Целеполагание в менеджменте организации

     Эффективная деятельность характеризуется такими признаками, 
как результативность, простота и рациональность технологии и организации, точность, надежность всех элементов (оборудования, мате 
риалов и работников), высокое качество процессов и их результата, соответствие целям организации и т. п.     

     Как же достичь необходимой эффективности  производственной и управленческой деятельности? Прежде всего: следует заблаговременно создать для нее необходимые условия в виде предпочтительных позиций в тех или иных областях, предотвращения влияния как в настоящее время, так ив будущем неблагоприятных обстоятельств, особенно тех, последствия которых могут быть необратимыми.

     Само  осуществление деятельности должно быть своевременным, 
что требует выбора наиболее удачного момента для ее начала, оптимальной последовательности отдельных этапов, предотвращения неоправданных перерывов и потерь времени. Важность учета этих обстоятельств в условиях усложнения хозяйственных процессов трудно переоценить.

     Эффективная деятельность по достижению целей сегодня  невозможна без свободы маневра, которая предотвращает возможность попадания в тупиковую ситуацию. Если такая свобода отсутствует, то часто приходится выжидать, что может привести к потере выгодного момента для начала действий. Свобода маневра обеспечивается постоянной готовностью к ним, поиском резервов, созданием условий для полного использования предоставляющихся возможностей.

     Важнейшим условием эффективной деятельности сегодня являются ее максимальная автоматизация  и компьютеризация. Они позволяют  освободить человека не только от тяжелой  работы, но и от рутинных операций, сковывающих его творческие способности и возможности.

     Наконец, значительное повышение эффективности  производственной и управленческой деятельности, направленной на достижения целей организации, возможно в том случае, когда ее члены отождествляют эти цели с собственными. Это делает возможным применение так называемого управления по целям, получающего сегодня на Западе все более широкое распространение. 
 
 

     4. Оптимизация целей  организации

     4.1 Разработка бизнес-плана  организации

     В рыночной экономике предприниматели  не смогут добиться стабильного успеха, если не будут четко и эффективно планировать свою деятельность, постоянно собирать и аккумулировать информацию, как о состоянии целевых рынков, положении на них конкурентов, так и собственных перспективах и возможностях. При всем многообразии форм предпринимательства существуют ключевые положения, применимые практически во всех областях коммерческой деятельности для различных фирм. Необходимые для того, чтобы своевременно подготовиться и обойти потенциальные трудности и опасности, тем самым уменьшив риск в достижении поставленных целей.

     Таким образом, разработка стратегии и тактики производственно-хозяйственной деятельности фирмы является важнейшей задачей для малого предпринимателя. Общепризнанной формой разработки стратегии и тактики является бизнес-план [11].

     Для решения новой производственной или коммерческой задачи необходимо заранее ее спланировать. Любое мероприятие, требующее вложения средств, должно начинаться с разработки внутрифирменного документа, называемого бизнес-планом. Этот документ является обычным для большинства зарубежных стран и все чаще применяется в отечественной практике. В какой-то степени бизнес-план напоминает существовавшее раньше технико-экономическое обоснование проектов, но есть и принципиальные отличия.

     Бизнес-план – документ, определяющий тактические действия организации, как правило, на ближайший год в развитие его стратегии. Бизнес-план разрабатывается с разбивкой по месяцам. Он выполняет четыре основные функции:

• является инструментом, с помощью которого предприниматель может оценить фактические результаты деятельности за определенный период;   
• может быть использован для разработки концепции ведения бизнеса в перспективе;
• выступает инструментом привлечения новых инвестиций;
• является инструментом реализации стратегии предприятия.

