Бухгалтерский учет труда

СЕМИНАР 1

 

1. Каково назначение  документов по учету кадров?

 

Это отрасль деятельности, документирующая  трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии  и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают  документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника  и работодателя.

 

2. Какой документ определяет  правила работы с первичной  учетной документацией?

 

Первичные учетные документы  содержат исходную информацию и заполняются  на основе персональных документов предоставляемых  работниками при приеме на работу. Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.  
 
3. Какие документы входят в группу первичных учетных документов?

 
Личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

 

4. Перечислите  вторичные учетные документы.

Производные (вторичные) учетные  документы. 
Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. 
Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.

 

5. Какие документы  включают в личное дело?

 

Внутренняя опись документов дела;

- Заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением);

- Автобиография;

- Анкета с фотокарточкой  (личный листок по учету кадров);

- Экземпляр трудового  договора с приложениями;

- Приказ о приеме на работу (копия);

- Документы об образовании  (копии) 
- Копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть);

- Характеристики или рекомендательные  письма с предыдущих мест работы. 
 
6. Расскажите требования к оформлению личной карточки Т-2?

 

Личная карточка (форма  Т-2) – это один из основных учетных  документов. Она имеет типовую  межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", и обязательна для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы  собственности и организационно-правовой формы, осуществляющими свою деятельностью на территории Российской Федерации. Личная карточка заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов работника:

Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (ф. Т-1 или Т-1а).

Паспорт.

Трудовая  книжка.

Военный билет или удостоверение  гражданина, подлежащего призыву  на военную службу.

Документ об образовании (диплом, свидетельство). 
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования 
Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе или Уведомление о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту его жительства (с указанием ИНН).

Другие документы, предусмотренные  законодательством (в частности, Индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПР), удостоверения и справки, подтверждающие право на льготы и др.). 
Оформление и заполнение личной карточки производятся по определенным правилам, сложившимся на основе требований нормативных актов и длительной (более 30 лет) практики их применения. 
Характер работы, проставляемый в личной карточке, должен соответствовать условиям трудового договора - "Постоянно" (при заключении трудового договора на неопределенный срок) или "Временно" (при заключении срочного трудового договора).

При приеме на работу работника, для которого эта работа будет  являться основной, в графе "Вид  работы" проставляется "Основная", при приеме на работу совместителя делается запись "По совместительству". Необходимость оформления второй личной карточки при приеме работника на работу на условиях внутреннего совместительства до сих пор является предметом дискуссий.

Раздел I, заполняемый при  приеме работника на работу, практически  весь заполняется на основании документов, представленных работником или оформленных  при приеме на работу.

Обязательными для заполнения являются номер и дата трудового  договора, заключенного с работником. Фамилия, имя и отчество работника  заносятся в форму N Т-2 на основании  документа, удостоверяющего личность, и записываются полностью, без сокращений, в именительном падеже.

Дата рождения записывается словесно-цифровым способом, например: 
20 августа 1962 г. Данные в графу "Место рождения" вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, с сокращениями. 
Гражданство работника подтверждается документом, удостоверяющим его личность. В соответствии с Общероссийским классификатором информации о населении ОК 018-95 (ОКИН) существуют определенные виды записей, вносимых в данную графу.

1. "Гражданин Российской  Федерации" - при предъявлении  паспорта гражданина РФ или  свидетельства о рождении, в зоне  кодирования проставляется "1".

2. "Гражданин Российской  Федерации и иностранного государства  (двойное гражданство)" - при предъявлении  паспорта гражданина РФ и паспорта  другого государства, в зоне  кодирования проставляется "2", графой ниже указывается название  государства, гражданином (подданным)  которого является работник.

3. "Иностранный гражданин" - при предъявлении работником  паспорта другого государства  в зоне кодирования проставляется  "3", ниже указывается название  государства.

4. "Лицо без гражданства" - работник предъявляет иной документ, удостоверяющий личность, например  вид на жительство; в зоне кодирования  проставляется "4".

