Принципы построения и функционирования логистических информационных систем и информационно-технического обеспечения логистических сис

1 - опережающий  уровень; 
2 - контролирующий уровень; 
3 - руководство среднего уровня; 
4 - руководство высшего уровня; 
           2)Диапазон использования информации.

5 - обработка  оперативных данных (сделки, ответы  на вопросы);

6 - информация  для оперативного планирования  и контроля; 
7 - управляемая информация для тактического  планирования  и принятия решений;

            Логистическая  информационная система выполняет ряд специфических функций: планирование, координирование, обслуживание и управление. 
            Построение  информационно-технических  баз  на логистических основах требует особого отношения к формированию и отбору информации,  необходимой для стратегических и тактических (оперативных) задач управления. Характер  и качество отбора информации оказывает существенное влияние на результативность процессов принятия решений.

            Это связано с тем, что отбор требуемой информации включает не только оценку, например, состояния самого предмета (или  звена)  управления  материальными  и денежными потоками, но и оценку сильных и слабых сторон организации, конкурентов, а также наличие тех или иных возможностей решения задач и оценку риска. Таким образом,  в  данном случае речь идет не о количестве информации, необходимой для выработки стратегических и тактических решений, а в первую очередь о качестве информации и способах ее рационального отбора [17].

            Практика  построения логистических систем показывает, что подбору такой информации должен  предшествовать  соответствующий  анализ фaкторов,  определяющих ценность информации, слабые и сильные стороны организации сбора и подготовку информации, определяющие ее  показатели.    Такой  анализ должен проводиться компетентными заинтересованными специалистами, способными непредвзято оценивать состояние дел  и  тем самим обеспечить структуризацию (разбиение) информации, имеющую стратегический (либо тактический) характер [18]. 
            Одним  из  известных  способов  формирования рабочих групп при проведении такою анализа является образование групп анализа  по  так называемым интересам, то есть по существу к работе привлекаются конкретные  специалисты-пользователи  этой  информации.  Это одновременно позволяет вырабатывать у конкретных специалистов, будущих пользователей данной информации навыки стратегического и тактического мышления. Структуризация отбора информации также может способствовать  и метод ее разбиения на основе критериев. В качестве примеров подобного разбиения  информации  и  отнесения ее к стратегической (тактической, одновременного использования) может служить оценка способности  организации  (звена,  подразделения)  прослеживать,  отражать или выявлять технические и  рыночные возможности  продажи  продукции,  вырабатывать умение вести дела с покупателями, добиваться эффективности научно-исследовательской и конструкторской базы, повышать степень стандартизации продукции, уровень трудовых отношений и др. Конкуренция - одно из главных условий хозяйствования в современном мире. Поэтому на формировании баз данных отражается  специфика условии  и требований конкурентоспособности, так как оценка конкурентов - это в какой-то мере и оценка слабых и сильных сторон самого управления данной организации [14].

            Характерным примером может служить тот факт, что знание, какими возможностями обладает тот или иной конкурент для реализации своей стратегии, означает и оценку возможностей организации,  которая  этим интересуется.  При этом стратегический смысл этой оценки (информации) заключается не в самой оценке этих возможностей  (к  примеру,  ресурсов), а в оценке возможного их использования. 
            Для  принятия оперативных решений в процессах управления материальными и денежными потоками важную роль играет статистическая  информация,  например  налоги,  компенсации рабочим, заработная плата и др.         Эта так называемая "текущая"  информация  позволяет  регулировать деяте-льность  в организациях, подразделениях и звеньях управления материальными и денежными потоками на нормативной основе с учетом определенных коррективов, обусловленных внутренними и внешними  факторами на конкретный момент времени [19]. 
            Разновидность  информации, относящейся либо к технологическим, либо хозяйственным процессам, также способствует  структуризации  информации и соответствующему формированию баз данных :

1 ) Информация по маркетингу                                  

1 - анализ продаж                                             

2 - прогноз продаж                                             
3 - исследование рынка                                         
2 ) Информация по распределению                               
4 - счета-фактуры                                             
5 - платежи потребителей                                       
6 - транспортные накладные                                     
7 - заказы на продукцию .                      

