можно сгруппировать все виды управленческой деятельности в пять основных функции управления:

1. Планирование, заключающееся в выборе целей и плана действий по их достижению, основываясь на оценке потребностей и сдерживающих факторов внешней и внутренней среды.
2. Функция организации, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними, исходя из размера предприятия, его целей, технологии и персонала; организует работу, т.е. обеспечивает роботу необходимыми ресурсами и определяет способы выполнения.
3. Мотивация – это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей.
4. Контроль, заключающийся в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, которые были запланированы.
5. Координация и регулирование - это функция, призванная обеспечивать согласованность и взаимосвязь между элементами системы управления организацией, бесперебойность и непрерывность процесса управления.