Пути усовершенствования работы складского хозяйства на современном этапе

Разработанная технология управленческого учета может потребовать хранения специфических данных или реализации некоторых новых функций в используемом программном обеспечении, вследствие чего при решении задач данного этапа согласования, особенно в отечественной практике, вполне могут возникнуть проблемы связанные с недостаточностью используемых программных продуктов или несовместимость с принятыми положениями учетной политики. Возможно потребуется изменить положения учетной политики или подумать о приобретении программного обеспечения, поддерживающего соответствующую функциональность. В свою очередь приобретение программного обеспечения, например западных производителей, также может потребовать корректировки отдельных положений учетной политики.

Последний этап работы - внедрение учетных технологий. Если все предыдущие этапы работы были проведены достаточно аккуратно, то на данном этапе проблем скорее всего будет немного. Достаточно просто все принятые решения "переложить с бумаги в жизнь", возможно дообучить персонал. Важно поддержать процесс организационно-административными мерами (то есть необходимо официально возложить ответственность за сбор и анализ данных на персоналии менеджеров, разработать должностные инструкции для исполнителей, утвердить формы документов и правила документооборота). На практике часто встречается ситуация, когда первые два этапа не завершаются, "ввиду очевидности" и сразу начинаются попытки реализовать "в металле и камне" решения "из головы". Кончается это как правило плохо, за исключением быть может простейших случаев. С другой стороны, часто возникающая ошибка - это отсутствие организационно-административной поддержки принятых решений, в результате чего они "повисают в воздухе".

Возможно , что ввиду специфики конкретной управленческой задачи может потребоваться введение более сложной номенклатуры материалов. необходимо расширить документы оперативного учета таким образом, чтобы было возможно определить движение материалов между цехом и складом: и в том числе соответствие заказа цеха фактически выданной номенклатуре. необходимо иметь информацию о "мерности" планируемых поставок и планировать заказ в соответствии с потребностью в отрезках определенного размера Очевидно, что для решения вышеописанной задачи стандартный "фактический" учет недостаточен. Необходимо изменить учетные регистры, документы оперативного учета и планирования, для того чтобы иметь соответствующую информацию. При этом в регистрах может при необходимости указываться как формализованная номенклатура для целей бухгалтерской отчетности, так и фактически необходимая в соответствии с номенклатурой склада. Однако более естественным было бы вычислять бухгалтерскую номенклатуру из  фактически полученной. При этом сохраняется важное требование единства информации в системе. В зависимости от используемых программных средств возможно решить данную задачу различным образом.

Например в некоторых системах достаточно изменить схему складского учета, при этом номенклатура склада будет прозрачна мастерам.  В других системах придется ввести различные номенклатурные номера для различных видов товара, в этом случае некоторую проблему может составлять изменения номенклатурного номера при сдаче на склад обрезков. Данную проблему можно решить организационно, введя "производственный" склад, на котором товар будет числиться до превращения в отходы. При этом на мастера цеха должна быть возложена ответственность за первоочередное использование остатков данного склада в производстве и контроль за его состоянием.

Для  поддержки процесса необходимо принять меры организационного характера, а именно, ввести ответственность за заказ товара в оптимальном ассортименте мастеров цеха, а за использование имеющихся отходов и согласование возможных изменений в отпускаемом ассортименте со стороны кладовщиков. Для контроля отвественности необходимо модифицировать учет таким образом, чтобы было возможно установить правильность действий тех и других. Важным моментом является установление правил документооборота, при которых заказ на отпуск материалов будет представляться своевременно, правила подачи заказов на поставку материалов по номенклатуре в соответствии с производственным планом и для целей планирования потоков денежных средств. Может показаться, что все, указанное выше, имеет отношение только к организации оперативного и специального учета на предприятии. Но давайте вспомним, что наличие отходов, которых можно избежать - прямо сказывается на себестоимости и финансовых результатах, необходимость увеличения складских запасов для обеспечения производственного процесса - тоже, не говоря уже о возможных остановках производства из-за отсутствия комплектующих материалов.