3 ) Проектная  информация                                      

10 - накладные  на логистическое обслуживание, связанное с проектированием продукции         

11 - чертежи на  инструментальное оснащение                     
12 - операционные карты                                        
4 ) Управление запасами                                        
13 - учет запасов                                              
14 - управление материалами     
5 ) Финансовая информация                                      
15 - учет дебиторов по расчетам                                
16 - управление финансами      
6) Производственный отдел                                      
18 - учет оплаты производственного процесса                    
19 - отчет по трудовым ресурсам     
22 - отчет о выпускаемой продукции                           
20 - график потребностей продукции во времени  
21 - заказ на производство                                     
23 - требования на отпуск продукции                          

24 - оценка товарно-материальных  ценностей   
7)Снабжение     
25 - учет счетов, подлежащих оплате                          
26 - заказы на закупки                                                 
8) Логистическое обслуживание                                          
8 - обработка накладных на логистическое обслуживание                  
17 - управление транспортом                                                                                  

            Повышение качества логистических информационных систем позволяет эффективно решать проблемы запасов, транспортировки,     
складирования, обеспечения притока наличных средств.           
Совершенствование информационного потока не может быть достигнуто без затрат, которые должны давать существенную выгоду.       
 
 

2.2 Принципы построения и функционирования логистических

информационных  систем 
 

          Любая логистическая система состоит из совокупности элементов-звеньев, между которыми установлены определенные функциональные связи и отношения. Непосредственно рабочим звеном информационной системы может быть автоматизированное рабочее место управленческого персонала, информационное подразделение системы управления организацией или обособленная группа управленческих работников, объединенных общностью выполняемых информационных функций (процедур, операций).

           Цель управления организацией — эффективное использование всех технических, научных, экономических, организационных и социальных возможностей для достижения высоких результатов деятельности организации.

           Цели создания информационной системы:

• обеспечить выживаемость и дееспособность фирмы;
• обеспечение работников оперативной информацией, способствующей более эффективному трудовому процессу;
• соблюдение адресности информации;
• устранение неразберихи в получении информации и ее использовании;
• расширение функций предприятия в соответствии с требованиями рынка.

          Логистическая информационная система — интерактивная структура, включающая персонал, оборудование и процедуры (технологии), которые объединены информационным потоком, используемым логистическим менеджментом для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы [6].

           В соответствии с принципами системного подхода любая система сначала должна исследоваться во взаимоотношении с внешней средой, а уже затем внутри своей структуры. Этот принцип, принцип последовательного продвижения по этапам создания системы, должен соблюдаться и при проектировании логистических информационных систем.

           С позиций системного подхода в процессах логистики выделяют три уровня.

           Первый уровень — рабочее место, на котором осуществляется логистическая операция с материальным потоком, т. е. передвигается, разгружается, упаковывается и т. п. грузовая единица, деталь или любой другой элемент материального потока.

          Второй уровень участок, цех, склад, где происходят процессы транспортировки грузов, размещаются рабочие места.

          Третий уровень — система транспортирования и перемещения в целом, охватывающая цепь событий, за начало которой можно принять момент отгрузки сырья поставщиком. Оканчивается эта цепь при поступлении готовых изделий в конечное потребление.

