Формирование системы обучения персонала

     Основная  задача внутрифирменного обучения - подготовка персонала организации к успешному  выполнению стоящих перед ним  задач. Можно и не обучать сотрудников в организации, но тогда их первые и последующие шаги не будут отличаться эффективностью, уйдет очень много времени на адаптацию сотрудника в организации, затем на адаптацию к изменениям, и организация в результате не сумеет быть гибкой и конкурентоспособной на рынке.  

     Методы  обучения персонала

     Большинство современных программ обучения представляют собой сочетание различных приемов  подачи материала - лекций, семинаров, деловых игр, моделирования ситуаций, видеоматериалов. Универсального метода обучения не существует, каждый имеет  свои преимущества и недостатки.

     Лекционное  занятие. Традиционная в системе образования форма обучения, заключающаяся в изложении материала преподавателем (желательно с использованием доски). Больше всего подходит для изучения теоретических вопросов. Желательно, чтобы обучающиеся получали методический материал, соответствующий по содержанию лекции, а также имели возможность задать вопросы и закрепить пройденное на занятиях, использующих другие формы обучения.

     Семинары. Представляют собой обмен мнениями участников. Групповое обсуждение больше всего подходит для освоения обучаемыми опыта других людей и стимулирует к пересмотру мнений, позиций, поведения. Эта форма обучения может использоваться для закрепления полученных знаний и опыта, например, в ходе лекционных занятий.

     Отметим, что в большинстве случаев, когда  занятия проводятся с небольшой (8-10 человек) аудиторией, семинары могут  быть гораздо эффективней лекционных занятий. При этом возможно использовать такую форму семинаров, когда  обучающиеся предварительно получают методические материалы (теорию), изучают  их, а затем обсуждают на семинаре.

     Деловые и ролевые игры, тренинги. Эта форма - "обучение через действие" в ситуации, приближенной к реальной. Обучающиеся выступают участниками смоделированных ситуаций, в которых им приходится принимать решение и действовать. Эти методы помогают обучающимся уяснить свои сильные и слабые стороны, оценить позиции и реакцию других людей, развить навык общения и изучить новые методики. Эти формы обучения больше подходят для подготовки по практическим вопросам, например, для менеджеров по продажам по вопросам техники продаж.

     Практическая  работа. Представляет собой практическое освоение обучаемыми каких-либо операций и отработку навыков выполнения этих операций. Примером такой работы может быть работа по освоению компьютерных программ в учебном классе или на выезде у потенциального клиента (для менеджеров по продажам программного обеспечения) в присутствии и под руководством непосредственного руководителя либо более опытного менеджера по продажам.

     Также хорошим примером практических занятий  являются звонки в режиме телеконференции. Этот способ используется для постановки навыков общения по телефону в период испытательного срока у менеджеров по продажам и заключается в том, что менеджер получает возможность прослушивать профессиональные переговоры по телефону, которые проводит его непосредственный руководитель (или менеджер, эффективно владеющий этими навыками) в режиме on-line (реального времени), а также, будучи прослушанным, сразу узнать об ошибках, которые он сам допускает при переговорах.

     Самостоятельная подготовка. Заключается в изучении методических материалов и литературы. Больше всего она подходит для освоения обширных теоретических вопросов и концепций и должна особенно широко использоваться на ранних этапах обучения. Обычно самостоятельную подготовку организуют по следующей схеме.

     1. Обучающийся получает список  вопросов для изучения и соответствующую  литературу и методические материалы.

     2. Для изучения отводится определенное  время.

     3. Результаты проверяются контрольными  вопросами.

     Развитие  персональных компьютеров позволяет  преодолеть недостатки этой формы обучения. Компьютеризированное обучение с использованием средств мультимедиа обеспечивает более высокую степень усвояемости  материала (30%) и более высокий  процент запоминания, чем традиционные методы. Правда, стоимость такой  разработки стоит для организации  очень и очень дорого.

     Наставничество. Инструктаж. Разъяснение и демонстрация приемов работы на рабочем месте, которое проводится человеком, давно (или успешно) выполняющим данные функции. Это недорогой и очень эффективный метод развития простых навыков, поэтому широко используется в современных организациях.

     Все методы могут быть разделены на две  большие группы - обучение на рабочем  месте и обучение вне рабочего места. Основные методы на рабочем месте: практические занятия и наставничество; вне рабочего места: лекции, семинары, тренинги. 

     Таблица 1- Формы обучения персонала

     2 ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ  ОБУЧЕНИЯ 

     2.1 Анализ ситуации и специфики  организации 

     Прежде  чем строить какую-либо обучающую  систему, необходимо выявить потребности  компании. Как правило, они вытекают из ее стратегии и должны быть подчинены  целям и задачам, которые она  решает на данном этапе.

