Анализ внешней и внутренней среды (на примере ООО «Дело»)

     Традиционно задачи организации принято делить на три категории: работа с людьми, техникой (в т.ч. сырьем и инструментами) и с информацией. Частота и совокупность выполняемых в операциях действий вместе со временем формируют технологию процессов работы. Задачи руководителей по управлению работами подразделений и организации в целом не составляют исключения.

     Технологии. По определению Люиса Дейвиса «технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях». Т.о. совершенно очевидно, что задачи и технология тесно взаимосвязаны.

     Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классификации. Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят три категории технологий:

     Единичное, мелкосерийное или  индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие.

     Массовое  или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.

     Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Примеры – переработка нефти, работа электростанций.

     Нельзя  назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае  может быть более приемлем один тип, а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

     Люди. Если руководство и/или даже отдельные менеджеры не признают того, что каждый сотрудник является (или должен представлять собой) личностью со своей индивидуальностью и специфичными запросами, то способность и возможность организации достичь поставленных целей будет находиться под угрозой. В настоящее время уже никто не возражает, что руководство достигает целей организации через других людей. Стало очевидно, что люди являются центральным фактором в любой модели управления внутренней средой (внутренним фактором и/или основными «болевыми точками» организации). Таким образом, в системе кадров необходимо заниматься людьми, причем по трем составляющим: поведением отдельных людей, поведением людей в группах и составляющими поведения руководителей, функционированием менеджеров, особенно в роли лидеров, и спецификой их влияния на поведение отдельных людей и групп.

     Человек в обществе и на работе зависит  от сложного сочетания и взаимодействия своих индивидуальных характеристик и внешней среды (рис. 3). 

Рис. 3. Факторы, влияющие на индивидуальное поведение

 сотрудника  и успехи его деятельности 

     Важнейшая задача деятельности в области трудовых ресурсов состоит в обеспечении  того, чтобы организация располагала требуемым количеством персонала необходимого уровня и чтобы персонал соответствовал потребностям стратегии.² 

1.2. Характеристика внешней среды предприятия 

     Внешняя среда – это все те факторы, которые находятся за пределами  организации и могут на нее воздействовать. Внешняя среда, в которой приходится работать организации, находится в непрерывном движении, подвержена изменениям. Меняются вкусы потребителей, рыночный курс рубля по отношению к другим валютам, вводятся новые законы и налоги, изменяются рыночные структуры, новые технологии революционизируют процессы производства, и т.д. Способность организации реагировать и справляться с этими изменениями внешней среды является одной из наиболее важных составляющих ее успеха. Вместе с тем эта способность является условием существования запланированных стратегических изменений.³

     Однако  набор факторов внешней среды и оценка их воздействия на хозяйственную деятельность различны, причём не только у авторов научных публикаций по вопросам менеджмента, но и у каждой фирмы. Обычно фирма в процессе управления сама определяет, какие факторы и в какой степени могут воздействовать на результаты её деятельности в настоящий период и на будущую перспективу.

     Внешняя среда организации является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне. Чтобы обеспечить предприятию долговременное устойчивое существование необходимо располагать информацией о факторах внешней среды и деятельности самого предприятия.

     Сегодня все факторы внешнего характера  стали делить на составляющие общего, прямого и косвенного воздействия. К факторам общего воздействия принято  относить те, которые являются наиболее общими для всех организаций: состояние экономики в данной ситуации и влияние этого состояния на конкретные сферы бизнеса и данный тип фирм; политику государства по отношению к различным бизнес-системам; состояние правовой защищенности бизнеса, конкретных организаций, юридических и физических лиц; отношение основного населения к данному виду бизнес-деятельности и конкретной организации; методы управления, которые использует государство по отношению к различным организациям.

     В результате воздействия этих групп  факторов была сформулирована модель воздействия внешних факторов (рис. 4), сгруппированных в четыре основные группы: законодательного и политического воздействия; экономики и конкуренции; социального и культурного характера, а также поставщиков и технологии. Все группы взаимосвязаны и могут быть `охарактеризованы определенными тенденциями изменений.

Рис. 4. Модель воздействия на организацию внешних факторов 

     В последние годы представленная модель конкретизировалась составляющими  прямого и косвенного воздействия. К факторам прямого воздействия стали относить потребителей, конкурентов, поставщиков, правительственные учреждения, финансовые организации, источники трудовых ресурсов, релевантные по отношению к деятельности (операциям) конкретной организации (рис. 1.2.2).

      Рис. 5. Факторы (среда) прямого воздействия

     Среда прямого воздействия – это фактор, непосредственно влияющий на деятельность организации, которая, осуществляя свою операционную работу, испытывает это прямое и непосредственное воздействие извне.

     Кратко  рассмотрим основные факторы прямого воздействия.