          В основу построения логистической информационной системы заложены шесть основных принципов: 
1) Полнота и пригодность информации для пользователя. Логистический менеджер должен иметь в наличии необходимую и полную (достаточную) информацию для принятия решений, причем в необходимом ему виде. Например, информация о статусе запасов или о заказах потребителей часто нуждается в предварительной обработке и обычно размещается не там, где логистический менеджер принимает решения. Поэтому логистическая информационная система должна представлять информацию в том месте, того вида и полноты, которая требуется при выполнении соответствующих логистических функций и операций. 
2) Точность. Точность исходной информации имеет принципиальное значение для принятия правильных решений. Например, информация об уровнях запасов в дистрибутивной сети в современных логистических системах допускает не более 1% ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений в физическом распределении, создании запасов и удовлетворении потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в MP и т.п. 
3) Своевременность. Логистическая информация должна быть доставлена в систему менеджмента вовремя, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основанные на концепции ЛТ. Своевременность информации важна практически для всех комплексных логистических активностей. Кроме того многие задачи в транспортировке, операционном менеджменте, управлении заказами и запасами решаются в режиме реального времени («online»). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга. Требование своевременности поступления и обработки информации реализуются современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрение стандартов EDI/EDIFACT. 
4) Ориентированность. Информация в логистической информационной системе должна быть ориентирована на выявление дополнительных возможностей улучшения качества продукции, сервиса, снижения логистических издержек. Способы получения передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению «узких» мест, резервов экономии ресурсов и т.п. 
5) Гибкость. Информация, циркулирующая в логистической информационной системе, должна быть приспособлена для конкретных пользователей и иметь наиболее удобный для них вид. Это касается как персонала фирмы, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки и другие документы должны быть максимально приспособлены, к требованиям всех участников логистического процесса и адаптированы к возможному многопользовательскому интерфейсу. 
6) Подходящий формат данных. Форматы данных и сообщений, применяемые в компьютерных и телекоммуникационных сетях логистической информационной системе должны максимально эффективно использовать производительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускную способность и т.д.). Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных в логистической информационной системе [7]. 
          Функции организации потоков информации предлагают выполнение следующих управленческих процедур: 
- определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления; 
- определение состава информации, периодичности её циркуляции и форм представления; 
- разработку документооборота; 
- использование комплекса технических средств для организации потоков информации; 
- установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов. 
          Организация процесса сбора, хранения, обработки и транспортировки информации предполагает: 
- обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами; 
- распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места её возникновения до потребителя.[7] 
             Очевидно, что подсистема информационного обеспечения для выполнения вышеперечисленных функций должна быть соответствующим образом организована. Специфика деятельности подсистемы информационного обеспечения состоит в том, что в процессе своей деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функциональные подсистемы организации. Таким образом, сразу возникает вопрос: какое место данная подсистема должна занимать в иерархии предприятия? 
           Для создания информационной логистической системы на уровне производства необходимо сформировать модель такой системы. Традиционно в практике западных компаний поиск путей рационализации материально-технического обеспечения ограничивается в основном физическим уровнем предприятия. Анализируются имеющие отношение к эффективности и экономической выживаемости технические средства организации материального потока и при необходимости производится их модернизация. Получаемая величина возможной экономии, как правило, невелика, особенно для малых и средних предприятий. Здесь, например, в основном применяют незначительное количество транспортных средств внутри и вне предприятий, а имеющиеся средства складирования реально усовершенствовать весьма трудно.    Один из выходов — применение логистического подхода к созданию модели, а затем и реальной системы организации информационного потока на взятом как единое целое предприятии. Для этого требуется достаточный объем детальных данных, которые могут быть получены только с помощью интегрированной информационной системы материально-технического снабжения.

            Информационная система здесь является существенным компонентом логистической структуры, связывающим ее воедино и служащим для координации поставок, производства и сбыта. Сущность системы координации поставок заключается, во-первых, в разбиении физических потоков на независимые периоды транспортировки и складирования, во-вторых, в подготовке информации о фазе и состоянии потока в реальном масштабе времени.        Информационная логистика хорошо укладывается в рамки компьютерных технологий [9].

            Компьютерная система передачи и хранения снабженческой информации приносит двоякую пользу. Во-первых, такая система улучшает управление все более усложняющимся материально-техническим снабжение. Для компактных и высокоорганизованных систем производства, таких, как синхронное производство и поставки «точно в срок», управление движением поступающих материалов становится все более важным. Во-вторых, благодаря использованию информационной логистики при обмене снабженческими данными повышается эффективность управления запасами. Моментальное получение данных о движении товаров вселяет уверенность в своевременности доставки товаров и как бы позволяет заменить реальные запасы информационными потоками [9].

            Обмен снабженческими данными, распространяемый на сеть фирм-поставщиков и транспортных компаний, позволяет изготовителю уменьшить затраты, связанные с обеспечением деятельности полной логистической цепи. Повысив ее эффективность, фирма-изготовитель получает ощутимую экономию. Эта экономия фактически делится в определенных пропорциях между тремя сторонами: изготовителем, поставщиком и транспортной компанией, компенсируя затраты на создание и содержание современных информационных систем и создавая дополнительную прибыль от их использования. Получение эффекта от информационной логистики стимулирует всех участников логистического процесса поддерживать достигнутый уровень этого процесса, а также вкладывать новые средства для его оптимизации.                Побочным продуктом системы координации поставок является постоянно пополняемая база данных, помогающая оценивать эффективность работы логистических служб.

            Одним из подходов к созданию модели информационных потоков на производстве является анализ существующей системы управления. Он предполагает сведение конкретных участков производства к отдельным компонентам, комбинируя которые, можно получить структурную модель для анализа вариантов структуры предприятия [9].