Бақылау процесі

     Бақылау процессінің кезеңдері 

     Бақылау процессі стандарттарды бекітуден, нақты жеткен нәтижелерді өлшеуден және нәтижелер бекітілген стандарттардан ерекшеленген кезде түзетулер енгізуден  тұрады.Бақылау өз дамуында өндірістік циклмен сәйкес үздіксіз процесс.Ол 3 негізгі кезеңнен тұрады: 1.Стандарттар жасау; 2 .Нәтижелерді стандарттармен салыстыру; 3.Қажетті шаралар қабылдау.

     1- кезең бақылаудың жоспарлауға  жақындығы мен сипатталады.Стандарттар  нақты мақсаттар,өлшеуге болатын  процесс.Бұл мақсаттар жоспарлау  процессінен шығады.Бақылау стандарттары ретінде қолданылатын мақсаттар екі маңызды қасиеттерді ажыратады:

     уақытша шеңберлер;

     жұмыстың  орындау дәрежесін бағалауға  болатын нақты белгілер.

     Нақты белгі және белгілі бір уақыт  кезеңін нәтижелік көрсеткіштері  деп атайды. Олар мақсаттарға жету үшін не алу керектігін дәл анықтайды.Нәтижелік көрсеткіштері жетекшіге нақты жасалған жұмысты жоспарланған жұмыспен сәйкестендіруге мүмкіндік береді. Пайда, сату көлемі және т.б. тәрізділердің көлемі үшін нәтижелік көрсеткіштерін бекіту жеңіл.Бірақ мақсат ретінде адамгершілік деңгейін жоғарылатуды сандармен көрсету өте күрделі, кейде мүмкін емес, мұндай жағдайда жанама көрсеткіш қолданылады, бірақ ол басқа да айнымалыларға байланысты. Бақылау үшін көрсеткіштің болмауы белгісіздік бойынша басқаруға әкеледі. Нәтижелік көрсеткіштерін НИОКР-ға бекіту өте күрделі.

     Бақылау процессінің 2 – кезеңі нақты жетілген нәтижелерді бекітілген стандарттармен бекіту. Менеджер стандартпен нәтижелердің сәйкестігін анықтауі тиіс:

     ∙ ауытқулар масштабін анықтау;

     ∙ нәтижелерді өлшеу.

     Ақпаратты беру және оның бағасы. Нәтижелелік  көрсеткіштері анық бағыт береді, бірақ әрқашан ауытқулары болуы  мүмкін, басқару жүйесінің жақсы  стандарты мақсаттар параметрлерінің  нақты жетістіктерінен тұрады. Жіберілуі мүмкін ауытқулардің масштабы үрей тудырмайтын нәтижелердің стандарттан ауытқуы.

     Нәтижелерді өлшеу бекітілген стандарттарды  қаншалықты сақтауға болатынын анықтауға  мүмкіндік береді:

     ∙ өлшеу бірлігін таңдау;

     ∙ жылдамдық;

     ∙ жиілік;

     ∙ қызметпен келісілген өлшеудің нақтылығы.

     Бақылау процессінің 3 – кезеңі. Менеджер үш іс әрекет желісінің біреуін жасау  керек:

     ∙ ештеңе қабылдамау. Бақылаудың басты  мақсаты ұйымның қызметін жоспармен  сәйкес жүзеге асыру.

     ∙ ауытқуларды жою. Түзетудің қажеттілігі  ауытқудің себебін жою мен негізделеді. Өлшеу барысында масштабтың стандарттан ауытқуының бекітілуі керек және ауытқу шешімін нақты көрсетілуі керек. Түзетудің мәні себепті нықтап, ұйымның дұрыс қозғалуына қайтуына жету. Мындай қозғалыстар жүйенің ішкі айнымалыларының өзгерістері болуы мүмкін.

     ∙ стандарттарды қайта қарастыру. Барлық белгілі ауытқуларды жоймау керек. Кейде стандарттардың өзі нақты болмауы мүмкін, өйткені олар жоспарларға негізделеді, ал жоспарлар болашақтың болжамы.

     Адамдар бақылаудың ажырамас бөлігі болып табылады. Бақылау процедурасын жасауда менеджер адамдардың іс әрекетін назарда ұстауы керек.

     Тиімді  бақылаудың сипаттамалары:

     ∙ Бақылаудың стратегиялық бағыттылығы, яғни ұйымның жалпы басылымдықтары сипаттау және оларды қолдау.

     ∙ Нәтижелерге бейімделу. Бақылаудың соңғы мақсаты ақпаратты жинау, стандарттар бекіту мен мәселелерді анықтау емес, ұйым алдындағы міндеттерді шешу.

     ∙ Іске сәйкестігі. Бақылау тиімді болу үшін қызметтің бақыланатын түріне сәйкес болуы керек. Ол маңыздыны  бағалап, өлшеуі қажет.

     ∙ Бақылаудың өз уақытында болуы жоғарғы жылдамдықта және оның іс әрекетінің жиілігін емес, бақыланатын құбылысты сәйкес өлшеуді немесе бағалауды жүргізу арасындағы уақытша интервалға байланысты.

     ∙ Бақылаудың икемділігі. Бақылау жоспарлар  тәрізді шеткілікті икемді және өзгерістер арқылы қалыптасатын болу керек.

     ∙ Бақылаудың қарапайымдылығы. Тағайындалған  мақсаттар көзқарасы бойынша  қарапайым бақылау болады. Өте  көп бақылау әдісі күнделікті тәртіпсіздікке, ретсіздікке әкеледі.

     Бақылаудың  үнемділігі. Кезкелген бақылау мақсаттарға  жетуге қарағанда артық тұрса, оқиғаны, жағдайды бақылауды жақсартпайды, жұмысты алдамшы жалға бағыттайды, бұл бақылаудың бір синонимі болып табылады.

     ∙ Бақылауға барлық қызметкерлерді тарту  керек, өйткені жақсы бақылау  өзін өзі бақылау болып саналады. Бақылаудың сенімділігін жоғалту үшін қызметші міндеттерінің шегін кеңейту керек.

     Бақылаудың  мүмкін болатын жайсыз салдары:

     ∙ Бақылауға бейімделген іс әрекет, яғни мақсатқа жету емес, бақылау талаптарын қанағаттандыру;

     ∙ Бақылауды қолдануға қажетсіз ақпаратты алу.

     Жайсыз  салдарларды кездестірмеу үшін іс әрекет туралы ғылым тиімді бақылауды жүргізу  үшін төмендегі нұсқауларды береді:

     ∙ Қызметшілермен қабылданатын мағыналы стандарттарды бекіту;

     ∙ Екі жақты қарым қатынасты  бекіту;

     ∙ аса жоғарға бақылауды болдырмау;

     ∙ Қатаң, бірақ жетуге болатын стандарттарды  бекіту;

     ∙ стандарттарға жету үщін марапаттау, сияқы беру.