     Целью разработки бизнес-плана является планирование хозяйственной деятельности фирмы  на ближайший и отдаленные периоды, в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов. Бизнес-план помогает предпринимателю решить следующие основные задачи:

• определить конкретные направления деятельности фирмы, целевые рынки и место фирмы на этих рынках;
• сформировать долгосрочные и краткосрочные цели фирмы, стратегию и тактику их достижения, определить лиц ответственных за реализацию каждой стратегии;
• выбрать состав и определить показатели товаров и услуг, которые будут предлагаться фирмой потребителям. Оценить производственные и торговые издержки по их созданию и реализации;
• оценить соответствие персонала фирмы и условий для мотивации их труда требованиям по достижению поставленных целей;
• определить состав маркетинговых мероприятий фирмы по изучению рынка, рекламе, стимулированию продаж, ценообразованию, каналам сбыта и т.п;
• оценить материальное и финансовое положение фирмы, соответствие материальных и финансовых ресурсов достижению поставленных целей;
• предусмотреть трудности и “подводные камни”, которые могут помешать выполнению бизнес-плана.

     Главное достоинство бизнес-планирования заключается в том, что правильно составленный бизнес-план показывает перспективу развития фирмы, т.е. в конечном счете отвечает на самый нужный для предпринимателя вопрос: стоит ли вкладывать деньги в это дело и принесет ли оно доходы которые окупят все затраты сил и средств.

     Бизнес-план должен:

• быть составлен предельно ясно и точно и поэтому требует тщательной проработки;
• давать конкретное представление о том, как будет функционировать предприятие, какое место оно займет на рынке;
• содержать все производственные характеристики будущего предприятия, детально описывать схему его функционирования;
• раскрывать принципы и методы руководства предприятием,
• содержать программу управления финансами, без которой невозможно начать любое дело и обеспечить его эффективность;
• показывать перспективы развития производства инвесторам и кредиторам.

     Большинство кредиторов или инвесторов не вложат деньги в бизнес, не увидев качественного бизнес-плана. Инвесторы обращают внимание на «четыре Д» предпринимателя: деловая репутация, денежный поток по обслуживанию долга, дополнительное обеспечение гарантий и доля собственного капитала, которая должна быть не менее 50 %. Для непредпринимательских организаций вместо бизнес-плана может разрабатываться комплексный тактический план. Состав бизнес-плана и качество его разделов определяет предприниматель либо по его поручению – менеджер.

     В составлении бизнес-плана обязательно должен принимать участие владелец предприятия или его руководитель. Некоторые разделы бизнес-плана не могут быть выполнены без участия специалистов, в этом случае можно воспользоваться помощью сторонних консультантов. Привлечение экспертов целесообразно, например, при разработке следующих вопросов: учет и отчетность, страхование, прогноз результатов хозяйственной деятельности, потребности в капитале, налоги, юридические вопросы.

     Поскольку бизнес-план является инструментом реализации стратегии предприятия, то структура этих документов должна быть примерно одинаковой. Состав бизнес-плана рекомендуется следующий.

1. Оглавление.
2. Предисловие.
3. Описание фирмы.
4. Стратегия маркетинга.
5. План обновления выпускаемой продукции.
6. План производства и реализации продукции.
7. План обеспечения производства.
8. План обслуживания производства.
9. План развития производства.

     10. Финансовый план предприятия.

         11. Международная деятельность предприятия.

     12. Развитие системы менеджмента.

     13. Организация реализации бизнес-плана.

     14. Приложения.

     Бизнес-план используется и как инструмент стратегического  планирования. Это особая область бизнес-планирования. Стратегическое планирование совершенно необходимо, если фирма собирается работать долго и выигрывать в конкурентной борьбе. Современный бизнес строится на смелых, продуманных решениях, но ему совершенно чужд авантюризм. Долгосрочное планирование создает своего рода “оборонительный рубеж” для предприятия. Западные специалисты особо подчеркивают: ошибочно думать, что руководить предприятием можно только с помощью финансовых рычагов – этого недостаточно.