Таким образом невозможно адекватно проводить анализ затрат, не говоря уже о стоимостном анализе деятельности, не анализируя имеющиеся данные с точки зрения их управленческой корректности. Иначе может получиться, как это бывало раньше, что выгодно иметь убыточную продукцию и увеличивать затраты, вместо их снижения. Обсуждавшаяся выше "управленческая" организация учета нашла свое отражение во всех программных продуктах западного производства, ввиду чего в них полагается очевидным наличие "многомерных" аналитик, многие из которых (например центры и единицы затрат, "проекты", "направления" бизнеса и др.) специально предназначены для реализации управленческих задач, а также средств произвольного агрегирования данных (формирования отчетов) по ним.

Любая система учета товародвижения в первую очередь подразумевает постановку именно складского (товарного) учета. Все же остальные операции и процессы, включая саму продажу, управление закупками и даже в какой-то мере бухгалтерский учет, являются продолжением и дополнением.  Какие же операции, как правило, выполняются при организации складского учета?

Приход товара на склад, иначе оформление операции закупки товара возможно с просчетом себестоимости, учетом затрат на доставку. Даже для маленького магазина - это одна из самых важных операций. Правильно закупленный товар как по ассортименту и количеству, так и по цене - половина успеха торгового предприятия. Особенно это важно для магазинов. Как правило, они не располагают большими оборотными капиталами и просторными складскими помещениями, следовательно, проблема оптимизации товарных запасов должна решаться в первую очередь.

Учетная политика. Основной проблемой здесь является учет одного и того же товара, пришедшего по разным ценам. На первый взгляд учет по средним ценам наиболее прост, к тому же существует несколько методик. Они удобны при ручном ведении учета товародвижения. Однако при детальном рассмотрении возникают проблемы. Скажем, как в таком случае правильно оформить возврат товара от покупателя? Или сколько было получено реальной прибыли от конкретной поставки товара? И еще много неясных вопросов, особенно касающихся анализа товародвижения. Существует методика учета товара по партиям. То есть каждая конкретная поставка товара отслеживается отдельно по всем операциям. При таком методе просто решаются поставленные выше вопросы. Он помогает проанализировать товародвижение: как организовать торговлю, чтобы было больше доходов и меньше расходов. Однако ручное ведение такого учета и уж тем более его анализ -занятие весьма трудоемкое. А вот "обучить" этому компьютер существенно проще. Вот почему этот метод был разрешен фискальными органами лишь относительно недавно. Списание такого товара можно производить отдельно по каждой партии, выбираемой пользователем, или по заложенным методикам FIFO (первый пришел - первый ушел) и LIFO (последний пришел - первый ушел).

Движение товара. Весьма частым является перемещение товара с одного склада на другой. При этом вовсе не обязательно делать две операции: расхода и прихода. В таком случае в накладной на перемещение товара достаточно указать, "откуда" и "куда" производится перемещение товара. Будет неплохо, если при этом еще указаны и материально ответственные лица. Продажа тоже является одной из операций складского учета, позволяющих списывать проданный товар по методикам, описанным выше. Существует множество вариантов, как организовать продажу товара, но в плане учета они все одинаковы и различаются лишь в вопросе оплаты.

Инвентаризация. Существует ряд внутрискладских операций, которые также важны для организации учета. Это операции списания, переоценки, оприходования излишков. Необходимость в них возникает, как правило, после проведения инвентаризации на складе. По результатам инвентаризации недостача товара списывается со складских остатков, а излишки приходуются по акту об оприходовании излишков. Эти операции позволяют контролировать реальные остатки и сопоставлять их с электронным ведением учета, осуществляя тем самым контроль за работой сотрудников.

Возврат товара от покупателя к поставщику. В рамках учета партий выполнение операции возврата от покупателя всегда будет осуществляться правильно, так как товар возвращается на склад по той учетной цене, по которой он учитывался до продажи, поскольку в этом случае за товаром хранится вся история операций. Кроме того, ведение этих операций позволяет учитывать брак. Анализ бракованного товара поможет, например, более гибко решать проблемы выбора поставщиков.

Таковыми являются основные операции по автоматизации складского учета. Все они позволяют организовать учет в торговле. Как показывает практика, постановка автоматизированного учета на складе решает до 90 процентов всех проблем, связанных с правильной организацией торговли. Нет такой системы, которая думала бы за вас и сама бы вносила данные. Но существует очень большое количество средств и способов, позволяющих существенно облегчить и ускорить эти процессы. Постоянная оптимизация складских запасов является задачей управления высшей сложности - правильно поставленный учет товародвижения дает возможность торговой компании оптимально взаимодействовать с производителем - выставлять заказы нужного объема и быть уверенным в поставках продукции в срок. А при регулярных заказах, учитывающих размещение в производстве, можно получить значительные скидки при оплате товара. В свою очередь правильная логистика позволяет   минимизировать складские запасы (при сохранении ассортимента), что   положительно отразится и на финансах - денежные средства будут   высвобождаться, а не замораживаться на складах.