Графа "Знание иностранного языка" заполняется со слов работника. Ошибочным является занесение в  личную карточку данных о знании работником языков народов Российской Федерации. В форме N Т-2 проставляются только наименование и степень знания иностранных  языков. В соответствии с ОКИН существует только три степени знания иностранного языка, которые указываются в  личной карточке:

1. Читает и переводит  со словарем

2. Читает и может объясняться

3. Владеет свободно

Сведения об образовании  в личную карточку вносятся на основании  документа об образовании. При этом обычно указывается законченное  образование. Например, для работника, после окончания среднего общеобразовательного заведения поступившего в высшее учебное заведение, указывается "среднее (полное) общее образование". Если работник прошел весь курс обучения или  большую половину курса в высшем учебном заведении и был отчислен, то на основании справки учебного заведения может быть сделана  запись "неполное высшее образование". 
Пункт 9 раздела I личной карточки "Состояние в браке" чаще других содержит ошибочные записи: "холост", "не женат", "состоит в гражданском браке". При заполнении этой графы нужно применять ОКИН, согласно которому существуют следующие виды состояния в браке: 
- никогда не состоял (не состояла в браке) - код 1;

- состоит в зарегистрированном  браке - код 2;

- состоит в незарегистрированном  браке - код 3;

- вдовец (вдова) - код 4;

- разведен (разведена) - код  5;

- разошелся (разошлась) - код 6.

Сведения о составе  семьи с указанием степени  родства (заполняется в соответствии с ОКИН), фамилии, имени, отчества и  года рождения родственника заполняются  на основании соответствующих документов, предъявленных работником (свидетельства  о рождении детей, свидетельство  о заключении брака), а также со слов работника. 
В пункте 11 записываются сведения о паспорте или ином документе, удостоверяющем личность работника.

В пункт 12 вносятся сведения об адресе места жительства - в соответствии с штампом регистрации в паспорте, а также об адресе фактического проживания (данная графа заполняется со слов работника или в соответствии с документом, подтверждающим временную регистрацию):

а) удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную  службу, для призывников;

б) военного билета (временного удостоверения, выданного взамен военного билета) для военнообязанных.

Заполненные разделы I и II личной карточки заверяются подписями самого работника и работника кадровой службы, заполнившего личную карточку. При этом работник, расписываясь, ставит дату заверения сведений. 
В раздел VIII "Отпуск" личной карточки вносятся сведения обо всех видах отпусков, предоставляемых работнику. Каждая строка должна содержать сведения о виде отпуска, периоде работы, за который он предоставляется, количество календарных дней отпуска. Основанием для предоставления отпуска является приказ (распоряжение) работодателя о предоставлении отпуска работнику. Даты начала и окончания отпуска вносятся в личную карточку в соответствии с приказом о предоставлении отпуска. 
Включение в личную карточку раздела IX "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством" позволило кадровой службе вести более полный учет работников, которым законодательство предоставляет дополнительные льготы и гарантии. При заполнении указанного раздела необходимо приводить ссылку на документ, подтверждающий право работника на льготу и ссылку на федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия. 
Дополнительные льготы и гарантии предусматриваются законодательством для различных категорий граждан, например лиц, удостоенных званий Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации или являющихся полными кавалерами ордена Славы, лиц, награжденных знаком "Почетный донор России", ветеранов боевых действий. Также предусматриваются льготы для женщин, работающих в сельской местности, инвалидов, супругов военнослужащих, других категорий работников.

При прекращении трудового  договора с работником в раздел XI личной карточки вносится запись, содержащая сведения о дате увольнения, реквизитах приказа (распоряжения) о прекращении  трудового договора, дается ссылка на основание прекращения трудового  договора. Под записью о прекращении  трудового договора проставляют  свои подписи работник кадровой службы и сам работник. В раздел X "Дополнительные сведения" личной карточки можно внести сведения о работнике, место для которых не предусмотрено ни в одном другом разделе, например сведения об инвалидности работника (при этом необходимо указывать данные о группе и степени инвалидности, сроке, на который установлена инвалидность, реквизиты справки МСЭК), о наличии у работника специальных знаний или навыков (машинопись, стенография), наличии у работника водительского удостоверения на право управления определенными категориями транспортных средств.

 

7. Какую информацию  содержит личный листок по  учету кадров?

 
Личный листок по учету кадров (аналогичная  форма – анкета) – перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Работник заполняет  листок (анкету) от руки при поступлении  на работу. Ответы на вопросы дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов - паспорта, трудовой книжки, документов об образовании. На личный листок наклеивается фотография работника. Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности в организации. Имеет место документ, именуемый дополнение к личному листку (анкете), в котором указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). В нем указывают Ф.И.О. работника и два раздела. Первый раздел фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это обстоятельство. Второй раздел фиксирует изменения в образовании, семейном положении, награждениях и т.п. Все изменения также должны быть подтверждены соответствующими документами. Дополнение к личному листку (анкете) заполняет работник, ведущий документы по кадрам. При этом в реквизитах к дополнению должна стоять отметка о проверке личного дела с подписью и датой.