     Стратегический  план –  это результат разработки общего направления развития фирмы. Любая фирма создается для какой-либо определенной цели, являющейся основой ее существования, а все дальше действия направлены на реализацию поставленной цели.

     Таким образом, можно выделить два уровня бизнес-планирования.

     Во-первых, стратегическое планирование, позволяющее устанавливать или изменять цель создания организации, оценивать ее полосе на текущий момент, решать, какой хотели бы видеть фирму издатели через три-пять лет. Оно позволяет также намечать, что необходимо сделать, чтобы организация переместилась из того положения, в котором находится сейчас, в то положение, где ее хотят видеть создатели.

     Во-вторых, бизнес-планирование, представляющее собой тщательную проработку реализации конкретного мероприятия, детализацию отдельного этапа стратегического плана.

     Однако, сам бизнес-план, даже очень удачный, не является гарантией успеха. После его принятия следует организовать его реализацию, наметить сроки, персонально ответственных лиц, методы контроля и стимулирования, предусмотреть возможные отклонения и пути их преодоления. Реализация бизнес-плана требует гораздо более напряженной работы, чем его составление. 

     4.2 Модель управления  по целям для  работников организации

     Сегодня во многих западных фирмах наряду с  официальными, целя 
ми, или целями-заданиями, содержащимися в планах, все более широкое 
распространение в управлении получают неофициальные цели-ориентиры. Они формулируются работниками с помощью непосредственных 
руководителей с учетом своих индивидуальных возможностей и 
способностей. Достижение именно таких целей стимулируется в первую 
очередь. Иными словами, официальное планирование дополняется системой 
индивидуальных целей и персональным их стимулированием с 
учетом конкретных должностных обязанностей и личных качеств работников.

     Управление  этими процессами, начиная с постановки целей и заканчивая оценкой их реализации, получило название управления по целям 
(УПЦ). С его помощью обеспечивается более глубокое понимание 
персоналом целей организации или подразделения, а следовательно, и 
лучшее исполнение им.своих обязанностей. УПЦ дает возможность 
предоставить людям больше полномочий, повысить эффективность текущей 
работы, создать основы для более объективного контроля и поощрения работников. [8].

     Цикл  УПЦ начинается с анализа того, что сделано на данный момент, определения желательных характеристик ожидаемого результата, 
детализации предстоящих действий. Все необходимые для этого мате- 
риалы содержатся в плане и других официальных документах организации. 

     Следующим шагом является создание так называемой Декларации – документа, содержащего систему индивидуальных и коллективной 
целей работников организации или подразделения. При создании 
Декларации руководитель доводит до сведения подчиненных основные 
позиции, содержащиеся в плане, на основании которых помогает со 
ставить список индивидуальных или групповых целей, организовать, 
если необходимо; их всестороннее обсуждение и согласование. Собственные 
же персональные цели он определяет совместно со своим не 
посредственным руководством.

     Для того чтобы цели реально повышали трудовую активность персонала, они должны соответствовать основным направлениям работы организации, интересам персонала, быть достаточно трудными и увлекательными, пробуждать в людях азарт и стремление проявить себя.

     Декларация  позволяет определить конкретных лиц, ответственных за то или иное дело; обязанности каждого из них в  процессе реализации поставленных целей; усилить связь между официальными и личными целями; создать необходимую основу для персонифицированного морального и материального поощрения в соответствии с тем вкладом в общее дело, который каждый собирался внести.

     Такая процедура реализуется на всех уровнях  организации, начиная с высшего в процессе двусторонних и многосторонних консультаций. В ходе их формируются приоритетные личные цели, представляющие особую важность для достижения общих, уточняются должностные инструкции, индивидуальные критерии оценки.

     При определении личных целей, которые обычно устанавливаются на год, исходят из должностных обязанностей и реальных возможностей исполнителей с учетом оптимизации конечных результатов. Принимаются во внимание также субъективные ценности, материальное положение, возраст, здоровье, семейное положение работника.