Анализ потерь рабочего времени и оценка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени менеджера

 
 

                            Контрольная работа

                                по дисциплине: самоменджмент 

                                                    на тему:

       Анализ потерь рабочего времени  и оценка рекомендаций по

     эффективному  использованию рабочего времени  менеджера 
 
 
 
 

                                                                         Выполнил:

                                                                         студент очной формы обучения

                                                                      Группы ДэМ-4-1

                                                                     Волков П.В

                                                                        Проверил:

                                                                         Исаченко И.И. 
 
 

     Москва 2010 
 

ВВЕДЕНИЕ

Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь  управлять, уметь ставить цели и  добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет  правильно организовать свое рабочее  время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать  свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой  другой профессии, но для людей, управляющих  другими работниками, этот навык  особенно важен, ведь он распоряжается  не только своим временем, но и через  четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще  и планирует их время. Время –  это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно  безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому  важно научиться использовать его  с максимальной выгодой. Не даром  же говорят :”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей. 

  ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА  ВРЕМЕНИ 

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время , а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той  задаче, которую он выполняет в  данный момент. Он идет по тому пути, который  первым пришёл на ум, вместо того, чтобы  подумать о других, возможно более  рациональных способах решения данной задачи.

Отсутствие четкого  распределения работ по степени  их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими  и приятными, не столь важными  делами. В результате у него не хватает  времени на решение ключевых, перспективных  задач.

Постоянные доработки  дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье. 

Большой поток  рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

“Воры времени” – непредвиденные и обусловленные  недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

Суетливость. Это  результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

Слабая мотивация  труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени. 
 

 

ПРИНЯТИЕ  РЕШЕНИЙ 
 

Принятие решений  предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение  – значит установить приоритетность.

Основные проблемы руководителей заключаются в  том, что они пытаются сразу выполнить  слишком большой объем работ  и распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся  необходимыми дела.

Менеджеры должны стремиться к тому, чтобы, успевая  решать во время рабочего дня множество  разных текущих вопросов, в течение  определенного времени заниматься только одной-единственной задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятие однозначного решения  о первоочередности важных дел, составление  списка приоритетов на основе этого  решения и соблюдение его. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет :

работать только над действительно важными и  необходимыми задачами

- решать вопросы  в соответствии с их неотложностью

концентрироваться на выполнении только одной задачи

укладываться  в установленные сроки

исключить дела, которые могут быть выполнены  другими

не оставлять  невыполненными задачи, которые вам  действительно по силам

получить больше удовлетворения от рабочего дня и  результатов работы

избежать стрессовых перегрузок

Очередность выполнения задач можно определять, пользуясь  следующими критериями и методами :

Принцип Парето ( соотношение 80:20) 

“Внутри данной группы отдельные малые части  обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе”.

Исходя из этой закономерности, можно сделать вывод  применительно к рабочей ситуации руководителя: в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени достигается 80% результатов. Это означает, что  не следует сразу браться за самые  легкие, интересные или требующие  минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и  важностью.

Установление  приоритетов с помощью анализа  АБВ.

Техника этого  анализа исходит из опыта, что  доли в процентах более важных и менне важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три группы, в соответствии с их значимостью (важнейшие, важные и несущественные(менее важные). Анализ АБВ основывается на трёх закономерностях:

Важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.

На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.

Менее важные и  несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а значимость их составляет всего лишь примерно 15%.

Чтобы применить  анализ АБВ, необходимо следовать следующим  пунктам:

составить список всех предстоящих задач

систематизировать их по степени важности и установить очерёдность

оценить задачи в соответствии с категориями  А,Б,В

задачи категории А руководитель должен выполнять сам

задачи категории Б следует перепоручить

оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному  перепоручению. 
 

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера

Этот принцип  является простым вспомогательным  средством в случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким  критериям как срочность и  важность дела. Все дела подразделяются на 4 группы:

Срочные/ важные дела – их необходимо выполнять  самому руководителю

Срочные/менее  важные дела - их следует делегировать

Менее срочные/важные задачи – их необязательно выполнять  сразу, но выполнять их надо самому.

Менее срочные/ менее важные дела – от их выполнения следует воздержаться

Делегирование является ключевой деятельностью управляющего. Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет  за собой ответственность за руководство, которая не может быть делегирована. Передача задача или деятельности может  осуществляться на длительный срок или  ограничиваться разовыми поручениями.

Отказ от делегирования  приводит к перегрузке руководителя, сокращает время, необходимое для  выполнения своих непосредственных обязанностей.

Делегирование помогает руководителю высвободить  время для важных задач и немного  разгрузиться, а также способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно воздействует на мотивацию труда  сотрудников.

Для того, чтобы успешно осуществлять делегирование необходимо подобрать подходящих сотрудников, четко распределить сферы ответственности, координировать выполнение порученных задач и осуществлять контроль рабочего процесса и результатов, пресекать попытки обратного или последующего делегирования. Не менее важно стимулировать и консультировать подчинённых, давать им оценку.

Делегировать  следует рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и  подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска.

РЕАЛИЗАЦИЯ  И ОРГАНИЗАЦИЯ

предполагает  составление распорядка дня и  организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному  принципу: “Работа должна подчиняться  мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части  дня и конца дня.

Правила начала дня:

начинать день с позитивным настроением;

начинайте работу по возможности в одно и то же время;

перепроверка  плана дня, составленного накануне

вначале – ключевые задачи;

приступать без  раскачки;

согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее  работать и сможет оградить руководителя от ненужных помех);

утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом  менеджер обычно бывает занят текущими делами;

Правила основной части дня:

Хорошая подготовка работы;

Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;

Перепроверять все акции с точки зрения их необходимости;

Отклонять дополнительно  возникающие неотложные проблемы;

Избегать незапланированных  импульсивных действий;