Складской учет на базе штрихового кодирования. Штрих-коды это технология, позволяющая иметь информацию о детальном ассортименте входящих и выходящих потоках в момент её свершения и реагировать на нее в управляющей системе в оптимальные сроки.

Эффективный обмен информацией является своеобразным ключом к успешному ведению бизнеса. Международная ассоциация товарной нумерации EAN International разработала международный стандарт идентификации продуктов, услуг и местоположений, позволяющий различным отраслям производства обмениваться информацией таким образом, что все участники процесса коммуникации воспринимают данную информацию однозначно, не допуская двусмысленности в ее толковании.

В стандартной системе нумерации EAN изделия, будь то продукты питания или запчасти для автомашин, идентифицируются уникальным и незначимым номером. Уникальность позволяет торговым партнерам по всей цепи реализации продукции ссылаться на один и тот же идентификационный номер и осуществлять коммуникацию наиболее быстрым, точным и дешевым путем. Под незначимостью номера подразумевается, что информация, относящаяся к товару, услуге или местоположению, содержится и поддерживается в базе данных, а не включается собственно в номер.

В основе системы EAN лежит концепция стандартной нумерации, она же является ключом ко всем другим стандартам EAN. В системе товарной нумерации EAN номера могут отражаться символом в виде штрихового кода, который позволяет автоматически фиксировать и обрабатывать информацию.

Первые идеи разработки универсальной системы, регламентирующей идентификацию товаров путем использования специальных номеров, появились в конце 60-х годов. Но впервые идея товарной нумерации была воплощена на практике в США. Система, которая получила название UPC (Uniform Product Code) -Единый товарный код, прекрасно зарекомендовала себя среди пользователей: как производителей, так и предприятий торговли.

В 1977 г. была создана Европейская ассоциация товарной нумерации EAN. Используя в качестве основы американский стандарт UPC, Ассоциация EAN разработала новый европейский стандарт. Так появилась на свет система EAN. Именно с кодами EAN нам чаще всего приходится встречаться на нашем рынке. Чисто внешнее отличие штриховых кодов этих систем состоит в том, что в номерах EAN - 13 цифр, а в UPC - 12. С вступлением в Европейскую ассоциацию EAN неевропейских государств система получила международный статус и название ассоциации было изменено на Международную ассоциацию EAN. Ассоциация автоматической идентификации ЮНИСКАН/EAN Украины является полноправным членом Международной ассоциации EAN и представляет интересы предприятий и организаций Украины и других стран.

Практически любое предприятие, не только украинское, независимо от размеров и форм собственности, производящее или реализующее под своей торговой маркой продукцию, может стать членом Ассоциации и использовать все преимущества международной системы EAN либо получит коды UPC для экспорта товаров в США и Канаду.

Помимо всего прочего штриховой код является прекрасным инструментом, позволяющим в какой-то степени защитить товар от подделки, поскольку копирование его с этикетки или изготовление кустарным способом невозможно.

ЮНИСКАН ведет банк данных украинской продукции, имеющей штриховой код.

Номер товара не соотносится с каким либо значением и не несет информации о товаре. Именно цифры и являются первоосновой системы штрихового кодирования. Следует иметь в виду, что они подобно номеру телефона или государственного знака автомобиля относятся к данному виду товара и сами по себе ничего не значат. Данный подход предполагает, что информация, которая относится к товару, содержится только в сопроводительной документации и базе данных компьютера.

Наиболее общие структуры товарной нумерации EAN известны как : EAN-13, EAN-8, DUN-14, EAN/UCC-128. Применение каждой из них обусловлено конкретными задачами, которые хотел бы решить пользователь, и исходя из этого, каждой из них соответствует свой штриховой код.  EAN-13 является стандартным номером и используется для всех видов товаров.  EAN-8 используется только для тех товаров, на которые чисто технически невозможно нанести EAN-13 из-за малого размера.  DUN-14 и EAN/UCC-128 применяются для кодирования транспортных упаковок.