     Поставщики играют особую роль, так как организации любой природы и сложности в наибольшей мере находятся в самой непосредственной зависимости от сети поставщиков материалов и оборудования, потребляемой энергии, капитала и необходимых сотрудников (трудовых ресурсов) для фирмы.

     Сеть  поставщиков внутри страны и за ее пределами (иностранных) может оказаться более сложной и дорогой в результате политических актов и правовых изменений в стране-поставщике. Нет необходимости перечислять примеры блокадных действий по отдельным регионам и странам со стороны соседей и по решению ООН, которыми были блокированы поставки из Ирака, Ирана, Югославии и других стран.

     Особенно  опасно для эффективности работы фирмы, когда ряд организаций  региона работает только с одним поставщиком сырья, материалов или энергетических ресурсов. В этих случаях представляется возможность для поставщика устанавливать монопольные цены, а альтернативного поставщика найти просто невозможно. Еще сложнее, когда поставщиком являются организации (фирмы) в других странах.

     Необходимые для осуществления производственного  процесса материалы играют решающую роль в процессе жизнедеятельности организации, и это вынуждает их накапливать и содержать определенные резервные объемы, связывая значительные денежные суммы на время хранения до включения в производственную деятельность. 

     Для роста и процветания фирме  нужны не только поставщики материалов, но и поставщики капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, федеральные и международные займы для реализации конкретных программ, акционеры и конкретные лица, покупающие акции конкретных фирм или специальных программ. Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше ее возможности договориться с поставщиками на благоприятных условиях и получить нужный объем средств. Небольшие, в особенности венчурные, предприятия сегодня испытывают большие трудности с получением необходимых средств.

     Немалые трудности испытывает большинство  организаций и в обеспечении  трудовыми ресурсами как исполнителей, так и руководителей. Сложные технологии и техника требуют специалистов соответствующей подготовки. Например, бурно развивающимся отраслям, связанным с компьютерными технологиями, необходимы высококвалифицированные инженеры и техники, опытные программисты и разработчики систем. Постоянную нехватку ощущают фирмы в менеджерах, особенно среднего и высшего звеньев управления.

     Законы  и государственные  органы способствуют развитию бизнеса или могут затруднять его развитие, а порою даже запрещать совсем. Организации, осуществляющие бизнес-деятельность обязаны соблюдать не только общегосударственные законы, региональные законодательные органы, но и требования государственных органов, регулирующих и контролирующих осуществление бизнес-операций. Национальные и иностранные правительства могут быть для ряда организаций основными регуляторами их деятельности, источниками субсидий, работодателями и покупателями. Это может означать, что для данных организаций оценка политической обстановки может быть наиболее важным аспектом анализа внешней среды. Такая оценка осуществляется через детализацию политических и правовых факторов, воздействующих на организацию. Выделим наиболее часто встречающиеся факторы для проведения анализа внешней среды: изменения в налоговом законодательстве, расстановка политических сил; отношения между деловыми кругами и правительством; патентное законодательство; законодательство об охране окружающей среды; правительственные расходы; антимонопольное законодательство; денежно-кредитная политика; государственное регулирование; политические условия в иностранных государствах, размеры государственных бюджетов; отношения правительства с иностранными государствами.

     Потребители являются одним из «краеугольных камней» эффективного бизнеса. П. Друкер утверждает, что единственная цель бизнеса — создавать потребителя. Классики менеджмента утверждают, что существование и эффективная деятельность организации зависят от ее умения находить потребителей результатов ее деятельности как товаров, так и услуг для того, чтобы удовлетворять запросы клиентов. К числу подобных организаций относят и всю государственную систему, организации которой не осуществляют коммерческую деятельность, т.е. не участвуют в получении прибыли.

     Во  всех экономически развитых странах уже сложилась система, в которой именно потребитель решает, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене они готовы их получать.

     В последние годы все интенсивнее  развивается система по формированию и расширению подобного спроса, когда спрос стимулируется и инициируется специально в интересах создателей различных предложений.

     И еще один из важнейших факторов прямого  воздействия — конкуренты.

     Руководство каждого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять нужды  потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить.

     Недооценка  конкурентов и переоценка рынков приводят даже крупнейшие компании к значительным потерям и кризисам. Важно понимать, что потребители — не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными.

     Современное развитие науки и техники в  условиях НТР существенно обострило конкурентную борьбу между фирмами. Важнейшим условием процветания фирмы является ее постоянное совершенствование и, прежде всего на базе современных достижений науки и техники. Научное открытие или принципиально новый товар или услуга могут вознести фирму на вершину успеха.

     Вместе  с тем, необходимо отметить, что конкуренция иногда толкает фирмы и на создание между ними соглашений различных типов от раздела рынка до кооперации между конкурентами.