     Если  предприятие выходит на новый  рынок, то:

1. Оно должно сначала исследовать его. Для этого ему придется обучить своих менеджеров методам анализа рынка.
2. Потребуется налаживать партнерские связи с новыми предприятиями. Стало быть, надо обучить высшее руководство методам проведения переговоров.
3. Если требуется улучшить свою конкурентоспособность и чем-то выделиться на рынке, то необходимо обучить специалистов управлению качеством или внедрению новых технологий.
4. Если цель - снизить ценовую политику, то необходимо обучать финансистов методам менее затратного бюджетирования [2, c. 117].

     У всех растущих компаний обычно есть бизнес-план, предусматривающий поэтапное развитие фирмы. Все цели и задачи прописаны  в этом документе на несколько  лет вперед. Ориентируясь на этот документ, можно разработать программу  обучения кадров на длительную перспективу:

1. Для начала следует составить новые должностные инструкции, описав в них задачи, возложенные на сотрудников фирмы в соответствии с бизнес-планом
2. Оценить существующие кадровые ресурсы и понять, насколько полно люди, работающие в компании, соответствуют новым требованиям. Каковы знания и навыки, которые они накопили? Чему они хотят учиться? Каков их потенциал? Чтобы получить ответ на все эти вопросы, необходимо провести аттестацию персонала. Она поможет руководителям компании сформировать объективный взгляд на достижения и возможности каждого сотрудника, узнать его личную самооценку и пожелания.
3. Однако, прежде чем приступать к аттестации, весь персонал компании необходимо разбить на целевые группы: высшее руководство (топ-менеджеры), средний персонал (начальники отделов) и специалисты (рядовые работники). Сотрудникам каждой из этих категорий потребуется разный набор знаний и навыков и, соответственно, разный набор учебных программ.

     Обычно  рекомендуется организовать обучение в компании как минимум по четырем  направлениям:

     для адаптации новых сотрудников;

     для повышения эффективности компании в целом (например, усиление ориентации на потребности клиентов и изменение  методов работы с клиентами);

     для повышения эффективности отдельных  групп сотрудников и подразделений (например, изменения в бухгалтерском  учете или технологии производства);

     для повышения эффективности отдельных  сотрудников (например, приобретение специальных  навыков и освоение управленческих технологий).

     Организация самого обучения:

     Сэкономить  бюджет и выбрать наименее затратный  способ обучения. Есть три варианта:

     а) отправление сотрудников на внешнее обучение;

     б) приглашение тренера в компанию для работы с сотрудниками одного уровня;

     в) создание своего учебного центра.

     Наиболее  экономны первые два способа (но только в том случае, если речь идет об одноразовых  тренингах). Как правило, такие формы  обучения выбирают небольшие компании с численностью сотрудников до 100 человек. Для них разумнее всего заключить договор с каким-нибудь учебным центром. Причем двух-трех узких специалистов лучше отправлять учиться на внешние курсы. А для группы из 5-10 человек целесообразнее приглашать преподавателей к себе в фирму.

     Учебный центр имеет смысл создавать  на предприятиях с численностью от 100 человек, а также в компаниях  с постоянной высокой текучестью кадров. Такие центры, как правило, создаются там, где есть необходимость  в обучении рабочих и рядовых  менеджеров. Проводить занятия в  центре могут как свои специалисты, так и внешние тренеры. Кстати, по статистике, большая часть компаний, порядка 80%, предпочитают обучать сотрудников  своими силами. Дело в том, что услуги специализированных обучающих компаний недешевы, поэтому рациональнее всего взять в штат одного тренера, месячная зарплата которого будет равна оплате однодневного тренинга в обучающей компании. Причем если повезет, то можно найти специалиста, который владеет целым набором тренингов (по продажам, переговорам, сплочению команды, формированию корпоративной культуры и пр.). Главное − чтобы он был знаком со спецификой вашей фирмы.

     Однако  нужно быть готовым к тому, что  один тренер не сможет обучить персонал по всем направлениям. Поэтому узкопрофильных специалистов и топ-менеджеров скорее всего придется направлять на курсы и тренинги непосредственно в учебные центры.

     Можно пойти по другому пути и принять  на работу тренинг-менеджера, задача которого − выявлять потребности компании и приглашать для обучения сотрудников различных специалистов со стороны. Этот человек должен хорошо ориентироваться на рынке внешнего обучения (запрашивать предложения от различных учебных центров, проводить мониторинг их программ). И в результате поможет существенно сэкономить, грамотно подбирая тренинги, соизмеряя их стоимость и качество.