Логистика приемки и отправки груза

Составленные по результатам приемки товаров акты являются документами, подтверждающими невыполнение поставщиком (отправителем, изготовителем) условий дого­вора. Поэтому они служат основанием для предъявления ему претензий.

Документальное оформление приемки товаров

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Эти документы регистрируются в журнале учета поступающих грузов и транспортных средств и в базе данных складской компьютерной системы.

В процессе приемки происходит сверка фактических параметров поступившего груза с данными товарно-сопроводительных документов. Это позволяет актуализировать информацию о количественном и качественном составе принимаемого товара путем его идентификации.

Отсутствие какого-либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывают, какие документы отсутствуют.

В накладной указываются номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.

Счет-фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет-фактура является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара.

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе.

Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.

2. Логистика отгрузки продукции.

Операции по отгрузке  товаров составляют заключитель­ную часть складского технологического процесса. Эти операции включают в себя:

отборку товаров с мест хранения;

комплектование и упаковку отобранных товаров;

оформление документов и передачу подготовленных
товаров в экспедицию;

отправка по назначению (доставка), либо отгрузка.

Основанием для отборки может служить отборочный лист.

На основании полученных заказов покупателей выпи­сываются отборочные листы и счета-фактуры, в соответ­ствии с которыми происходит отборка товаров с мест их хранения и заполнение товарно-транспортных накладных.

На складах применяют два метода отборки продукции — индивидуальный и комплексный.

Индивидуальная отборка (для одного заказчика) – это последовательное комплектование отдельного заказа. При индивидуальной отборке продукция сразу укладывается в соответствующую тару и по окончании процедуры отборки готова к проверке и отправке получателю.

Комплексная отборка (для группы заказчиков) – заключается в отборе единиц хранения одновременно для нескольких заказчиков по одному сводному отборочному листу.

Отобранные товары доставляются в зону комплектования заказов покупателей, где проверяется правильность отборки товаров в соответствии с заказами покупателей.

Процедура комплектации включает:

1)     получение отборочного листа, содержащего заказ покупателя;

2)     документальное оформление подготовленного заказа;

3)     контроль над подготовкой заказа;

4)     помаршрутное комплектование партий отправки;

5)     перемещение укомплектованных партий отправки в зону погрузки;

6)     подготовка партии отправки к отпуску (упаковка, окантовка и т.д.)

7)     оформление отпуска продукции;

8)     объединение заказов покупателей в партию отправки и оформление товарно-транспортных накладных;

9)     погрузка партий отправок в автотранспортные средства, контейнеры, железнодорожные вагоны;

10) отправка по назначению (доставка) либо отгрузка;

11) экспедиционные операции по отправке продукции покупателям (формирование маршрутов, погрузка транспортных средств, централизованная доставка продукции);

2. Логистика приемки и отгрузки товара на ООО Агентство «Комсомольская правда».

Деятельность общества должна обеспечивать удовлетворение общественных потребностей в его продукции, товарах, услугах. Предметом деятельности общества является:

      издательская деятельность, включая издание книг, брошюр, буклетов, газет, журналов и прочую издательскую деятельность;

      оптовая и розничная торговля книгами, журналами, газетами;

      рекламная деятельность

ООО «Комсомольская правда» занимается распространением (продажей) фирменных книг и дисков на региональном уровне. Поставщиком является Москва. Поставка книг и дисков осуществляется на основе Договора поставки. Иркутское Региональное отделение имеет свои собственные фирменные киоски, куда доставляется вся продукция (газеты, книги, диски). Продукция доставляется в Иркутск из Москвы 1 раз в неделю. Ответственный за заказ и доставку товара в ООО Агентство «Комсомольская правда» является менеджер-логист (менеджер по работе с книжными коллекциями).  Продукция, поставляемая из головного московского отделения, и реализуемая на иркутском рынке представлена в таблице 1.

Таблица 1. Поставляемая продукция ООО Агентство «Комсомольская правда»

Каждому статусу соответствует определенный процесс на складе. Логистическая система статусов движения товара на складе ООО  Агентство «Комсомольская правда – Байкал» представлена в таблице 2. Опишем каждый статус в соответствии с тем, как он отражается в информационной системе, какова его функция и кто им должен управлять.

Таблица 2.  Движение товара на складе ООО Агентство «Комсомольская правда».

Рассмотрим всю логистическую цепочку подробно, начиная от приемки товара и заканчивая отгрузкой товара потребителю. Статусы обработки товара:

Статус 0 "Заказ товара" - сбор информации о предстоящих продажах компании и заказах товара у поставщиков. В этом статусе указывается количество заказанного товара и приблизительное время его прихода. На данном этапе в базе данных хранятся сведения о заказанном товаре и времени его прихода. Пользователи: 1) генеральный директор - отслеживает график поставок, финансовые потоки, целесообразность заказа товара; 2) менеджеры по продажам - имеют информацию о будущих приходах товара, количестве поставляемого товара и дате ожидаемого прихода; планируют продажи данного товара на будущий период и сообщают покупателям о дефицитном товаре; 3) заведующий складом - осуществляет контроль будущих приходов и в зависимости от дат этих приходов распределяет штатный состав склада по дням прихода товара, а также подготавливает место под ожидаемый товар.

Статус 10 "Приход товара на склад". Это функции прихода транспортных средств на склад, передачи товарно-транспортных накладных (ТТН) в отделы логистики или на склад - товар пришел, но еще не разгружен. Сообщение о приходе товара от поставщика передается в отдел логистики. Пользователи:

1) сотрудники отдела логистики - осуществляют контроль прихода поставки на склад;

2) сотрудники склада (кладовщики) - осуществляют контроль полученных от водителей документов.

Статус 20 "Товар разгружен, но не принят". Товар разгружается с транспортных средств. Его складируют на временные места хранения и принимают на ответственное хранение. Затем его просчитывают по местам. Пользователи: сотрудники отдела логистики, которые осуществляют временный контроль по разгрузке транспортных средств.

Статус 30 "Приемка товара". Место приемки товара: склад получателя. Адрес склада: г. Иркутск, Ново-Ленино, ул. Горка, 5. Разгруженный товар раскладывают по наименованиям на паллеты и принимают по количеству и качеству. При обнаружении несоответствий составляется акт. После приема товара накладная перемещается со статуса 30 на статус 40. Когда накладная проведена, подтверждается факт приема товара у поставщика.

Статус 40 "Расстановка товара по местам хранения". После приемки товара начинается его расстановка по местам адресного хранения с учетом принципа горячих и холодных зон. Затем в базу данных вводят сведения о местах хранения товара. В свободную продажу товар выпускается путем перемещения накладной со статуса 40 на статус 50.

Статус 50 "Резерв". Если клиенту необходимо время для оплаты заказа, товар резервируется.